Оплатить покупку сертификатов КЭП для работников, обеспечить работу информационной системы — об этом и многом другом в нашей статье про изменения в Трудовой кодекс РФ.
Основные изменения
Уже с 22 ноября 2021 года работодатели вправе внедрить кадровый электронный документооборот. Для использования КЭДО понадобится принять локальный акт, уведомить работников о планируемом переходе и получить письменные согласия. Данное согласие не требуется от лиц, которые приняты или принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Дополнительно пригодится соглашение об использовании электронной подписи в случае применения неквалифицированной или простой электронной подписи.
Работодатель может использовать собственную информационную систему (далее — ИС) либо воспользоваться единой цифровой платформой (далее — ЕЦП). Обязательное условие для ИС работодателя — она должна обеспечить подписание, хранение и фиксацию факта получения сторонами электронных документов. При этом Правительство России обязано определить порядок взаимодействия ЕЦП с порталом госуслуг, а также ИС работодателя с порталом госуслуг (на данный момент порядок не установлен, его положения будут применяться с 01 сентября 2022 года).
Требования к составу и формату электронных документов утверждаются Минтрудом России по согласованию с Минцифры России и Росархивом. Установленные ими требования вступят в силу с 01 марта 2023 года.
Перечислены документы, которые нельзя перевести в электронный формат:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении работника;
- журналы инструктажей по охране труда.
Остальные документы могут оформляться в электронной форме.
Работодатель оплачивает создание, эксплуатацию своей ИС, а также создание, использование и хранение электронных документов. Помимо этого, он несёт расходы на получение работником электронной подписи (в случае её отсутствия) и её использование. При этом кандидат вправе использовать ранее полученную самостоятельно квалифицированную электронную подпись.
Закон № 377-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи, которые можно использовать:
- квалифицированная ЭП работодателя, работника;
- неквалифицированная ЭП работодателя, работника;
- простая ЭП работника (в ИС работодателя);
- неквалифицированная ЭП госключ работодателя, работника (на данный момент с её помощью можно заключать договоры на услуги связи, подробнее здесь);
- простая ЭП работника (портал госуслуг).
Используемый вид электронной подписи зависит информационной системы (работодателя или ЕЦП), вида документа (договор, приказ, заявление, акт) и статуса подписанта (представитель работодателя, работник/кандидат).
Так, для подписания ряда договоров (трудовой, о материальной ответственности, ученический, на получение образования) работодатель использует КЭП, а работник — КЭП, НЭП или НЭП госключ.
Разрешено в экстренных случаях (катастрофы, эпидемии и т. д.) временно переходить на электронный документооборот, используя электронные документы или сканы документов с последующим представлением на бумажных носителях.
Дополнительно внесены изменения в правила оформления приёма на работу: работодатель не обязан издавать приказ о приёме на работу; трудовой договор является основным документом, устанавливающим условия трудовых отношений сторон.
Также работодатель вправе распространить правила осуществления кадрового ЭДО на взаимодействие с дистанционными работниками.
Требуемые средства
Для применения квалифицированной и неквалифицированной электронной подписи необходимо иметь соответствующее программное обеспечение:
- криптопровайдер, например СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 (годовая и бессрочная лицензии, бесплатный период — 90 дней);
- программа для подписи файлов, например КриптоАРМ ГОСТ (годовая и бессрочная лицензии, бесплатный период — 14 дней).
СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 — криптопровайдер, реализующий выполнение криптографических преобразований на уровне ОС с применением российских стандартов ГОСТ Р 34.10-2012 и ГОСТ Р 34.11-2012.
КриптоАРМ ГОСТ — визуальное средство подписи для работы с любыми электронными документами. Работает на платформах Windows, Linux, Mac OS, Android, iOS. Сертифицировано ФСБ России.
В случае применения КриптоАРМ ГОСТ и СКЗИ КриптоПро CSP все документы хранятся на рабочем месте, для обмена их необходимо пересылать по электронной почте. Для того чтобы все подписанные документы хранились в одном месте, можно воспользоваться модулем КриптоАРМ Документы. Корпоративный портал для платформы CMS 1С-Битрикс. Подробнее о данном модуле мы писали здесь.
#Цифровыетехнологии #Электронныйдокументооборот #ТКРФ #Законы #Поправки #377ФЗ #КадровыйЭДО #ЭДО #ВнутреннийЭДО #ЭДОвсферетрудовыхотношений #КЭДО #КЭП #Электроннаяподпись #работники #работодатель #РаботавРоссии #ИСработодателя #КриптоАРМГОСТ #КриптоАРМДокументы #КриптоПроCSP
