Как мы внедряли Bitrix24 не для коммерческого проекта..
Почему Администрация города Пензы решила обратиться именно к нам?
Администрация города нуждалась в автоматизированной системе управления административными задачами.
Задачи, которые стояли перед нами:
— реализация типового ТЗ по внедрению Битркс24
— автоматизация работы с поручениями главы администрации
1. Что было сделано?
— Оцифрованы задачи для сотрудников администрации города Пенза.
— Подключены e-mail почты сотрудников.
— В CRM заведены карточки всех работников и их обязанности.
— Отлажен процесс обработки и выполнения поручений.
— Рост общей эффективность работы администраци.
Этот проект показал, что CRM системы могут быть полезными не только бизнесу и коммерческим компаниям. Команда BazhalGroup чувствовала в тендере на выполнение этого заказа и успешно его выиграла.
2. Этапы и порядок внедрения
Задача 1: Аудит
Что было сделано:
Был создан документ по протоколам на основании переговоров с сотрудниками администрации. В протокол включены аудио- и видео-записи разговоров. На основании собранной информации прописаны блок-схемы и описательная часть всего процесса внедрения.
Задача 2: Внести всех сотрудников в систему
Что было сделано:
Созданы карточки с данными всех сотрудников;
Обязанности зафиксированы в карточке каждого сотрудника, настроено назначение ответственных за выполнение задач автоматически ;
Сотрудникам открылась возможность отслеживать процесс выполнения задач: дедлайны, этапы, комментарии;
К CRM подключили e-mail почту сотрудников.
Задача 3: Создание отлаженной системы работы с поручениями главы администрации
Что было сделано:
Каждое поручение при поступлении в систему и получает статус задачи, которая двигается по статусам в зависимости от того, на каком этапе обработки находится;
Это позволяет четко отслеживать процесс работы, контролировать дедлайны, распределять ответственность.
Задача 4: Оцифровка глобальных задач
Что было сделано:
Каждая задача от губернатора поступает в систему управления Администрации, фиксируется и запускается в работу — открывается сделка.
Задача 5: Обучение
Что было сделано:
Для сотрудников было проведено поэтапное обучение по работе с CRM: как логиниться, как пользоваться функционалом, как добавлять и менять информацию, как управлять задачами.
Изначально сотрудники не имели даже базовых навыков работы в CRM-системах. У них присутствовал определённый страх и возражения, которые команда BazhalGroup успешен проработала.
Результаты интеграции:
В процессе работы наша команда еще раз убедилась в простой истине для нас. Внедрение Bitrix24 необходимо не только коммерческим структурам, но и госорганам. Это уникальный опыт для всей команды BazhalGroup!
