Иногда на удаленке сотрудники пропускают рабочие созвоны. Приходится искать коллег в чате и постоянно напоминать о встрече в личных сообщениях. А сотрудникам, которые не пришли,— пересказывать, что важного они пропустили. Все это отнимает время и тормозит рабочий процесс.
Но часто коллеги игнорируют рабочие созвоны не потому, что просто не хотят приходить. Рассказываем, почему сотрудники пропускают звонки и с помощью каких инструментов можно наладить дисциплину и бизнес-процессы.
Сотрудники не понимают смысл встречи
Руководители просят прийти на рабочую встречу всех коллег, но не говорят, кто обязательно должен присутствовать. Например, директор по маркетингу назначил созвон по итогам рекламной кампании и позвал всех сотрудников отдела. Дизайнер не пошел на созвон, потому что решил, что на встрече нужны только маркетологи и таргетологи. А на самом деле, директор хотел обсудить в том числе дизайн макетов. В итоге руководителю придется лично писать дизайнеру и отдельно договариваться о встрече.
Чтобы сотрудник не пропускал созвон, отправьте приглашения персонально или отметьте тех, кто должен присутствовать. В приглашении прописывайте конкретные цели и задачи встречи. Так сотрудники сразу поймут, что на ней будет и чем они могут быть полезны.
Сотрудникам неудобно созваниваться в назначенное время
Часто сотрудники не приходят на встречи, потому что им не подходит время. Например, они уже договорились созвониться с клиентами или запланировали другие задачи на этот день. К тому же, во многих удаленных командах есть сотрудники из разных часовых поясов. Если вам надо срочно созвониться в 17:00 по Москве, у коллег из Новосибирска в это время уже 21:00 — у них вряд ли получится присоединиться к внезапной встрече.
Чтобы подобрать удобное для всех время встречи, лучше заранее спросить у коллег в чате, кому и когда будет удобно созвониться. А еще можно попросить всех сотрудников указать, в какие слоты им будет удобно созваниваться в дальнейшем. Так вы один раз выберете комфортное для всех время и будете назначать созвоны в эти часы. Например, сделать это можно в корпоративной платформе VK Teams. Просто создайте опрос в общем чате и выберите удобное время для звонка.
Коллеги забывают про созвоны
К пятнице сотрудники могут забыть о встречах, которые назначили в понедельник. Если созвон сразу не добавить в рабочий календарь, коллеги могут про него забыть.
Чтобы созвон не потерялся у сотрудников в списках задач, лучше сразу отправить ссылку на встречу. Так коллеги добавят дату и время звонка в свой рабочий календарь. Дополнительно можно настроить напоминания, например за день и за полчаса.
Бесплатными приложениями для созвонов неудобно пользоваться
Созвоны в популярных приложениях отнимают много времени: приходится искать контакты коллег, просить сотрудников в разных мессенджерах скинуть дополнительные файлы, отправлять запись созвона — и все это в разных окнах и вкладках.
Чтобы сотрудники не теряли время на переключение между окнами и поиском нужных вкладок, лучше использовать корпоративный сервис для созвонов. В таком сервисе есть все необходимые инструменты для работы команды. Например, VK Teams объединяет мессенджер, почту и облачное хранилище файлов. Если вы договорились с коллегами в чате о встрече, можно сделать ссылку на звонок прямо в общем календаре в соседней вкладке.
Чтобы вам было удобно общаться с коллегами, планировать встречи и назначать звонки, используйте подписку на сервисы VK WorkSpace. Вот что в нее входит:
- Корпоративная почта VK WorkMail. Выбирайте подходящие дату и время для созвона в Календаре внутри почты и отправляйте ссылку на звонок прямо из приложения. А чтобы никто из сотрудников не забыл про встречу, можно поставить напоминания, например за неделю или даже за 7 минут.
- Корпоративный мессенджер VK Teams. Внутри приложения могут созваниваться одновременно 100 участников, а с 2023 года — любое количество человек.
- Облачное хранилище VK WorkDisk. Внутри — инструменты для удобной работы в команде: общие папки с файлами, текстовый редактор, таблицы и презентации. Вы сможете хранить все документы на диске и показывать их коллегам во время созвонов.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт VK Teams и попробовать все возможности платформы.
