Обходной лист, который выдается работнику при увольнении — распространенная в крупных организациях практика. Это позволяет упорядочить процедуру сдачи дел, материальных ценностей, служебного имущества, спецодежды и прочего ответственным лицам. Кроме того, по окончанию увольнения работник должен получить на руки пакет документов и окончательный расчет. Таким образом, обходной лист упрощает жизнь как бывшему сотруднику, так и отделу кадров, выступая своеобразным чек-листом для обеих сторон.
В подавляющем большинстве случаев обходной лист — простой бумажный документ.
Так было и у нашего заказчика. Но после успешного внедрения на базе Битрикс 24 единой электронной базы знаний для сотрудников и системы генерации общего отчёта по всем задачам всех сотрудников было принято решение ввести обходной лист в электронном виде (через тот же Битрикс 24), где будет возможность каждому ответственному лицу ставить внизу "сдано" и отправлять дальше. При этом должна остаться возможность распечатать бумажный вариант для подшивки в личное дело.
Реализация цифрового обходного листа
Первым делом был разработан сценарий, по которому будет проходить заполнение обходного листа:
Непосредственный начальник—Работник—Системный администратор—Работник—Склад—Работник—Секретариат—Работник—Бухгалтерия—Работник—Бухгалтер по расчету заработной платы—Работник—Заместитель Генерального директора по развитию и безопасности—Работник—Менеджер по персоналу. Программно сценарий реализован в рамках стандартного функционала Битрикс 24 “Бизнес-процессы”.
Рассмотрим весь путь заполнения обходного листа нерадивым работником Григорием Маргариновым под контролем его непосредственного начальника Администратор Портала. В роли других должностных лиц, которых должен посетить Маргаринов, выступает Станислав Куратов.
После поступления заявления об увольнении, непосредственный руководитель Маргаринова создает обходной лист (технически это создание бизнес-процесса).
При заполнении полей для генерации листа, можно сразу указать номер работника или выбрать из списка.
Информация о создании обходного листа приходит работнику. В новостной записи указываются кого и зачем должен посетить увольняющийся.
Для руководителя это выглядит так.
Когда работник выполнил требуемые действия, он нажимает кнопку «Все готово». Руководитель должен проверить и подтвердить выполнение.
После подтверждения непосредственным руководителем, работник передается следующему ответственном специалисту. В нашем случае это системный администратор.
После завершения согласования у сисадмина, он нажимает «Принять» и передает увольняющегося на следующую инстанцию — склад.
После склада и всех последующих ответственных лиц из сценария работник попадает в отдел кадров, где ему должны выдать трудовую книжку и исключить из списка работников.
Здесь кадровики должны вручную заполнить дату выдачи трудовой книжки и дату увольнения.
После заполнения формы ответственный сотрудник сможет завершить процедуру увольнения.
Для уволенного Григория Маргаринова все закончилось.
Как же выглядит полностью пройденный обходной лист и где его найти уполномоченным сотрудникам?
Находим вкладку «Бизнес-процессы»
Переходим в «Процессы в ленте» и находим в списке нужный лист/
Вуаля! Здесь же можно распечатать готовый лист.
Какие преимущества даёт система электронного обходного листа?
- Экономия времени. Лишние перемещения работника между ответственными сотрудниками сведены к минимуму;
- Осведомленность начальства. Руководство всегда в курсе, на какой стадии находится увольнение сотрудника;
- Простота коммуникации. Дополнительные комментарии можно оставлять прямо в сообщении в ленте новостей;
- Доступный цифровой след. Поминутная история прохождения листа навсегда остается в памяти системы.
По такому же образцу можно сделать электронный обходной лист при приёме на работу и других кадровых перестановках. Это значительно упрощает работу генерального руководителя, административно-управленческого аппарата, отдела кадров.
_____________________________________________________________________________________
Если у вас остались вопросы по разработке сайтов и продвижению в Интернете — напишите нам: info@kuratov.ru
Индивидуальное решение для вашего бизнеса можно найти на сайте https://kuratov.ru/
