Успех любых переговоров напрямую зависит от качества подготовки к ним. Это относится и к персональной встрече, и к онлайн-конференции, и просто к общению по телефону. Не стоит ехать на переговоры с уверенностью в том, что всё получится само собой. Даже если вы считаете себя профессионалом с многолетним стажем, подготовка позволит вам провести идеальные переговоры.
Рекомендуем вам придерживаться следующих правил подготовки, проведения и завершения переговоров.
Совет 1. Подготовка сопроводительных материалов.
Любая презентация сопровождается уточняющими вопросами и возражениями касательно вашего продукта, поэтому для её успешного проведения вы должны не только быть готовыми ответить на них, но и предоставить убедительные факты. К таким фактам можно отнести сопроводительные материалы, позволяющие развеять любые сомнения потенциального клиента и показать экспертный подход с вашей стороны. Их перечень всегда разнообразен и может отличаться в зависимости от сферы деятельности.
Без чего нельзя ездить на встречу клиентом? Читайте в данной статье - читать.
Совет 2. Подготовка интересных клеше приветствий.
В любых переговорах особенно запоминающимися являются вступление и завершение переговоров. Постарайтесь подготовить впечатляющие шаблоны приветствий, чтобы выделяться среди конкурентов и произвести впечатление. Можно начать приветствие с уместного анекдота или смешной истории. Также можно показать уровень подготовки, сославшись на интересные факты о клиенте.
Совет 3. Определите цели встречи.
Определите и выпишите цели и задачи переговоров, а также стратегию общения.
Совет 4. Знакомство. Регламент.
На данном этапе важно познакомиться со всеми участниками встречи, представить коллег, кратко описать их функционал. Важно не забывать об этикете обмена визитными карточками.
Начав встречу, необходимо выяснить, каким временем располагают собеседники и подстроить диалог под необходимый временной интервал.
Официальную часть встречи также необходимо начать с утверждения регламента. Например,
Благодарю Вас за уделённое время. Сразу хочу уточнить, мы располагаем 40 минутами для данной встречи или я могу у вас сегодня задержаться (нотка юмора)?
Не забывайте про простые правила этикета на встрече с партнёрами:
1. Подтверждайте встречу за день и в день её проведения;
2. Заранее уточняйте локацию встречи и детали маршрута;
3. Не забывайте документ, подтверждающий личность;
4. Будьте опрятны, соблюдайте корпоративный дресс-код;
5. Вручать визитную карточку необходимо стоя, лично в руки собеседнику;
6. Принимать визитную карточку следует стоя, уделив несколько секунд её изучению;
7. Визитную карточку партнёра нельзя бросать в карман, забывать на столе, мять во время встречи;
8. Старайтесь иметь при себе цифровую визитную карточку для массовой раздачи;
9..... Продолжение в другой статье
Совет 5. Берите инициативу переговоров на себя.
Если вы проводите запланированные переговоры с клиентом, постарайтесь сделать так, чтобы встреча началась именно с выступления клиента - рассказа о его компании, поставщиках, проблемах и перспективах. Во время выступления клиента необходимо фиксировать все возможные проблемы, записывать уточняющие вопросы, заранее строить план своей презентации.
Вариант 1.
Позвольте проявить инициативу и попросить вас рассказать немного больше о своей компании, продукте, а также процессе выбора поставщиков товаров и услуг, которые участвуют во взаимодействии с вашей компанией. С какими проблемами сталкиваетесь и чего ожидаете от новых партнёров?
Вариант 2.
Если вы не против, расскажите, пожалуйста, немного подробнее о вашей компании и организации работы. а я постараюсь рассказать исключительно о полезных для вас решениях.
После завершения презентации клиента задайте уточняющие вопросы, о которых мы говорили ранее, чтобы получить еще больше информации.
Как бы не было противоречиво, но 80% времени, выделенного для встречи с целью презентации компании, вы должны посвятить получению информации о клиенте и определению его потребности и только 20% для презентации своего продукта. Психология переговоров заключается в создании атмосферы активного участия именно клиента и оценке его текущей потребности.
Добро пожаловать в наш закрытый телеграмм-канал. Подписаться.
Спасибо за поддержку.
Совет 6. Рассказывайте о фактах и преимуществах.
После выступления клиента вам необходимо презентовать компанию и её услуги, ссылаясь на факты и преимущества, которые наиболее интересны клиенту, исходя из выявленной потребности. Презентацию можно начать с отзывов действующих партнёров, о которых знает клиент, или ваших достижений в важной для клиента области. Это позволит разогреть интерес к основной части вашего выступления.
Важно фокусировать внимание клиента на озвученных им проблемах и предлагать возможные решения, ссылаясь на реализованные проекты.
Выступление также необходимо сопровождать сопроводительными материалами, которые только повысят качество вашего выступления.
Совет 7. Подведите итоги и подготовьте протокол.
Любые переговоры инициируются с целью достижения определённых целей. Ваша задача – не только хорошо презентовать продукт компании, но и побудить клиента сделать ряд активных действий навстречу вам, например: ознакомиться с деталями коммерческого предложения, задать уточняющие вопросы, провести сравнение текущих условий, согласовать предложение с коллегами и т.д.
В завершении встречи достигнутые договоренности необходимо озвучить всем участникам и зафиксировать их в протоколе, который должен быть отправлен инициатором переговоров с указанием озвученных вопросов, а также сроков и ответственных за их рассмотрение.
Обычно протокол встречи составляется в произвольной форме и имеет следующую структуру.
1. Приветствие всех участников;
2. Благодарность за встречу;
3. Рассмотренные вопросы и договоренности;
4. Сроки по рассмотрению и следующие действия.
Обратите внимание, что протокол встречи должен составляться как для онлайн, так и офлайн переговоров.
Коллеги, добрый день.
Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Отправляю вам протокол сегодняшней встречи. Если есть правки или комментарии, просьба дать обратную связь.
На встрече 20.06.2023 года договорились:
1) Вы отправите актуальные тарифы действующего поставщика в срок до 22.06.2023.
2) Вы инициируете подписание договора с юридическим отделом в срок до 30.06.2023
3) Мы отправим договор (во вложении)
4) Мы подготовим новую тарификацию с учётом актуального предложения действующего поставщика
5) Договорились о тестовой поставке до 1.08.2023
Спасибо. Надеемся на сотрудничество.
Примеры протоколов вы можете скачать в архиве.
Добро пожаловать в наш закрытый телеграмм-канал. Подписаться.
Спасибо за поддержку.