Когда-то давно я открыла для себя программу Notion и поняла, что это — идеальный инструмент для планирования, особенно для фрилансера. Очень долгое время я потратила на создание идеального шаблона, который будет максимально удобным и наглядным для планирования дня, потому что стандартные варианты меня не устраивали.
Сегодня я хочу рассказать вам немного об этом шаблоне, как им пользоваться и поделиться ссылкой на сам шаблон.
Моя идея была простой — удобное планирование это, прежде всего, наглядное планирование. Значит, все задачи на день должны быть перед глазами.
Внешний вид шаблона
В основу шаблона легла система временной шкалы планирования, благодаря которой можно увидеть список всех актуальных задач.
Задача добавляется или на конкретный день, или на промежуток от и до. Прокрутив вправо, можно увидеть задачи на следующие месяцы и организовать свое рабочее время.
Но этот шаблон именно в программе Notion для меня неудобен тем, что нет никакого выделения, текст располагается в одну строку и при большой загруженности задачи начинают сливаться друг с другом.
Поэтому, была добавлена доска, на которой задачи разделяются по дням недели — и это оно! Идеальная система планирования.
На доске наглядно представлены все 7 дней будущей недели, начиная с текущего. Достаточно лишь посмотреть на столбик дня, чтобы увидеть все задачи, которые в планах.
Для удобства также отображаются тип и срочность задачи. Самые срочные задачи автоматически перемещаются наверх списка. Эти параметра можно задать в карточке задачи.
Можно указать:
- день недели (понедельник-воскресенье, и отдельный параметр "дальше" - для долгосрочных задач);
- дата (от и до, если есть дедлайн. Нужно для отображения задачи в таймлайне);
- срочность;
- статус выполнения;
- тип (например: личные дела, обязательства, работа и т. д.).
Все задачи со статусом выполнено сразу скрываются из доски. А дела, которые отложены на некоторое время, но к которым вы планируете вернуться, попадут во вкладку «Отложено».
Самая последняя вкладка — обязательства. Это те дела, которые, скорее всего, будут повторяться каждый месяц. Оплата телефона, интернета, коммунальных услуг — все сюда.
Таким образом, хочу сделать вывод, что такой способ планирования подходит не только для рабочих задач, но и для личных.
А теперь к главному вопросу — как же пользоваться шаблоном легко и удобно?
Использование шаблона
- Новую задачу можно создать сразу в текущем дне недели, а потом установить нужные день, дату и другие параметры.
- Если задача сделана, устанавливаете статус «выполнено», и она исчезает из списка. Те дела, которые за сегодня выполнить не успеваете, просто переносите на следующий день.
- Также, вечером я переношу текущий день в самый конец списка, чтобы в первую очередь видеть актуальные задачи. Но можно и оставить привычную структуру — с понедельника по воскресенье.
- Утром каждого дня я проверяю вкладку «Таймлайн» и, если есть дела с ближайшим сроком выполнения, то меняю их параметр «День» с «Дальше» на нужный день недели.
Вот и все!
Изначально может показаться, что система достаточно муторная, но в большом потоке задач она себя показывает на все 100%.
И самое главное, секрет успешного планирования — это ежедневное ведение такого списка дел, без пропуска каких-то дней. Вы не забудете ни одну задачу, если они будут добавлены в список и будут у вас перед глазами.
А теперь, как и обещала, ссылка на сам шаблон.
И, чтобы получать полезную информацию сразу, можно подписаться на мой telegram канал, где я рассказываю о работе веб-дизайнера на фрилансе и о планировании.