Быстро подписать нужные документы, сдать отчетность и поучаствовать в тендере — с электронной подписью все эти операции можно сделать в считанные минуты. Для цифрового документооборота электронная подпись — главное условие. В нашем материале расскажем, как работает электронная подпись и как ее получить.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись — это цифровой аналог подписи реальной. Она делает любой цифровой документ таким же легитимным, как и его бумажная версия. Юридическую силу ЭЦП придает 63-ФЗ «Об электронной подписи». Проще говоря, электронная подпись делает возможным цифровой электронный документооборот и избавляет от возни с бумажками.
Например: строительная компания из Москвы возводит жилой комплекс во Владивостоке. Пакет документов на Дальний Восток идет минимум три рабочих дня. На бумажный документооборот приходится закладывать дополнительные сроки. При использовании ЭЦП срок пересылки документов сокращается до пары секунд.
С технической точки зрения электронная подпись — это особый криптографически защищенный файл. Он подтверждает личность и полномочия человека, подписавшего таким образом документ.
Электронную подпись генерирует средство криптографической защиты информации. Оно сканирует документ и создает его хеш-сумму. Проверить подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — если хеш-сумма совпадает, значит, документ не меняли после его подписания. Если же есть несовпадения, подпись теряет юридическую силу.
Виды подписей
63-ФЗ разделяет электронные подписи на три вида, в зависимости от надежности шифрования и юридического статуса:
Простая электронная подпись. Фактически, это просто логин и пароль. Такая подпись не обладает дополнительной криптографической защитой. Ее можно использовать во внутреннем документообороте компании, но в работе с имущественными и финансовыми документами лучше использовать другие варианты — они будут более надежны.
Неквалифицированная электронная подпись. Такая подпись создается с помощью средств шифрования с сертификатом ФСБ. Неквалифицированная электронная подпись подтверждает, что документ подписан в определенное время и определенным человеком. Взломать такую подпись практически невозможно. Но государство все равно не доверяет неквалифицированным электронным подписям из-за неудовлетворительных средств защиты.
Квалифицированная электронная подпись. Такую подпись выдают в специальном центре с сертификацией ФСБ и аккредитацией у Минкомсвязи. Только квалифицированные электронные подписи признаются государством, в том числе и в судебных инстанциях. Сертификат квалифицированной электронной подписи нужно обновлять раз в год — без него ЭЦП недействительна. Для цифрового документооборота подходит только такая подпись.
Как оформить электронную подпись
Строительная компания может оформить квалифицированную электронную подпись в МФЦ или удостоверяющем центре. Для формирования ЭЦП через удостоверяющий центр можно подать заявку через сайт. ЭЦП оформляется на организацию, в заявке указываются данные подписанта — должность, ФИО, контактная информация, СНИЛС и ИНН. Для получения подписи потребуется паспорт и СНИЛС.
будет стоить квалифицированная электронная подпись и носитель для нее до конца 2021 года.
от 2500 рублей
Такой же пакет документов нужен и для оформления неквалифицированной подписи. Но юрлица могут получить такие сертификаты только в специализированных центрах. Найти удостоверяющий центр можно на сайте Минкомсвязи.
Какие подписи нужны для строительной компании
Для ведения цифрового документооборота нужны только квалифицированные электронные подписи. Они же пригодятся на тендерных площадках и во взаимодействии с правительственными органами.
Как минимум, для строительной компании потребуется 3 квалифицированных электронных подписи. Закрывающие документы по формам КС-2 и КС-3 подписывает директор или лицо, назначенное по доверенности. Исполнительная документация, например, акт освидетельствования скрытых работ, подписывается минимум двумя ответственными исполнителями.
Сколько людей компания назначает ответственными на каждом этапе работ — столько и нужно подписей.
Например: для акта готовности зданий и сооружений к проведению монтажных работ нужно две квалифицированные электронные подписи — со стороны заказчика и строительной организации.
Сценарий «Маленькая компания с небольшим количеством сотрудников»
Если в строительной компании мало специалистов, то один и тот же может отвечать за несколько или даже все этапы работ.
Документация по этапуОтветственный со стороны компанииОтветственный со стороны заказчикаТехническо-экономическое обоснование строительного процессаИвановПетроваИнженерно-технические и геологические изысканияИвановЯковлевПроектные работыИвановПрокопенкоОрганизация строительного процессаИвановШишмановПодготовительные работыИвановШишмановОсновной строительный процессИвановШишмановСдача и ввод в эксплуатациюИвановПетрова
Сценарий «Крупная компания с большим количеством персонала»
Документация по этапуОтветственный со стороны компанииОтветственный со стороны заказчикаТехническо-экономическое обоснование строительного процессаИвановПетроваИнженерно-технические и геологические изысканияМихайловЯковлевПроектные работыДонченкоПрокопенкоОрганизация строительного процессаКиселеваШишмановПодготовительные работыКирееваШишмановОсновной строительный процессСавченкоШишмановСдача и ввод в эксплуатациюМезенцевПетрова
Неквалифицированную и простую электронные подписи использовать можно при согласовании документов внутри компании, когда дело не касается заказчика или партнера. Но в случае работы с внешними контрагентами или документами особой важности рекомендуется использовать наиболее защищенную подпись — КЭП.
Как пользоваться электронной подписью
Любой сервис электронного документооборота может привязать электронную подпись. Расскажем об этом подробнее на примере системы «Цифровое управление строительством» — сервиса, который позволяет внедрить электронный документооборот и цифровой контроль на объектах.
ЦУС автоматически определяет квалифицированную электронную подпись в операционной системе — пользователь должен только выбрать нужный сертификат. Никакие другие подписи сервис не отображает — привязать можно только КЭП. Предварительно для привязки подписи нужно подать заявку на электронной документооборот в удостоверяющем центре и активировать его в системе ЭДО. В противном случае даже при отображении сертификата подпись в системе не привяжется.
Для привязки электронной подписи зарегистрированному пользователю ЦУС необходимо зайти в раздел «Договоры и документы» во вкладке «Документооборот»
Подписание документа в сервисе с уже привязанной электронной подписью происходит буквально по нажатию кнопки. Можно выбрать ответственных лиц, если они уже есть в системе, и отправить документ им на подпись.
После того, как согласующее лицо/лица подтвердят подписание документа, статус документа вместо «Отправлен» изменится на «Подписан» и в подразделе «Файлы» карточки документа будет сформирован файл, включающий в себя штамп, подтверждающий электронную подпись документа. Подписанный документ будет выглядеть следующим образом:
Примерно таким образом работают все системы электронного документооборота, хотя у каждого есть свои особенности.
Если у пользователя установлено средство защиты криптографической информации (СКЗИ), то подписывать отдельные файлы можно и прямо на рабочем столе. СКЗИ добавит в контекстное меню вашей операционной системы дополнительные опции работы с документами. При нажатии правой кнопкой мышки на документ открывается меню. Там нужно выбрать пункт «Добавить цифровую подпись».
Также подписывать можно и документы на почте или в облачном хранилище — для этого потребуются браузерные расширения, например, CryptoPro.
Где можно применять электронную цифровую подпись:
- На онлайн-площадках для участия в тендерах;
- Для ведения цифрового документооборота;
- Для регистрации онлайн-кассы в ФНС;
- Для работы с государственными порталами.
