Опасно! Убьет!
Как объединять дубликаты правильно?
Данная опция давно присутствует в наборе штатного ПО Битрикс24.CRM в меню «шестеренка» ручной старт. Как пользоваться этой опцией подробно и детально расписано во многих статьях, мы остановимся только на главных особенностях. Перед началом работы выбирается сущность и полям, по которым проводится поиск сравнения. Каждый пользователь сам выбирает набор нужных ему полей. Дальше система предлагает на выбор автоматическое объединение или объединение ручное с визуальным контролем данных.
Как происходит объединение? Все что попадает под категорию дубль объединяется в одну карточку сущности контакт или компании вне зависимости от источника создания.
В жизни если взглянуть на, то что система предлагает автоматически объединить выглядит странным, найдя совпадения по номерам телефонов и разницу по именам, система предлагает слить это все в одну карточку одного человека. Выполнять эту процедуру без визуального контроля данных мы не рекомендуем никому. Иначе получится большая помойка. Такая ситуация часто встречается, когда компания использует сотовый телефон, с которого, совершают звонки несколько сотрудников компании. Такой телефон нужно убирать из карточки контакты и прописывать в карточке компании этих абонентов.
Лучше проводить процедуру объединения вручную, визуально. Лучше медленнее, но лучше, чем быстрее, но плохо. Если провести автоматическое объединение спорных контактов, все перемешается и восстановить первоначальную картину будет невозможно.
Недавно было очередное обновление Битрикс24.CRM и теперь на экране администратора портала стала появляться автоматическая надпись: Мы нашли дубликаты контактов и компаний в CRM и предложение запустить автопоиск и объединение по расписанию.
С чем это едят и чем это грозит?
Что предлагает расписание? Старт:
- Каждый день.
- Один раз в неделю.
- Один раз в две недели.
- Один раз в месяц.
- Один раз в полгода.
- Не проверять – отключить опцию.
А предлагает нам Битрикс24.CRM график запуска поиска и объединения без визуального контроля со всеми грехами, описанными нами выше. Использовать расписание или нет решать вам, мы категорически не рекомендуем этого делать.
А как выглядит ситуация, когда пользователь применяет интеграцию с 1С, другими внешними ресурсами, такими как интернет-магазин?
Что будет если в Б24 объединить дубли, а в интегрированной 1С нет? 1С не будет видеть связей и будет создавать новые дубли в Б24 и количество проблем будет только расти.
Что мы рекомендуем делать и как бороться с проблемой?
Напоминаем основное условие, наш Б24 интегрирован с 1С и нам не нужны проблемы.
Администратор портала Битрикс24.CRM должен включить автоматический поиск дубликатов по расписанию каждый день. Цель ежедневного оповещения о том, что система обнаружила совпадения.
При срабатывании оповещения администратор занимается обнаруженной проблемой.
Сымитируем ситуацию, о том, что система нашла совпадения в компаниях Б24.
Покопаемся в Б24 в базе Компании и 1С по ИНН и вытянем на экран 3 компании с совпадающими и близкими названиями.
Результат обнаруженные нами дубликаты мы точно также видим и в 1С.
Запуск опции поиск и обработчик удаление дублей в 1С разных версий немного отличается друг от друга, но всегда прячется в настройках «Все функции». Осуществим поиск и сравнение по ИНН в контрагентах 1С и оставим экран открытым.
Проведем подобную операцию и в Б24, осуществим аналогичный поиск по тем же параметрам, активируем ручное визуальное объединение, выберем карточку, в которой больше всего связей и вручную осуществим старт операции.
После завершения ручной процедуры объединения дубликатов в Б24 вернемся в карточку найденных нами предварительно дубликатов компаний и также вручную активируем процесс схлопывания дубликатов.
Дальше система сама завершит процедуру правильного объединения и удаления дублей и лишних связей.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
