Привет дорогой подписчик или случайно зашедший. Если второе, то подпишись скорее.
Сегодня я расскажу как я организовал свои задачи с помощью полезного сервиса Trello. Наверняка, тебя тоже интересует как организовать список дел и ничего не забывать.
С чего всё началось? (внесу немного ясности)
Я работаю руководителем, и спектр решаемых мною вопросов очень широк. Мне встречаются разные задачи. Какие-то из них срочные, какие-то важные, какие-то неважные, но кроме меня никто их не сделает и поручить я никому не могу. Попадаются регулярные задачи, особенно это касается контроля. Контроль может быть и ежедневный и еженедельный, а иногда и ежемесячный. Так же встречаются регулярные задачи, например, расчёт заработной платы или составление графика отпусков на год. Есть задачи короткие, на которые надо потратить 10 минут, а есть те, которые могут длиться целый год. Длинные задачи похожи на цели, хотя, честно, я не понимаю в чём разница.
И как же всё успевать и ничего не забыть? Тут проблема и с тем и с другим. Ни одна книжка про тайм-менеджмент не помогла. Гуру, типа Глеба Архангельского или Дэна Кеннеди в два горла говорят, что тайм менеджмент не про то как всё успевать, а про то, как успеть сделать важное. Хорошо, с этим разобрались, а как ничего не забыть?
Я в своей работе перепробовал множество инструментов для ведения задач: от Outlook'а и блокнота, до Todoist с Wrike. Можете написать в комментариях любой инструмент, скорее всего я с ним работал. После использования множества вариантов я сделал выводы, что нет ни одного идеального инструмента и у каждого свои проблемы.
По началу каждый новый инструмент кажется очень удобным. Очень удобен он до того момента, пока у тебя не появится большой стог задач в которых начинаешь теряться, терять приоритет и просто перестаёшь следить за ними. Ведь ещё вчера задача была не такой приоритетной, а сегодня по ней горят сроки.
Решение, которое идеально мне помогло
Trello - это сервис Канбан досок. В сервисе есть доступ с любого компьютера через браузер и есть приложения для смартфонов. С помощью Trello можно управлять досками так, как тебе нужно.
Панель состоит из следующих досок:
НОВЫЕ - это тот список, в который я вношу список новых задач или идей, которые мне приходят в голову. Бывает гуляешь по улице и тебе пришла гениальная идея. Я быстро вношу в это список, чтобы позже проработать.
ОТЛОЖЕНО - данный список нужен для регулярных задач или тех, которые сегодня я по какой-то причине выполнить не могу. У таких задач как правило стоит срок, как напоминалка, чтобы я вернулся к ней, когда это будет нужно.
В РАБОТЕ - список задач, который в данный момент в работе. В текущий список я добавляю задачи из новых. Но есть ограничения. Я не добавляю сюда больше 8 задач, чтобы всё успеть. А смысл добавлять, если всё равно не успею? Вот и не добавляю.
А - этот список содержит важные задачи, которые надо обязательно выполнить сегодня. Скажем так - задачи первого приоритета.
В - список состоит тоже из важных задач, однако я сегодня могу их отложить. Ничего страшного не случится ни сегодня ни в долгосрочной перспективе.
С - список необязательных к выполнению задач. Ничего страшного не произойдет, если я вообще их не выполню. То есть выполняя задачи из списка "А" и "В", я могу не дойти до задач из этого списка. Я это понимаю и поэтому сильно не переживаю.
ГОТОВО - в этот список для перемещаю решенные на сегодня дела, но ещё не завершенные. То есть по ним ещё требуется работа. Для примера это работает с книгой. Если я начинаю читать, то ставлю регулярную задачу по чтению этой книги. Читаю обычно по 10% от книги в день, а не до переутомления, когда читаешь ради того чтобы поскорее дочитать, а не для того чтобы получить удовольствие или полезность. Когда 10% на сегодня прочитаны, я перемещаю в "Готово", так как сама книга до конца ещё не прочитана.
ЗАВЕРШЕНО - этот список содержит завершенные задачи. Я их храню до конца месяца, потом очищаю. Во первых приятно осознавать свою продуктивность, во вторых некоторые задачи возвращаются.
Автоматизация
В каждый день все карточки из категорий "Готово", "А", "В" и "С" перемещаются в категорию "В работе". Утро я начинаю с того что вручную перебираю все задачи в работе и перераспределяю по спискам "А", "В" и "С". Если задач на сегодня меньше 8-ми, добавляю из новых необходимое количество. Это позволяет мне составить план дня чем я займусь в первую очередь. Я сделал это с помощью Автоматизации.
Так же есть другая автоматизация. При добавлении новых карточек в список "Новые" они автоматически сортируются по дате создания от самых свежих к самым старым. Я так сделал чтобы в первую очередь сделать те дела, которые более свежие. Я заметил, что старые дела обычно решаются сами по себе или через некоторое время не так нужны. Так и с идеями. Сегодня идея тебе кажется суперской и вдохновляет тебя, а завтра ты думаешь что это ерунда какая-то. Да и потом, есть же такая пословица : "Не тяни кота за яйца". Поэтому лучше начинать с самых свежих. Я не боюсь, если что-то упущу важное. В конце концов я могу создать новую карточку заново и "повысить приоритет".
Вот так я работаю уже довольно продолжительное время и это позволяет мне концентрироваться на главном и не упускать из виду второстепенное. А так же не переутомляться при выполнении задач. Эффективно и без стресса. :)
Плюсы такого решения:
- Условная бесплатность (за доп. фишки нужно платить)
- Визуальность (наглядно видно приоритеты и ничего не забываешь)
- Простота (легко освоить)
Минусы:
- Автоматизация не бесконечна. В бесплатном аккаунте дают всего 250 запусков. Этого не всегда хватает на весь месяц.
Ну и наконец вдохновляющий отзыв от бывшего коллеги:
