Что важно при выборе инструментов автоматизации? На какие моменты стоит обращать внимание, какое ПО выбрать? Сеть магазинов «Покупочка» рассказывает, как оптимизировать работу склада и магазинов с помощью современных методов.
Немного предыстории
Автоматизация товарного учёта в нашей сети начала внедряться в 2011 году. Но возможности старой учётной системы были ограничены. Для автоматизации бизнес-процессов на складе и в магазинах потребовалось сменить учётную систему. Была выбрана программа «1С:Астор. Торговый дом», которая позволила дорабатывать функционал под потребности рабочего процесса.
Первым этапом была автоматизация работы склада. Товарный учёт в магазинах при этом выполняли на бумаге, это порождало ряд трудностей: задачи решались очень долго; не было понимания, сколько времени уходит на приёмку, перемещение, инвентаризацию; непонятно, на сколько магазин загружен товаром, на сколько персонал загружен работой. Бумаги терялись…
Александр Славгородский, директор по инновациям сети «Покупочка»:
«Автоматизация операций в розничной сетевой торговле – это де-факто стандарт, поэтому к нему стремится вся отрасль, и мы не исключение. Цель такая стояла всегда, в том числе использование терминалов сбора данных таких, как мобильные устройства, которые помогают автоматизировать основные розничные процессы».
Основная цель
Автоматизировать бизнес-процессы, которые ранее велись на бумаге, устранить ошибки в учёте из-за человеческого фактора, оптимизировать работу штата.
Магазины «Покупочка» представлены в крупнейших областях Южного федерального округа. Домашний регион – Волгоград. География распространения сети широкая, и без использования инструментов контроля довольно сложно отслеживать работу магазинов, оперативно принимать решения.
Повышение контролируемости процессов напрямую отражается на покупателях — наличие товара на полках, отсутствие товара с истёкшим сроком годности, актуальные ценники и т. д.
«В 2016 году функционал используемого программного обеспечения стал ограничением в развитии, и встал вопрос о поиске нового ПО для терминалов сбора данных».
Андрей Коваленко, заместитель IT-директора сети супермаркетов «Покупочка»:
“Автоматизация была жизненно необходима, поэтому ещё в 2016 году начали искать решение для магазинов. Best practice — использование мобильных терминалов сбора данных, – делится Андрей Коваленко, заместитель IT-директора сети супермаркетов “Покупочка”. – Рабочее место не привязано к компьютеру, при этом это не планшет, с которым неудобно ходить по торговому залу, а ударопрочное устройство — это важно при работе с товарами. Мобильный терминал – самое оптимальное решение для автоматизации процессов товарного учёта в магазине».
Автоматизация магазинов
Для пилота было выбрано 10 магазинов. В первую очередь нужно было определиться не с устройством, так как их огромное количество, а с программным обеспечением для ТСД. Приоритет отдавали ПО на базе 1С.
«Тестировали AXELOT, и в конце концов поняли, что он нам не подходит по ряду причин. Проблема была в том, что у AXELOT на тот момент была немного сыроватая программная часть. При любом сбое ТСД инициировал перезагрузку данных на себя, а это занимало порядка двух часов, парализуя тем самым работу сервиса на это время. На тот момент мы очень долго бились над решением этой проблемы, но решить её так и не смогли. Соответственно, это породило наше желание посмотреть, что ещё есть вокруг. Мы сравнивали несколько решений. Во многих были обнаружены недочёты, которые были устранены в “Клеверенс”. Очень быстрая загрузка данных, простая настройка сервера, и интеграция с 1С тоже шла из “коробки” — факторы, которые повлияли на наш выбор.
Как поступить: выбрать готовый софт или писать свою программу «с нуля»?
Перед многими крупными компаниями в определённый момент встает выбор: найти компанию программистов, которые напишут необходимое ПО под конкретные запросы заказчика или выбрать уже готовый типовой продукт. Андрей Коваленко рассказывает о своём опыте выбора и о подводных камнях написанного «с нуля» приложения:
«Во-первых, нужно грамотно написанное техническое задание. У нас на тот момент не было опыта использования терминалов, поэтому мы при всем своем желании не могли создать ТЗ. И даже если бы мы его создали, это была бы единоразовая разработка с определённым уровнем затрат. Команде программистов в той же компании или в другой маленькой компании необходимо поставить ТЗ таким образом, чтобы она подхватила код, а также поддерживала и сопровождала его. Вот, с этим есть определённые трудности.”
Команда сети магазинов «Покупочка» сделала выбор в пользу готового решения «Магазин 15» на базе Mobile SMARTS. На момент приобретения продукта типового функционала хватало для закрытия текущих бизнес-процессов. Единственное при внедрении столкнулись с проблемой, что версия «1С:Предприятие» уже устарела, она была доработана и поддерживалась силами IT-отдела сети «Покупочка». Разработчики компании «Клеверенс» помогли интегрировать мобильное приложение с учётной системой. По итогу были автоматизированы такие процессы, как приёмка, инвентаризация, перемещение по магазину, проверка цен.
«Аппетит приходит во время еды» или доработка функционала под потребности магазинов
«Под проект внедрения Mobile SMARTS на ТСД мы создали рабочую группу. Все “хотелки” магазины агрегировали у своих региональных директоров. И потом все эти пожелания собирали и обсуждали в рабочей группе: то, что имело смысл делать, мы решали и, соответственно, делали, а то, что не имело смысла делать — мы отклоняли. Около 80% того, чего хотели от нас магазины, было реализовано».
Работу с государственными информационными системами начали сразу на ТСД:
- ЕГАИС — отдельная доработка, которая собирает по алкоголю штрихкод-марки и передаёт информацию в учётную систему.
- «Меркурий» — проверка ветеринарно-сопроводительной документации. В 1С поступает информация о датах производства, далее передаётся на ТСД, что позволяет сразу в зоне экспедиции увидеть отклонения по товарам и принять оперативное решение о приёмке или неприёмке товара.
Цель использования ТСД в магазине – не только посчитать товар, но ещё и осуществить контрольную проверку: на этапе приёмки не дать принять товар, у которого просрочен срок годности или который некорректно оформлен в государственных системах.
Если на складе в коробку товара положили больше или меньше, чем нужно, или отправили не в тот магазин, то при приёмке магазин сразу отправляет данную информацию в распределительный центр, и не нужно ничего переделывать, переотправлять товар. А если на приёмке обнаружили битую бутылку, то можно сразу заявить о том, что это брак, и не принимать данный товар.
«Проблем с приходом стало меньше. Все изменения стали в лучшую сторону, так как все отклонения видны в учёте, зафиксированы документально, и это позволяет принимать оперативные решения. Всегда есть информация для анализа: какой объём бракованной продукции, какой объём с расхождениями и т.д. Такая статистика появилась благодаря автоматизации на ТСД. Он сильно помог магазинам – сверка цен, проверка акционных ценников. Продавцы видят на устройстве стоимость товара и могут подойти и проверить — правильная ли цена указана на полке?».
Для учёта основных средств также была сделана доработка, которая позволяет учитывать оборудование и материалы в магазине. ТСД собирает данные об имуществе, на основании которых уже принимаются решение о списании, перемещении и т.д. Вся информация отражается своевременно в бухгалтерии и в учёте, что дает полную картину о составе основных средств и материалов в каждом магазине.
Контроль работы на устройстве
На терминал сбора данных можно отправить задание — нельзя будет перейти к другим операциям, пока не завершена текущая задача. Также в учётную систему поступает статистика работы на ТСД: например, сколько времени уходит на выполнение задания. Все информация быстро попадает в центральную систему.
Сложности при выборе модели терминала сбора данных
На склад сети магазинов «Покупочка» ранее были закуплены устройства Motorola MC 9000 – довольно массивные и тяжёлые. Для магазинов подбирали более легкую и компактную модель, чтобы могли использовать девушки. По итогу был выбран терминал Zebra на базе Windows. А через полтора года мощностей стало не хватать, и было принято решение искать более современное устройство на операционной системе Android.
«Мы выбрали Honeywell по соотношению цена-качество. Проводили тщательное сравнение многих терминалов. В центральном офисе у нас была фокусная группа, которая тестировала все эти модели. На тот момент человек 15 принимали участие в выборе, и из них около 10 сказали: “мне нравится Zebra. Нравится, как она лежит в руке. Берём её”. Потом появился Honeywell, но там не было уже тестирования, как такового. Мы взяли его и еще одну китайскую модель, сопоставимую по характеристикам, и отдали в пару магазинов протестировать на несколько дней. А потом поменяли их местами. Оба магазина в один голос сказали, что Honeywell лучше».
Быстрый старт
Базовое рабочее решение было запущено за полгода, с учётом того, что параллельно в магазинах шла замена кассового оборудования, и часть ресурсов была переброшена на решение данной задачи, и так же три месяца сеть супермаркетов «Покупочка» ждала поставки терминалов.
По истечении десяти месяцев уже был сдан проект со всеми доработками, которые собирали на рабочей группе.
«Решение “Магазин 15” от “Клеверенс” нравится. Техническая поддержка реагирует очень быстро, и даже баги обновлений также быстро исправляются. У нас в штате есть своя команда IT-специалистов, которая поддерживает всю систему в рабочем состоянии.
Для меня это новый опыт, мне любой опыт интересен, он развивает меня, как эксперта и профессионала — не только с технической точки зрения, но и с точки зрения общения с людьми. Полезно поставить себя на место управляющего магазином, “влезть в его шкуру” и почувствовать это на себе. Вот это действительно полезный опыт.
Автоматизация нас всех заменит. Автоматизация – это будущее».
#автоматизация #сеть магазинов #программное обеспечение #терминал сбора данных #инвентаризация #приемка товара
