На сегодняшний день трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим стаж работника. Поэтому ее потеря может принести немало проблем, особенно для граждан старшего поколения, данных о стаже которых нет в базах ПФР. Как действовать, если трудовую книжку потерял сам работник или кадровик? Читайте советы наших экспертов.
Трудовую книжку потерял работник
В большинстве случаев трудовые книжки теряются по вине самих работников. Это может произойти или уже после увольнения, когда документ был выдан на руки сотруднику, или когда он взял его под расписку, например, для предъявления в Пенсионный фонд. Во всех остальных случаях трудовая должна храниться у работодателя, и выдавать ее на руки нельзя.
В первую очередь работнику стоит обратиться к текущему работодателю, который выдал ему книжку на руки, или к кадровику на предыдущем месте работы, если он уже уволен. Для оформления дубликата трудовой книжки потребуется написать заявление.
Кадровик обязан оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи письменного заявления (п. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек", далее - Порядок). Форму заявления можно скачать на нашем сайте.
В Порядке установлено, что в случае порчи или утраты трудовой книжки по вине работодателя бланк дубликата оплачивает работодатель. Но при этом отсутствует прямое указание на то, что с работника нужно брать плату за бланк, если дубликат пришлось оформлять из-за утери книжки ее владельцем. Роструд дал такие разъяснения по этому поводу:
«Порядок оплаты бланков в иных случаях может быть установлен локальными нормативными актами работодателя. В частности, можно предусмотреть взимание платы с работника, которому выдается вкладыш в трудовую книжку или ее дубликат, при условии, что первоначальная книжка или вкладыш в нее были испорчены не работодателем».
Кадровик может внести в новый бланк только информацию о последнем месте работы. Сведения о работе в других компаниях вносятся только на основании предъявленных работником документов (п. 29 Порядка). Это могут быть:
- справки СТД-Р и СТД-ПФР;
- справки о стаже от других работодателей;
- трудовые договора;
- приказы на прием и увольнение;
- справки из архива, если организация уже ликвидирована.
Поэтому сотруднику стоит заранее позаботиться о получении необходимых документов, подтверждающих его стаж. Иначе в дубликате будет лишь одна запись.
Справку СТД-ПФР можно получить через портал Госуслуг. В ней будут сведения о трудовой деятельности, которые содержатся в базах ПФР. Но такие данные в Пенсионном фонде есть только с 2002 года. До этой даты все периоды работы должны подтверждаться на бумажных носителях.
Кадровик оформляет дубликат на обычном бланке трудовой книжки. В верхнем правом углу титульного листа ставится штамп “Дубликат” или пишется от руки. Далее титульник заполняется как обычный бланк.
Обратите внимание, что с 1 января 2023 г. в действие вводится новый бланк трудовой книжки. Он будет отличаться от прежнего большим числом разворотов раздела “Сведения о работе” (приложение 1 к приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н) и уменьшенным количеством страниц “Сведения о награждении”. В остальном форму оставили без изменений.
Компании на практике смогут использовать как новые бланки, так и продолжить оформлять еще оставшиеся бланки старого образца. Ошибки в этом не будет. Поэтому при оформлении дубликата трудовой книжки взамен утраченной кадровик сможет воспользоваться и новым, и старым бланком.
Отказывать сотруднику в оформлении дубликата работодатель не имеет права. Запрет на оформление бумажных трудовых книжек, действующий с 1 января 2021 года, распространяется только на тех сотрудников, кто в этом году впервые поступает на работу, то есть не имеет трудового стажа. Выдача трудовой взамен утраченной под это правило не попадает, поэтому по письменному заявлению должен быть оформлен дубликат.
При заполнении документа взамен утраченного следует соблюдать правила:
1. Нельзя оформлять дубликат работнику, принимаемому в компанию. Это должен сделать последний работодатель.
2. Нельзя вносить данные по копии трудовой книжки, даже если она надлежащим способом была заверена.
3. На титульном листе нужно указать, что документ является дубликатом.
4. Следует внести данные о стаже работы на основании подтверждающих документов от других компаний суммарно. Например, “Общий стаж работы 15 лет 5 месяцев 7 дней». Далее в хронологическом порядке сделать записи о работе в других компаниях (п. 29 Порядка).
5. Последней вносится запись о работе у работодателя, заполняющего дубликат.
После оформления дубликата необходимо скопировать и заверить все подтверждающие документы о стаже, предъявленные работником. Оригиналы нужно отдать сотруднику, а копии – вложить в трудовую книжку.
Читайте статьи по теме на сайте Рro-personal.ru:
Трудовую потерял кадровик
Если трудовая книжка утеряна или испорчена по вине работодателя, то, согласно п. 29 Порядка, он обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы. При этом, что означает “оказывать содействие”, не разъясняется. На практике чаще всего кадровику приходится самостоятельно договариваться с бывшими работодателями о получении необходимой информации.
Часто книжки организации теряют при переездах или в результате чрезвычайных происшествий, например, потопов, пожаров, противоправных действий третьих лиц (кража, порча). Выписать дубликаты потребуется не только при утере, но и при порче.
В пункте 31 Порядка говорится, что в случае массовой утраты трудовых книжек стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти субъектов РФ. В её состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Стаж устанавливается на основании подтверждающих документов, имеющихся у работника. Это могут быть справки СТД-Р и СТД-ПФР. При их отсутствии стаж может быть подтвержден показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной работе в одной организации.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия самостоятельно принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По итогам работы комиссия составляет акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На его основании работодатель оформляет дубликат трудовой книжки.