В конце сентября 2021 года компания Docsvision сообщила о завершении первого этапа проекта внедрения продукта в компанию Ленгипронефтехим.
В ежедневном режиме предприятие обрабатывает около 250 документов в электронном виде и более 200 в бумажном - масштабный документооборот обоснован проектированием нефтеперерабатывающих предприятий. Эта работа строго регламентируется контролирующими органами и требует постоянной официальной коммуникации с заказчиками, партнерами и подрядчиками.
До внедрения единого IT-решения для документооборота, в организации использовались несколько разрозненных систем для автоматизации узких процессов. Такой подход приводил к тому, что одни и те же документы регистрировались и обрабатывались несколько раз, это приводило к тому что работа с документами была непрозрачной и приводило к повышению временных затрат.
Для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективность работы сотрудников было принято решение автоматизировать процессы в рамках одного IT-решения. Главной целью стало устранение критически большого количества бумажных документов.
Была необходимость в выборе такого IT-решения для автоматизации делопроизводства, которое будет наращиваться и развиваться в процессе эксплуатации. Проектная команда выбирала решение, предназначенное для работы с большим объемом данных и с возможностью масштабирования и самостоятельным доступом к дальнейшему развитию приложения.
По итогам анализа и сравнения BPM/ECM систем, представленных российскими разработчиками, была отобрана платформа Docsvision. Сервис уже содержит преднастроенные базовые типовые решения, готовые к работе, но важно. что платформу можно настраивать и развивать с помощью множества визуальных low-code редакторов.
На первом этапе внедрения платформы Docsvision сотрудниками института был оцифрован внутренний документооборот. Следующим этапом станет автоматизация внутренних процессов, таких как согласование договоров, архив технической и проектной документации. “По факту, мы выбирали платформу “на вырост”. Вначале нам требовалось автоматизировать внутренний документооборот и структурировать процессы.
Первые позитивные результаты – мы видим, как сократилось время на работу с документами. Понятны и последующие шаги – перевести в систему больше внутренних процессов, например, согласование договоров, совещания, а также организовать архив проектной и технической документации, - сказал Дмитрий Павленко, начальник ОАП и ИТ “Ленгипронефтехим”.
Результатами внедрения стало сокращение временных затрат на работу с документами, создание единого сквозного процесса работы с документами: от регистрации до подписания с возможностью сохранения истории изменений, возможность удаленной работы с документами, важно, что все документы, созданные и подписанные в системе, имеют юридическую значимость.
Источник: https://www.tadviser.ru/index.php/
