По требованиям регламента компании нашего клиента сведения о контактных данных бухгалтера или работника бухгалтерии ответственного за прием документов являются обязательными, но на практике сотрудники компании при регистрации часто забывают их фиксировать или откладывают, а потом забывают заполнить.
Отвечаем на вопрос как проводить автоматическую проверку?
Для демонстрации создадим тестовую сделку и со стороны менеджера заполним обязательные поля. Если компания клиента отсутствует в базе данных, то она легко создается тут же в карточке, а если компания уже существует, то она подтягивается из CRM. Как правило карточка компании содержит информацию о нескольких должностных привязанных к ней сотрудниках.
На этапе сохранения данных, при попытке перехода в следующий статус сделки роботы проверяют, а есть ли среди сотрудников компании бухгалтер и заполнены ли его контактные данные. Если необходима информация отсутствует, то система ставит автору заявки задачу исправить эту оплошность и до устранения препятствия не позволит перевести сделку дальше.
Описание задачи содержит прямую ссылку на компанию, видео инструкцию и чек-лист, который нужно выполнить.
По действующему регламенту, не только бухгалтер, но другие сотрудники клиента могут обладать полномочиями для работы документами. Для этого в карточке контакт было создано дополнительное поле «Принимает бухгалтерские документы», содержимое именно этого поля отслеживает специальный бизнес-процесс. Бизнес –процесс отслеживает все изменения в новых и уже зарегистрированных карточках и реагирует на них. В случае обнаружения информации о том, что один из сотрудников компании клиента уполномочен принимать документы, то проверка прекращается и работа продолжается по обычному сценарию.
Что нужно для реализации такого решения?
- Команда, компания - архивные тарифы.
- Профессиональный тариф или коробка Битрикс24.CRM.
- Бизнес-процессы.
- Новое поле, отвечающее за наличие сотрудника нужной категории.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»