В конце 2020 года была утверждена концепция развития электронного документооборота в России. Расскажем, что изменится для бизнеса уже в ближайшем будущем.
Откуда ноги растут?
Мировая практика показывает, что в основе всеобщего перехода на ЭДО лежат две вещи. Это регулирование НДС и применение электронных счетов-фактур. За их счет государство выводит контроль налогов на качественно новый уровень.
Занимательные цифры:
- В 2019 году в хозяйственном документообороте участвовали 4 млн индивидуальных предпринимателей и 3,7 млн юридических лиц. Такие данные предоставила ФНС РФ.
- Ежегодно более 6 млрд человекочасов в общей сумме требуется организациям на работу с бумажными документами (включая создание, обработку и хранение).
- 3,5 трлн рублей на работу с бумагой тратят компании. В 2018 году эта сумма составила 3,4% от ВВП России.
Несмотря на грандиозные цифры, доля электронных документов, представляемых в ФНС, ничтожно мала и составляет всего 2-3% от общей бумажной массы. Преимущественно это счета-фактуры (УПД, УКД). Какие действия собирается предпринять регулятор, чтобы изменить ситуацию, рассмотрим дальше.
О том, что изменится
1. Утверждённых форматов электронных документов станет больше. В обязательном порядке оцифровывать будут:
- договор с контрагентом и подобные ему документы (заявка на участие в торгах, заказ-наряд), оферта, акцепт;
- транспортная и расходная накладные;
- счёт на оплату;
- акт сверки взаимных расчётов;
- ценовая спецификация;
- заказ и его подтверждение;
- документы, оформляемые при возврате товара;
- претензия;
- КС-2;
- КС-3.
2. Применение электронной подписи (ЭП) и электронных доверенностей получит массовый характер. Из-за того, что на рынке всё ещё много тех, кто не осведомлён о видах ЭП, тормозится всеобщий переход на электронные документы. К проблемным точкам стоит отнести необходимость регулярного (раз в год) перевыпуска ЭП, отсутствие универсального подхода к визуализации электронной подписи и общепринятого порядка её проверки.
Проект изменений в 63-ФЗ предполагает решить вышеперечисленные трудности и уменьшить издержки бизнеса по выпуску подписи, её хранению и гарантии однозначной идентификации независимо от вида применяемой ЭП. Нововведения позволят отказаться от покупки сертифицированных СКЗИ и лицензий к ним, откроют другие перспективы.
3. Появятся новые правила обмена документами. Обмен счетами-фактурами регламентируется приказом Минфина России №174н от 10.11.2015, но в нём нет ни слова о том, как обмениваться другими документами. Новые правила будут содержать схемы по представлению первички в ФНС и другие органы. Среди них разрабатывается и такая, в которой нет третьего лица в виде оператора ЭДО.
4. Электронные документы можно будет хранить с обеспечением юридической значимости. Появятся единые требования, регламентирующие порядок хранения документов, обеспечивающие их доступность на протяжении всего срока размещения в архиве и присутствие в них меток доверенного времени, гарантирующие юридическую значимость после истечения срока действия сертификатов электронной подписи. Также прорабатывается вопрос по разработке требований для передачи документов в Росархив.
5. Хозяйствующие субъекты смогут обмениваться электронными документами определённого типа по единым правилам. Задача будет решаться последовательно и при поддержке игроков рынка, которые согласны обмениваться электронными документами. Планируется предварительно публиковать форматы документов, оказывать технологическую помощь, выделять переходный период для организаций, решивших перейти на ЭДО.
6. Между контролирующими органами и органами исполнительной власти появится более плотное взаимодействие. Выделят две формы взаимодействия:
- систематическое представление отчётных документов или документов, связанных с ведением деятельности организации (оформление лицензии);
- передача документов по запросам органов исполнительной власти (контрольные мероприятия).
7. Внутренние документы компании смогут перевести в электронный вид. ФНС пересмотрит список документов, требующих обязательного хранения, сроки хранения в бумажном виде. В результате будут разработаны единые правила, как вести архив электронных документов.
8. Появится возможность отправлять и получать документы иностранным контрагентам. В концепции говорится о преодолении правовых, технических, организационных преград, препятствующих развитию трансграничного ЭДО. Когда исчезнут такие барьеры, для проверки ЭП можно будет использовать доверенную третью сторону (сейчас это проблема), предоставлять данные в контролирующие органы и вести обмен с партнёрами, находящимися в юрисдикции иного государства.
О результатах
По планам законодателей, концепция ЭДО позволит:
- перевести 95% выставляемых счетов-фактур* в электронный вид. Срок – конец 2024 года;
- перевести в цифру 70% формируемых транспортных и товарных накладных*. Срок – конец 2024 года;
- начиная с 2022 года, повысить количество документов, которыми хозяйствующие субъекты обмениваются в сервисе ЭДО, на 20% в год;
- начиная с 2023 года, уменьшить число бумажных документов, истребуемых в ходе налогового контроля, на 10% в год.
_____________________
* за вычетом документов, относящихся к государственной тайне, которыми обмениваются в другом порядке.
О дальнейших шагах
ФНС поступательно развивает повсеместное применение ЭДО. Возможно, всему «виной» налоговый мониторинг, который предполагает дистанционное взаимодействие с организациями в ходе проверок и прямой доступ налоговой инспекции к системам учета налогоплательщиков. Вероятно, аналогичную цель ФНС преследует, прорабатывая требования к операторам ЭДО.
Подготовка единых стандартов поможет решить проблему роуминга, из-за которой в том числе не развивался ЭДО. Также это освободит рынок от так называемых карманных операторов, так как получить перечень необходимых лицензий будет довольно затратно.
