Отвечаем на вопрос, как можно реализовать контроль за истечением сроков действия сертификатов или Договоров используя штатные возможности Битрикс24.CRM?
Первый вариант – это использование модуля «списки».
Модуль доступен на тарифах: Компания (архив), Профессиональный и коробках. Модуль позволяет создавать электронные списки, реестры, по типу напоминающие электронную таблицу формата эксель.
Перенос данных в таблицу происходит путем заполнения полей на экране монитора в виде обычной карточки. Поля различного типа создаются администратором по требованию.
Однако при работе со списками возникает одна непреодолимая проблема, нельзя использовать поля с привязкой к модулю товары который встроен в сущности типа лид, сделка и заказ. Ну нет в списках такого поля. Можно просто вручную заполнять нужные товары, продолжать городить огород дальше, например, создавать еще один промежуточный реестр, который можно будет использовать для обмена данными используя специальный обработчики для наполнения и обновления данных. По факту имеются и другие неудобные моменты – списки не отображаются в формате «канбан», в списках нет роботов и триггеров, что тоже добавляет значительные неудобства в работе.
Второй вариант решения - это использование новинки – смарт-сущности, которые появилась в Битрикс24 в мае месяце. При активации открывается типовая карточка с системными полями и возможностью добавления дополнительный полей стандартных типов. В
карточке удобно располагаются данные компании, контактного лица, наблюдателей, ответственного лица. В опции товары можно заносить данные сертификатов, услуг, договоров и других типов документов. Дополнительные поля – срок действия, файлы вложения позволяют гибко и полно создавать, вести и сопровождать по настраиваемым статусам документы и товары любого вида.
Вкладка содержит штатный модуль роботы, которые можно использовать для автоматизации процессов контроля и сопровождения документов, отслеживания критичных сроков действия документов, постановки задач ответственным и контролирующим лицам и перехода документа по статусам.
Созданный реестр на базе смарт-сущности «Документы по товарам» лишен всех недостатков, который присутствовали в первом варианте решения задачи на списках.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
- CRM4.org/e/
- CRM4.org/t/
- CRM4.org/i/
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»