В каких бы тонкостях ИТ-продуктов, их внедрения и настройки вы ни разбирались, недовольный пользователь не простит вам неудобных в работе инструментов.
Руководить ИТ-проектом все равно что пилотировать воздушное судно: нужно учитывать сотни различных параметров, любое движение имеет значение и должно быть четко выверено. Любая, даже самая незначительная, ошибка будет стоить всего предприятия. А еще и командование строго следит за выполнением KPI полета.
Но есть спасение! Всего 5 простых правил управления ИТ-проектами помогут вам достичь отличных показателей по проекту и оставить довольными пользователей.
Выбрать подходящую систему
Главное, о чем нужно помнить — продукт, максимально подходящий вашей компании, это уже половина успеха. И к выбору стоит подойти со всей серьезностью.
На что ориентироваться? На потребности компании: какие задачи нужно решить с помощью системы, какие процессы автоматизировать. Стоимость владения продуктом занимает не последнее место. Она складывается из поставки, проектирования, внедрения и сопровождения. Еще помните, что систему нужно будет встраивать в общее ИТ-окружение — надо убедиться, что она в принципе способна интегрироваться.
Кто у руля?
В картине мира здорового человека рулить процессом внедрения системы в отделе должен руководитель этого отдела. Ведь он имеет прямой интерес в том, чтобы все работало как надо и является основным бенефициаром всех результатов проекта внедрения ИТ-решений.
Сотрудники могут относиться к переменам скептически. Это понятно, ведь тяжело ломать привычный распорядок, даже если он низкоэффективный. Поэтому логичным видится закреплять нововведения на административном уровне во внутренних приказах и регламентах.
Сначала навести порядок, затем цифровизировать
Можно автоматизировать все как есть. Но вряд ли вам понравится конечный результат. Если вы хотите цифровизировать процессы с тем, чтобы прокачать их эффективность — займитесь их реинжиниргом. Ведь установка новой системы — прекрасный повод оптимизировать существующие регламенты и отказаться от лишнего.
При этом стоит заручиться поддержкой непосредственных участников бизнес-процессов. Это поможет вам лучше понять проблемы и повысит лояльность пользователей к вам. Рядовые сотрудники еще на этапе исследования помогут вам детальнее погрузиться в устройство бизнес-процессов.
Только помните, что состав участников должен быть полным с самого начала. Чтобы не оказалось так, что ценную идею принесет новый человек только на этапе согласования проектных решений. Ценные идеи хороши вовремя. В противном случае они тоже принесут пользу, но цена будет выше.
User is the king
Чтобы не получилось так, что пользователи недовольны интерфейсом системы, нужно активно взаимодействовать с ними на начальном этапе развертывания — показать все плюсы и фишки решения. Иначе придется полгода искать новую систему и делать все сначала.
Это касается не только ключевых, но и рядовых сотрудников. Даже самая классная система может оказаться не у дел, если не обучить работе в ней бизнес-пользователей. Если главный бухгалтер не поймет удобства нового решения и продолжит использовать вместо нее email, о какой эффективности можно вести речь?
Развивать систему
Приготовьтесь к тому, что внедрение системы — только начало. Чтобы она приносила пользу, её нужно поддерживать и развивать — система должна расти вместе с компанией и отвечать её меняющимся потребностям. Самостоятельно или с поддержкой поставщика ИТ-решений, но система должна подстраиваться под растущие аппетиты бизнеса.
Помните эти правила, и ваше мастерство управления ИТ-проектами станет высшим пилотажем и примером для подражания.
#ИТ #цифровизация #управление проектами #внедрение #информационные системы #электронный документооборот #автоматизация бизнес-процессов #руководитель
