Составление технического задания для внедрения CRM-системы необходимо и подрядчику, и заказчику. На этой стадии вы можете понять, какие бизнес-процессы нуждаются в автоматизации и какие результаты вы ожидаете получить. Если подрядчик предоставляет демоверсию, дайте её вашим подчиненным. Они помогут сформулировать необходимые доработки.
Как правило, у разработчиков есть типовые формы ТЗ. Если нет, его можно составить самостоятельно. Вот какие пункты обязательно следует включить:
- Цель внедрения CRM-системы. Сформулируйте, для чего вам необходима автоматизация и объясните это подрядчику
- Бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать. Их порядок и взаимосвязь. Объясните структуру вашей организации и как налажена работа
- База клиентов. Как вы её ведёте, какие пункты она должна содержать. Это поможет перенести ваши данные в систему без потерь
- Ваши продукты и услуги. Их нюансы и особенности
- Отчетность, внутренняя и внешняя. Теперь она полностью или частично будет составляться автоматически
- Интеграции с другими сервисами. Например, 1С или софтом внутренней отчетности
- Наличие мобильной версии. Её необходимый функционал
- Администрирование. Кто, какими полномочиями и доступами должен обладать
- Другой. Ваш бизнес уникален, и только вы знаете, что ему необходимо.
Составляйте ТЗ простыми словами. Избегайте фраз и терминов, которые вы не до конца понимаете. Главная задача технического задания — донести до разработчиков ваши ожидания. В процессе внедрения вы становитесь партнерами. В ваших общих интересах как можно быстрее и качественнее внедрить систему.