Компенсация бензина председателям становится камнем преткновения в каждом втором СНТ. А ели еще вспомнить про износ в процессе эксплуатации автотранспорта в интересах СНТ…
Помимо число лирических вопросов, а куда это он ездит аж на 3000 рублей в месяц, возникают вопросы, как вообще можно компенсировать ГСМ, если в СНТ нет машины ни в собственности, ни в аренде.
Если работником с согласия или ведома СНТ используется личное имущество, СНТ вправе выплачивать работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещать расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Соглашение об использовании автотранспорта работника СНТ может быть оформлено как в виде отдельного письменного соглашения, так и в самом трудовом договоре.
В соглашении могут быть отражены:
- вид используемого имущества, его технические характеристики и регистрационные данные;
- реквизиты документов, подтверждающих право работника на используемое ТС;
- порядок использования ТС;
- размер (порядок его определения) и порядок выплаты компенсации за использование ТС, в том числе нормы расхода ГСМ.
В дальнейшем для установления пройденного расстояния и, соответственно, расхода ГСМ можно оформлять путевые листы. Но так как оформление путевых листов является обязательным только для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, между работодателем и работником, использующим личный автомобиль в служебных целях, могут быть оформлены иные документы, позволяющие установить пройденный путь в служебных целях (например, в соглашении указать график и маршрут передвижения с указанием расстояния).
Оплата расходов работника на использование личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ в размере, определяемом соглашением между СНТ и работником, только при документальном подтверждении указанных расходов (чеки, товарные и ККМ).
Разумеется, максимальная сумма возмещения должна быть отражена в приходно-расходной смете. Из практики за более чем 10 лет ведения бухучета СНТ, затраты председателей на бензин компенсируются по чекам с оформлением авансовых отчетов. Председатели в свою очередь пишут заявление на компенсацию, указывая какое расстояние проехали и с какой целью. Расход бензина рассчитывается приблизительно по техническим характеристикам конкретного автомобиля.
Бензин также может расходоваться при покосе травы, например. В таком случае компенсация расходов производится по авансовому отчету.
Компенсацию износа автомобиля выплачивают только в двух СНТ из всех наших абонентов. В обоих случаях сумма компенсации указана в соглашениях к трудовым договорам.
Нет времени и желания разбираться в тонкостях бухгалтерского учета СНТ? Передайте бухгалтерский учет Вашего СНТ Дачному Бухгалтеру!