Часто руководители клиник спрашивают:
- Как администратору встретить пациента, чтобы это было сервисно - сидя или стоя?
Безусловно, существуют рекомендованные правила и стандарты. При этом, для каждой клиники стандарты согласовываются индивидуально с руководителем, в соответствии с уникальными особенностями и размерами помещения, расположением кабинетов и многими другими факторами.
На этапе первой встречи пациента, конечно, существуют рекомендованные стандарты - это приветствие каждого посетителя взглядом, кивком и улыбкой. А, встречать ли администратору пациента стоя или сидя будет зависеть от особенностей зоны ресепшн. Если это высокая стойка, то рекомендуется встречать пациента стоя, так как если администратор будет сидеть, то пациент не увидит улыбку и глаза администратора:) Если же в зоне ресепшн низкий стол, то допускается встреча пациента сидя.
- А как обращаться к пациенту по имени или по имени-отчеству?
Есть мнение, что в медицинских клиниках необходимо более официальное обращение к пациенту по имени и отчеству. При этом, если говорить про сервисное общение, то вне зависимости от возраста, рекомендуется обращаться так, как пациент попросил к нему обращаться. Бывает, что пациент старшего возраста предпочитает, чтобы его называли менее официально - по имени, а бывает, что на прием приходит мама с ребенком, и просит называть сына по имени и отчеству. И, здесь, важно услышать пациента и учитывать его пожелания, при дальнейшем общении.
- Помогать ли пациенту снять верхнюю одежду?
Это зависит от того, какой стандарт принят у вас в клинике.
При этом, когда пациент впервые заходит в клинику, он испытывает стресс. Это связано и с тем, что для него это новое помещение, и с тем, что впереди предстоит общение с доктором или лечение. На этом этапе, сервис - это проявление заботы. Покажите пациенту куда можно поставить сумку, где находится шкаф для верхней одежды. Помогите освоиться, в новой для него обстановке. Проводив пациента в зону ожидания, расскажите где находится кулер с водой и туалетная комната, так как пациент возможно сам постесняется спросить и будет испытывать дискомфорт во время своего пребывания в клинике.
Когда специалисты нашей компании начинают работу по введению стандартов в клинике, руководители, иногда, относятся к этому настороженно. Это связано с опасениями, что администраторы станут работать, как роботы и пропадет “творческий подход”. На самом деле, наличие стандартов и правил - это оберег, как для администратора, так и для клиники в целом. Если в клинике нет стандартов сервиса, то администратор определяет свои действия, в зависимости от своего воспитания, настроения и собственного видения. Когда я беседую с администраторами в клиниках, они часто жалуются на отсутствие правил, так как не знают, как поступить в той или иной, казалось бы простой ситуации. Если же в клинике прописаны стандарты и правила, то администратор на шаг вперед знает, как ему действовать, знает какие могут быть страхи и тревоги у пациента. И, точно знает, как встретить пациента - стоя или сидя, как к пациенту обратиться и подавать ли плечики для пальто, когда пациент зашел в клинику или можно просто рассказать где оставить верхнюю одежду.
Виола Троян - консультант по стандартизации сервисных процессов клиники, бизнес-тренер