Недавно мы перевели все рабочие процессы в «Трелло». Что нас привлекло: понятный интерфейс, бесплатная версия с шикарными возможностями, хорошая репутация сервиса (не сливают данные в третьи руки).
У сервиса довольно гибкий функционал, поэтому доски легко настроить под себя, добавив сроки, исполнителей, чек-листы, вложения для быстрого доступа к файлам. Сейчас расскажем, что мы делаем в помощью «Трелло».
Назначаем сроки
Для задач с жёсткими дедлайнами можно устанавливать срок выполнения. Он будет отображаться прямо в колонке, под названием карточки. За несколько часов до дедлайна поле станет оранжевым, а если задачу просрочат — красным. Каждый, кто прикреплён к карточке и подписан на все изменения в ней, будет получать уведомления о том, что дедлайн «на носу».
Создаём чек-листы
Каждую задачу можно разбить на подзадачи. Для этого в карточках созданы чек-листы.
В них можно отмечать каждый этап ― ставить галочку напротив выполненного пункта. Общий прогресс будет виден в процентах. Чем больше пунктов вычеркнуто из списка, тем ближе задача к выполнению.
Прикрепляем файлы
В каждую карточку можно добавить изображения, документы — Excel, Word и другие. А ещё можно прикрепить ссылку на Google Документ или другой файл. Так можно хранить всю информацию по задаче или клиенту в одной карточке. Например, договоры и дополнительную информацию: дату рождения, предпочтения, средний чек и так далее.
Расставляем приоритеты
Задачи легче визуализировать метками или стикерами. По умолчанию Трелло предоставляет 10 разных цветов меток, каждый из которых можно легко переименовать под свои нужды. Есть стандартный набор из 12 стикеров, на платных аккаунтах доступны еще 2 набора.
Обсуждаем задачу
Каждую карточку можно комментировать, прикреплять к комментариям изображения, ссылки, документы. Если упомянуть участника команды или доски, он сразу получит уведомление об этом — так можно быстро решить срочный вопрос. Под карточками хранится вся история переписки — можно отследить, что, кто и когда писал.
Настраиваем уровни доступа
Можно создать несколько досок и распределить команду по отделам и уровням доступа:
- по отделам — создайте отдельные доски для отдела продаж, маркетинга, бухгалтерии и т. д.;
- по уровням доступа — создайте доску для руководства, для старших менеджеров, для простых менеджеров по продажам.
Видим, на каком этапе выполнения задача
Если создать несколько колонок и перетаскивать карточки между ними, можно увидеть, что предстоит сделать, над чем нужно работать сейчас, какие задачи уже согласованы. Например, веб-студии могут создавать колонки для подготовки материала, дизайна, верстки, создания текстов и других этапов работы.
Сортируем карточки по цветным меткам
Все карточки на доске можно сортировать по дате выполнения или меткам. Можно отметить оранжевой меткой важные задачи и быстро находить их. Или просмотреть все карточки с истекающим сроком.
👉Мы продолжаем познавать Trello и экспериментировать с карточками. Расскажите, как пользуетесь сервисом вы: внедряли у себя в команде или под личные задачи? Если какие-то проблемы с Trello?
Читайте также
- Как ставить бизнес-цели по SMART. Разбираем на примерах