Как и обещал, продолжаем рассматривать как самые простые и доступные, так и не совсем очевидные инструменты программы MS Word, входящей в состав Office.
Несколько предыдущих частей можно будет найти в конце статьи ссылками на эти самые части. Всех хорошего времени суток, начинаем!
💾Несколько страниц на экране
Невероятно полезная функция для владельцев больших диагоналей монитора. Стандартно документы выравнивается с масштабом 100% и отображает одну страницу. Остальная область остаётся неиспользуемой.
В случае, если у вас более 23 дюймов монитор, выгоднее становится использовать несколько страниц. Для использования функционала на мониторах поменьше следует сначала задать подходящий документу масштаб. Для примера, я снизил масштаб до 55%, чтобы показать рабочую область с 4 страницами.
Для использования инструмента переходим на вкладку ВИД -> Масштаб и выбираем Несколько страниц.
💾Несколько документов на экране
Ещё один полезный совет для правильного использования рабочей области экрана - работа с несколькими документами одновременно.
Может пригодиться как для сравнения каких-то однотипных документов, так и для правки в один момент времени схожей информации в разных источниках.
Сначала открываем два документа Ms Word. После этого переходим в ленте на вкладку Вид -> ищем область Окно и нажимаем кнопку Рядом.
Когда оба документа расположатся рядом, можно работать, но предварительно советую проверить, что включено выделенное зелёным, Синхронная прокрутка. Так удобнее, на мой взгляд, сравнивать и работать с двумя документами. При повторном нажатии, синхронная прокрутка уйдёт.
💾Безопасность документа
Если документ содержит сведения и данные, которые не рекомендованы к разглашению или ознакомлению третьих лиц, то никогда лишним не станет дополнительно позаботиться о защите документа, установив на нём пароль.
После пересылки такого документа по почте, другим каналом связи, например, в СМС или в мессенджере, вышлите пароль получателю.
!!! При утере пароля восстановить его простыми способами или сбросить нельзя. Попрощаемся с документом в таком случае.
Открываем нужный нам документ, переходим на главное окно программы, нажав на кнопку Файл в левом верхнем углу ленты.
На вкладке Сведения нажимаем Защита документа -> Зашифровать с использованием пароля и вводим надёжный пароль, который не забываем. Внимательно проверьте регистр ввода и не нажата ли Caps Lock клавиша в момент ввода.
💾Опять немного про навигацию по документу
Ни раз затрагивали тему перемещения по документу, но стоит еще раз закрепить основы, в том числе, это быстрее и проще, чем мышкой скролить.
В первую очередь, старайтесь использовать в больших документах гиперссылки с оглавлениями. Это сильно ускорит первичное перемещение.
Затем, есть несколько основных комбинаций для быстрого перемещения:
- Переход к началу документа - нажимаем последовательно, не отпуская, клавиши: Ctrl + Home.
- Переход в самый конец документа - нажимаем последовательно, не отпуская, клавиши: Ctrl + End.
- Подняться на страницу выше- нажимаем последовательно, не отпуская, клавиши: Ctrl + Alt + Page Up.
- Подняться на страницу ниже- нажимаем последовательно, не отпуская, клавиши: Ctrl + Alt + Page Down.
💾Еще о защите - резервирование документа
Бывают очень важные и большие документы, которые хорошо резервировать, сохраняя его копию. Это можно сделать и вручную, скопировав и вставив в какое-то другое место хранения документ.
Это будет правильным решением, но есть ещё и программный вариант, который позволит включить сохранение резервной копии.
Для этого нажимаем Файл в левом верхнем углу программы, выбираем раздел Параметры, а там переходим в Дополнительно, где крутим мышью до раздела Сохранение и отмечаем галкой Всегда создавать резервную копию.
Вот такая информация на сегодня. Благодарю за внимание 😉
