Электронный документооборот – это не просто система по ведению документации в организации. Это ваша возможность значительно упростить процесс создания, утверждения и маршрутизации документов, а также повысить эффективность работы организации, снизив при этом финансовые и временные затраты на содержание системы документооборота.
Для поддержания эффективности работы СЭД в организации, необходимо обеспечить выполнение следующих задач:
- Автоматизация контроля выполнения деятельности организации, а также обеспечение ее прозрачности;
- Принятие в организации общепринятой во всем мире системы контроля качества;
- Отказ от использования бумажных носителей информации внутри организации. Сокращение издержек на содержание системы документооборота посредством устранения необходимости управлять потоками документов в организации;
- Обеспечение каждого сотрудника доступом к СЭД, а также обучение и консультация по всем возникающим вопросам;
- Проведение мероприятий по адаптации сотрудников к СЭД.
В процессе, а также непосредственно после внедрения СЭД в организацию, очень важно контролировать эффективность выполнения задач. Но как реализовать такой контроль? Именно на этот вопрос мы ответим сегодня!
Контроль реализации задач СЭД должен содержать в себе мероприятия по сбору актуальной информации касательно эффективности системы, а также предоставлять возможность для принятия управленческих решений в вопросах устранения проблем, выявленных в процессе анализа полученных данных.
Получить информацию о текущем состоянии СЭД возможно следующими путями:
- Обратная связь с сотрудниками, а также проведение консультаций (помогает выявить слабые места в знаниях и умениях сотрудников и принять советующие меры);
- Периодическая диагностика СЭД (направлена на выявление проблем и ошибок в самой системе электронного документооборота, а также на своевременное их устранение);
- Фиксирование показателей эффективности работы отдела, в который введена СЭД, и анализ полученных данных (способствует оценке эффективности системы и помогает выявить необходимость принятия мер по ее повышению).
СЭД – это сложная, многоуровневая система, для слаженной работы которой необходимо соответствующее техническое и программное обеспечение. Контроль за эффективной ее реализацией включает в себя координирование деятельности множества различных элементов, среди которых порой бывает очень сложно заметить ошибку. Человек, не обладающий достаточным уровнем компетенции в области СЭД, может быть не способен заметить проблему в автоматическом оформлении документации или маршрутизации файлов.
Важно отметить, что при работе со специалистами в области СЭД, все задачи по внедрению системы, а также контролю ее эффективности переходят под ответственность нанятых специалистов. Это обеспечивает не только высокий процент успешности внедрения СЭД, но также позволяет сэкономить финансовые и временные ресурсы на поддержании эффективности и работоспособности системы.
Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс
