Задачи в Битрикс24. Работа. Учет. Фильтрация. Поиск. Связи. Отчеты

Что такое задачи и зачем они нужны?

Задачи в Битрикс24 - это один из основных инструментов планирования и регулирования деятельности компании.

Этот инструмент позволяет:

1. Создавать регулярные, индивидуальные и групповые задачи для сотрудников.
2. Задавать сроки задач и контролировать их исполнение.
3. Бронировать и эффективно распределять ресурсы.
4. Отслеживать занятость сотрудников и продуктивность их работы.
5. Управлять стадиями проектов.
6. Оперативно обсуждать текущие вопросы и сложные моменты.
7. Оценить работу каждого сотрудника в компании.
8. Контролировать работу отделов и подразделений.
9. Видеть общую картину работы организации.

Где расположен модуль задачи и группы в Битрикс24?

Отдельная вкладка с одноименным названием расположена в главном левом меню колонки Вашего портала.

Стандартный вид экрана отображения задач:

1. Список.
2. Сроки (канбан в котором все задачи сгруппированы по крайним срокам исполнения).
3. Гант.
4. Заголовка.
5. Блока описания задачи.
6. Чек листа.

Настроек полей:

• Крайний срок.
• Ответственного.
• Исполнителя.
• Оценки.
• Напоминания.

Правила хорошего тона для сотрудников компании или как правильно работать с задачами:

Если поручение не зафиксировано в Битрикс24, то ее можно не делать.Каждая задача должна быть вручную, а лучше автоматически с помощью роботов или бизнес-процессов привязана к группе (проекту, отделу, папке).

1. Нет группы, нет задачи.
2. Нет быстрого поиска и фильтрации в том числе по группам.
3. Нет привязки – деньги, задача «на ветер».
4. Средне статистическая энергичная компания за год перерабатывает до 150000 задач. Представляете какая будет каша и сколько времени потребуется чтобы найти или сориентироваться на экране.
5. Сотрудник не работал.
6. Нет учета.
7. Нет контроля.
8. Нет статистики.
9. Нет данных анализа.

Если надо, то запрещать исполнителю менять крайний срок вообще или при отсутствии комментария или без согласования с постановщиком задачи.

• Если надо, то принимать и контролировать качество исполнения задачи.
• У каждого сотрудника не должно быть ни одной просроченной задачи.
• Не должно быть задач по работе с клиентами без связи с модулем CRM.
• Если сотрудник работает без задач, то считай, что он не работает.
• Считай, что задача делается бесплатно за свой личный счет.
• Денег от клиента мы не увидим.

Сложно ли соблюдать правила хорошего тона?

Нет!

Сколько времени уходит на выработку устойчивых навыков?

• Обычно 3 недели.
• За одну неделю: Если Вы и сотрудники пройдете курс бесплатного обучения.

Важна ли системность в этом вопросе?

• Да, она является основой успеха!
• Да, она является фундаментом для автоматизации рутинных процессов.

О чем говорят задачи подчиненных их руководителя?

• Чем были, чем заняты, чем будут заниматься их подчиненные вчера, сегодня, завтра?
• С каким клиентом работает сотрудник?
• Выгоден ли был отработанный заказ?

Как найти нужную задачу в массиве?

Штатный модуль фильтр позволяет найти нужную задачу по названию, По статусу (ждет контроля, поручил, не просмотрены, делаю), По группе, По любому доступному полю…

Какой вид экрана наиболее удобен в работе?

• Для исполнителя, менеджера, сотрудника – «Сроки».
• Для руководителя особенно по утрам и вечерам - «Список» с поочередно включенными фильтрами статусов.
• Комбинация обоих отображений в зависимости от ситуации.

О чем кричат счетчики задач?

О количестве задач на которые нужно обратить внимание.

1. О просроченных задачах.
2. О задачах на сегодня, завтра, на потом.
3. О задачах, в которые были добавлены, возможно важные комментарии или заданы уточняющие вопросы.

Основная задача сотрудника компании любого ранга, чтобы счетчик с задачами на сегодня был равен 0.

Как оптимизировать работу с задачами?

• Вводите мотивационные корпоративные игры!
• Ведите рейтинги самых активных и исполнительных сотрудников.
• Почаще заглядывайте в модуль эффективность на показатели и графики.
• Активно пользуйтесь и учите сотрудников применять опцию напоминание о крайнем сроке задачи.
• Не забыть пройти курс бесплатного обучения CRM4.org/e, который построен на задачах группы.

Где работают задачи?

Везде, на всех тарифах Битрикс24.CRM!

Сколько стоят модуль задач Битрикс24 и приложение CRM4.org/e?

Бесплатно, совсем, совсем и всем!

Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:

• YouTube Канал
• Телеграм Канал
• Инстаграм Канал

С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»