Сейчас как никогда раньше всем компаниям стоит задуматься о внедрении собственной информационной системы, которая возьмет на себя рутинные операции и поможет повысить эффективность работы. Самоизоляция и бушующий вирус значительно отразились на нашей повседневной жизни и отношению к работе.
Первый вопрос, который возникает у руководителей компаний и собственников бизнеса, с чего надо начинать? И очень часто начинают неправильно, когда компания и руководство не готово к внедрению. Давайте посмотрим, что важно знать в этом вопросе.
Как ни странно, внедрение любой автоматизации начинается не с самого внедрения, а с подготовки. Перед тем, как приступить к внедрению информационной системы, нужно понять, для чего вашей компании нужна эта система, и каких целей вы добиваетесь. Это будет первый шаг к автоматизации, определить какие на данный момент проблемы в компании: забываете перезванивать клиентам, теряете лиды, нет связи разных отделов, потеря времени на перенос документов и так далее.
Для того, чтобы правильно определить цели часто приходиться разобраться в своем бизнесе. Как взаимодействуют отделы, как выполняются те или иные процедуры, операции. Это следует сделать для того, чтобы увидеть слабые места и узкие горлышки.
Далее нужно определиться с какой системой вы будете работать. На данный момент существует много различных бизнес-решений. К примеру, для медицинского центра может подойти специализированная медицинская информационная система (МИС). Есть отраслевые решения для туризма, образования, производства. Но есть и универсальные системы, например, Битрикс24. Их можно настроить под любые запросы и автоматизировать так, как вы хотите. В любом случае, мы рекомендуем выбрать 2-3 варианта и запросить у интеграторов этих систем демонстрацию по Скайпу или Зуму с уклоном на ваш бизнес.
Для того, чтобы хорошо разбираться в дальнейших шагах внедрения системы, мы рекомендуем воспользоваться пробным бесплатным периодом. Вы можете самостоятельно попробовать различный функционал и «пощупать» систему. Также можно посмотреть обзорный вебинар, где бегло рассказывают обо всех инструментах в системе. Например, у Битрикс24 такие вебинары выходят почти каждый месяц.
Самостоятельно внедрять информационную систему, как правило, оказывается сложно, долго и не очень эффективно. Поэтому существуют интеграторы – компании, которые профессионально занимаются внедрением автоматизации, её настройкой, поддержкой, обучением сотрудников и так далее. Многие компании проходят ни одного интегратора перед тем, как найти того самого.
Финальный шаг заключается в том, чтобы подготовить и провести презентацию для всех сотрудников компании. В ней будет рассказываться о работе системы, её интерфейсе и как это поможет в повседневной работе. Это поможет при написании технического задания. Для сотрудников будет проще понять, чего же от них хотят. А также это поможет вам продать сотрудникам идею внедрения и показать, почему это необходимо. Потому что проблема саботажа внедрения является довольно распространенной. У нас уже есть статья, где мы объясняем, почему сотрудники не хотят работать в CRM системе, вы можете посмотреть её тут.
На этом всё. Дальше будет следовать техническое задание, технические настройки, обучение и поддержка системы. А подробнее о начале внедрения смотрите в видео ниже.