Эта статья пригодится тем, кому необходимо настроить автоматический ответ (автоответ, out-of-office reply, out-of-office assistant) на своём почтовом ящике (адресе) в Outlook.
Для чего можно использовать автоответы
Чаще всего это:
- отпуск, учёба, командировка, больничный, другое отсутствие;
- информирование о том, что адрес/сервис более недоступен/изменён/перенесён;
- другое авто-информирование.
Как включить автоматический ответ (Автоответ)
Рассмотрим самый частый случай: отпуск.
Переходим по шагам:
1. Нажимаем меню "Файл".
2. Нажимаем большую кнопку "Автоответы" (нет на работе):
Автоответ отправляется каждому отправителю один раз (в сутки)
3. Устанавливаем параметры автоответа
- произвольный период
либо
- определённую дату
Для оформления текста используем доступные инструменты форматирования:
Как видно на рисунке выше, нет возможности вставить гиперссылку или картинку. В этом случае можно подготовить текст с нужными материалами в отдельном окне Outlook, затем скопировать его и вставить в окно автоответа.
Как правильно оформить текст, что в него не следует писать
Текст автоответа должен быть максимально кратким и информативным.
Напишите в нём информацию:
- о вашем заместителе на время отсутствия;
- необходимые контакты для решения вопросов пока вас нет;
- свой мобильный, если сочтёте нужным.
Приветствие типа "Добрый день, коллеги", и даже "Здравствуйте", лучше убрать. Это лишняя информация.
Для внутреннего и для внешнего получателя — разные сообщения
Переключившись на закладку "За пределами организации" можно включить отправку автоответов внешним адресатам. Выберите отвечать ли любым отправителям или только контактам.
Скопируйте текст из раздела "В пределах организации" и отредактируйте его. Для внешних получателей в общем случае лучше удалить лишнюю информацию о заместителе, контактах и свой номер мобильного. Однако, бывают частные случаи, когда можно и оставить.
In English. В каких случаях ставить автоответ на английском или перевод
Очевидно стоит об этом подумать, если:
- среди ваших потенциальных получателей - иностранцы;
- клиенты, которых вы информируете - не владеют русским.
Правила при включённом автоответе
Это очень мощный инструмент, который почти никто не использует.
Если нажать ниже кнопку "Правила", то можно включить обработку (сортировку) входящих сообщений при включённом автоответе:
После нажатия кнопки "Добавить" появится диалог, в котором есть много разных опций:
Если не указать ничего в полях "От..." и "Кому...", то будут обработаны абсолютно все сообщения. Кроме тех, которые отфильтрованы кнопкой "Дополнительно".
Самый употребимый сценарий - это пересылать письма начальнику или заместителю, либо складывать их в отдельную папку. А можно одновременно и то и то.
Папку эту следует предварительно создать, и указать её как целевую. Например, создадим папку "В моё отсутствие":
При выборе опции "Ответить", нужно выбрать шаблон для ответа. Открывается окно подготовки шаблона. После редактирования нужно нажать "Сохранить и закрыть":
А при нажатии кнопки "Дополнительно" можно выставить продвинутые опции для правил. Например: обрабатывать письма только с вложениями.
Как отображаются в Outlook адресаты, у которых включён автоответ
Ниже как раз иллюстрация того, почему не стоит писать лишнего в автоответ. Вот как отображаются адресаты, включившие автоответы. Цвет адресата изменён. В верхней части окна письма видно начало текста автоответа:
Если бы там было ещё и "Добрый день, уважаемые коллеги, спасибо за ваше письмо... ", то смысловая часть уже просто не поместилась бы.
Разные автоответы на разных учётных записях Exchange
Если в вашем Outlook подключены несколько учётных записей (почтовых ящиков) Exchange, то автоответы можно настроить разные. Можно на одном включать их отправку, а на другом нет.
Кстати, автоответы работают только в случае учётной записи Exchange. Для IMAP/POP3 возможность включения автоответа отсутствует. В этом случае нужно идти напрямую в веб-интерфейс почты либо настраивать отдельное правило вручную.
Включение автоответа через OWA
OWA - это Outlook Web Access. То есть доступ к почте через браузер. Обычно адрес выглядит как https://mail.company.com/owa
В вашей организации он может выглядеть по-другому. Зайти в веб-интерфейс почты можно с любого компьютера/планшета/смарфтона.
Если ваш компьютер остался на работе, а вы забыли выставить автоответ и уехали в отпуск, то можно это исправить через OWA.
Заходим в веб интерфейс и переходим в настройки, нажав на "шестерёнку". Выбираем пункт "Автоматические ответы":
Далее в знакомом уже диалоге настраиваем автоответ:
Включение автоответов в мобильном клиенте электронной почты
Если в вашей организации используется мобильное приложение — клиент электронной почты, то в нём также можно включить автоответ. Проверьте настройку в вашем конкретном приложении.
! Важное замечание про группы рассылки
Если письмо отправлено на группу рассылки (Distribution list) , а в ней находится почтовый ящик (адресат) с включённым автоответом, то по умолчанию «отбивка» не будет отправлена. Чтобы она отправлялась, нужно включить в настройках группы рассылки параметр SendOofMessageToOriginatorEnabled. Это может сделать только администратор почтового сервера. Так что придётся обратиться к нему.
Включение автоответа в почте Гугл, Яндекс, Mail.ru
Если в вашем Outlook добавлена учётная запись IMAP/POP3 от бесплатного сервиса электронной почты Gmail, Яндекс, Mail.ru и других, то в самом Outlook включить автоответ для этой учётной записи не получится. Но сделать это можно. Для этого есть два варианта:
- пойти напрямую в настройки почтового сервиса в его веб-интерфейсе.
Посмотрим на картинках где это искать, на примере Mail.ru.
Нажимаем на шестерёнку, выбираем "Все настройки":
Далее выбираем пункт "Автоответчик":
Видим примерно знакомый уже интерфейс, настраиваем автоответ:
В случае Gmail - действия идентичны. Настройки -> Автоответчик:
В случае Яндекса - нужно создавать правило для автоответов самостоятельно. Инструкция по ссылке >>>
Бонус. Смешные примеры автоответов 😂
«Спасибо за ваше письмо.
Меня не будет в офисе во время праздников — поехал к семье в Салехард. Я бы с удовольствием отвечал вам, чем раскапывать дорожки перед домом, когда на улице -25.
Ответить на письмо смогу только 9 числа.
С уважением, Николай»
***
«Сожалею, что мое письмо об отсутствии в офисе дало вам ложную надежду на столь скорый ответ»
***
«В настоящее время я в отпуске и, скорее всего, в стельку пьян. Хорошей рабочей недели!».
Ссылки по теме:
👉Все статьи канала о секретах работы в Outlook
=========================================================
***
Искренне ваш, © Иван С.
Поставьте лайк 👍, если статья вам понравилась, и поделитесь с друзьями. Подпишитесь на канал, чтобы не пропускать новые публикации.
***
- 🎧 YouTube
- 🎵 Канал о Музыке
