Здравствуйте, уважаемые читатели.
Знаете ли вы, что такое шаблоны в Outlook, используете? Что-то мне подсказывает, что вряд ли :)
Приходится ли вам делать рассылки? Если да, то информация ниже будет полезна. Если нет - то, как минимум, интересна.
1. Шаблоны писем. Чем они хороши?
Известно, что шаблоны - удобный инструмент ускорения рутинной работы. Будь то шаблоны документов или электронных писем.
Задачи, для решения которых пригодятся шаблоны электронных писем:
- сокращение времени на форматирование текста электронного письма;
- периодическая отправка однообразного содержимого одному или многим адресатам;
- приём заявок на стандартные услуги, справки и т.п. по электронной почте.
Как подготовить письмо и сохранить его в виде шаблона?
По порядку:
- создаём новое письмо;
- вносим адреса получателей в поля Кому, Копия, Cкк (To..., Cc..., Bcc...);
- в поле Тема (Subject вписываем тему письма
Всегда пишите тему письма! Пожалейте адресатов, облегчите им сортировку почты! Письма без темы - предмет моей личной неприязни и дурной тон :)
- вставляем вложения (файлы). Если нужно, опять же.
Сохраняем письмо в виде шаблона:
1. Жмём "Файл" (File):
2. Жмём "Сохранить как" (Save As):
3. Выбираем сохранить в виде "Шаблона Outlook" (Outlook Template (*.oft))
4. Система предложит вам путь расположения шаблонов. Измените его на удобную папку:
Теперь ваш шаблон в папке. И можно дважды кликнув по файлу, создать письмо на основе шаблона. Изменить/добавить то, что нужно и отправить. Кстати, могут пригодиться возможности отложенной отправки, описанные здесь.
Отступление. Про формат *.msg
Тут надо сказать, что многие пользуются возможностью сохранения писем в формате MSG. Т.е. письмо (Message) появится в папке в виде файла. Но шаблоны на основе такого формата делать очень неправильно. Поскольку изменяя данный файл - и сохранив его, можно потерять данные и оформление. Лучше использовать OFT. При работе с ним всегда создаётся именно "новое письмо" на основе шаблона. Для этого данный формат и придуман.
MSG - это хороший способ сохранять письма в папках. Для сохранения информации в формате писем. Можно просто мышкой перетаскивать из почты прямо в папку. Удобно!
Чуть больше о встроенной в Outlook функции работы с шаблонами.
Строго говоря, у Outlook есть особый механизм работы с шаблонами. Их называют формами (Forms). И если вы попробуете не совсем привычным способом создать новый элемент, способом, показанным на рисунке:
... то появится возможность выбрать шаблон из тех, что есть в Outlook. А если вы сохранили свой шаблон в системную папку, то увидите его:
Короче - управляйте своими шаблонами сами. Раскладывайте их в нужные папки или страницы на портале. И запускайте оттуда. Это удобнее!
2. Рассылки. Как лучше с ними работать?
Рассылка - это отправка одного и того же содержимого по списку адресатов. Всё понятно. Но есть всё же некоторые секретные соображения.
Скк... (Bcc...) - скрытая копия
Это очень, очень важная кнопка! Всех получателей при рассылке нужно ставить в скрытую копию. Чтобы не светить всем все адреса. Чтобы при пересылке этой рассылки дальше, не проматывать "простыню адресатов".
Подробно можно почитать здесь.
Специальный почтовый ящик - адрес для рассылок
Запросите у службы ИТ создание группового почтового ящика для рассылок. Это наилучший путь.
Чтобы можно было фильтровать рассылки по отправителю. Ведь мы именно так и делаем? :) Ставим фильтр и не читаем предупреждения от службы ИТ-поддержки? (шутка)
Я сам поставил фильтр на большинство рассылок нашей компании. Их реально нереально много... Но на важные оповещения лучше сортировку не ставить.
Права для осуществления рассылок лучше предоставить ограниченному количеству людей. Не исключаю, что в вашей компании каждый может отправить письмо всем сотрудникам... Лучше не пробуйте :)
Если вы "сами себе ИТ" и работаете из дома, то всё это можно было не читать :)
Опции доставки ответов
Есть одна очень важная опция, я нахожу её удобной, не видел, чтобы кто-то ещё использовал.
Например, вы хотите разослать письмо с предупреждением большому количеству сотрудников. Но отправляете с группового ящика для рассылок, и не хотите получать туда возможные ответы. А хотите получать их на другой ящик, например, на центральный ящик HelpDesk.
В этом случае легко настраивается перенаправление ответов. См. картинки:
1. Заходим в Параметры -> Направлять ответы в (Options -> Direct Replies To)
2. Ставим галочку и выбираем адрес для ответов:
Теперь все ответы будут направлены на адрес HelpDesk, где им очень обрадуются :) Особенно отбивкам об отсутствии на рабочем месте :)
Как раз для рассылок - шаблоны и нужны
Даже если случай для рассылки уникальный, то хотя бы логотип и нужный формат текста в шаблоне уже будет. И ваша рассылка будет выглядеть профессионально и круто.
На этом пока всё.
***
Представленные картинки-скриншоты сделаны в Outlook 2016, но сочетания клавиш и описанные приёмы работают в Microsoft Office Outlook 2007, 2010, 2013, 2016. (Строго говоря, описанные ниже инструменты в той или иной степени работают во всех почтовых программах).
А здесь можно найти инструкции по Outlook от самого Microsoft.
Буду рад, если статья оказалась полезной и пригодится Вам в жизни и в работе.
Посмотрите другие статьи о секретах работы в Outlook:
***
Ставьте лайк и подписывайтесь на канал!
Искренне Ваш,
© Иван С.
