Эта статья ответит на следующие вопросы:
- зачем переходить на ЭДО;
- какие могут возникнуть сложности при переходе на ЭДО;
- как подключится к ЭДО.
Зачем переходить на ЭДО
В первую очередь ИП и организации переходят на ЭДО из-за его преимуществ:
- Сокращение расходов на офисные расходы. Бумажный документооборот — это денежные затраты на формирование бумажных документов, их отправку почтой или курьером, аренду помещения под архив, закупку офисных принадлежностей.
В СЭД все документы представлены в виде электронных файлов, которые заполняются и хранятся в программе. Отправление и получение файлов также производится в самой системе. В большинстве СЭД эти функции включены в стоимость тарифа и за них не начисляется дополнительная стоимость.
- Экономия времени при работе с документами. Каждый документ в бумажном виде нужно распечатать, проштамповать и подписать. При работе с контрагентами его нужно доставить почтой или курьером. Ответ придётся получать таким же путём.
Файлы в электронном виде не нужно печатать, а электронную подпись можно поставить так же быстро, как и обычную. Отправка и получение файлов происходит по интернету, поэтому занимает не более 5-ти минут в зависимости от СЭД и скорости подключения.
- Уменьшение рисков потери и порчи файлов. С бумажным документом может случиться что угодно: он может намокнуть, порваться или потеряться. Любая проблема приводит к тому, что бумагу придётся заново заполнять, штамповать и подписывать.
Все электронные документы защищены от потери и порчи. Файлы хранятся в системах, которые делают их копии для увеличения их защиты. Электронные документы всегда можно восстановить в случае их случайного удаления. Если же всё-таки восстановить документ не удалось, то всё равно в электронном формате заполнить его значительно быстрее, чем в бумажном.
Кроме того, системы ЭДО обладают и другими положительными качествами: прозрачность работы сотрудников, удобный поиск документов, мобильность системы, наличие регламентированных форм и классификация документов по разным критериям.
Что нужно знать перед внедрением ЭДО
Переход на электронный документооборот может привести к одному из трёх сценариев:
- Уменьшение общего объёма печати в размере, который окупает расходы на внедрение.
- Уменьшение общего объёма печати в размере, который не окупает расходы на внедрение.
- Уменьшение объёма печати в одном отделе и увеличение в другом.
Недостаточное снижение объёма печати наблюдается в случаях, когда сотрудникам приходится распечатывать документы, подписывать их от руки и только потом сканировать и загружать их в СЭД. Это происходит, когда у сотрудников нет своей электронной подписи, но при этом от них требуется подпись документов.
Уменьшение объёма печати в одном отделе и увеличение в другом происходит часто из-за недоверия к электронным документам и необходимости наличия оригиналов для ФНС.
Объём печати может упасть в отделах продаж и закупок, при этом вырасти в бухгалтерии. Это связано с тем, что при проверке налоговая инспекция требует бумажные версии документов, поэтому бухгалтеры распечатывают и подшивают в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции.
Как подключиться к ЭДО
Для перехода на электронный документооборот нужно выполнить следующий алгоритм действий:
- Приобрести электронную подпись. С её помощью электронным документам можно придать юридическую значимость. Квалифицированная электронная подпись является полным аналогом ручной.
Получить КЭП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. АО «Калуга Астрал» предоставляет два продукта по этому направлению: «1С-ЭТП» и «Астрал-ЭТ».
- Изменить учётную политику и провести анализ. Учётная политика — это совокупность ведения бухгалтерского и налогового учёта, а также составления отчётности. При переходе на электронный формат важно отразить это в учётной политике.
Чтобы избежать проблем, описанных в разделе «Что нужно знать перед внедрением ЭДО», обязательно нужно провести анализ. Он должен включать в себя данные:
- по отделам и сотрудникам, задействованным в цепи документооборота;
- этапам работы с документами до их отправки;
- перечень контрагентов;
- информацию о том, какие документы должны остаться в бумажном виде и в каком количестве.
На основе этой информации будет понятно, каким именно образом должна быть выстроена работа с электронными документами.
- Подключение к оператору. На этом этапе нужно определиться в каком формате работе с СЭД: интернет-сервис или интеграция. От этого зависит выбор оператора электронного документооборота.
АО «Калуга Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С» и интернет-сервис «Астрал Онлайн».
«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из «1С: Предприятие 8». В системе можно подключить роуминг между операторами и проводить все основные действия с документами. У системы есть бесплатный пробный трёхмесячный период.
«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью.
- Отправить приглашения к ЭДО. После подключения СЭД нужно связаться с контрагентами и подключить их в программе.
Переход на ЭДО — простой и быстрый процесс. Однако, во избежание финансовых потерь, перед внедрением пользователь должен провести анализ и осознанную подготовку к переходу.
