ФЗ 54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» вступил в силу чуть более четырех лет назад, а именно – 1 июля 2017 года. С тех самых пор все организации, которые имеют отношение к продаже товаров или оказанию платных услуг, должны использовать онлайн-кассы. В числе этих организаций – частные клиники, медицинские центры и отделения государственных лечебных учреждений, предоставляющих услуги на возмездной основе.
Каким требованиям должна соответствовать онлайн-касса?
Требования к контрольно-кассовой технике изложены в ст. 4 вышеупомянутого закона.
Важно обратить внимание на соответствие таким параметрам, как:
- возможность подключения к сети интернет (через Wi-Fi или кабель);
- возможность внедрения фискального накопителя;
- наличие функции печати чеков с QR-кодом и ссылкой;
- отправка копий чеков в электронном виде на почтовый ящик или телефон клиента;
- работа со всеми операторами фискальных данных, то есть посредниками между кассовым аппаратом и ФНС.
Конкретная модель онлайн-кассы выбирается из реестра контрольно-кассовой техники на сайте ФНС. Здесь же содержится список моделей, которые при необходимости можно модифицировать в онлайн-кассы.
С чего начать работу на аппарате?
В первую очередь, необходимо заключить договор с определенным оператором фискальных данных. В задачи операторов входит обеспечение:
- трансляции чеков в ФНС,
- онлайн доступа к фискальным данным,
- сохранности фискальных данных не менее 5 лет и их защиты от модерации,
- возможности получения клиентом электронной копии чека.
Затем, в зависимости от организационной формы предприятия, необходимо будет оформить:
- индивидуальному предпринимателю - усиленную электронную подпись;
- юридическому лицу - усиленную квалифицированную электронную подпись.
Они понадобятся для работы с личным кабинетом.
После получения доступа в личный кабинет, в разделе «Контрольно-кассовая техника» следует выбрать вкладку «Регистрация контрольно-кассовой техники» и заполнить заявление на регистрацию ККТ.
Процедура регистрации проводится и на онлайн кассе. Для этого в разделе «Настройка» следует перейти во вкладку «ОФД», и оттуда – во вкладку «Регистрация». Здесь вводятся следующие данные:
- информация о пользователе: наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя (они должны совпадать с реквизитами юридического лица, введенными при настройке реквизитов пользователя);
- место осуществления расчётов (адрес);
- регистрационный номер кассового аппарата.
После того, как регистрация на кассе будет завершена, аппарат регистрируется на сайте ФНС. Электронная карточка регистрации появится в личном кабинете после успешной обработки данных (установленный законом срок для этой процедуры – 5 рабочих дней).
Касса считается зарегистрированной после того, как на сайте ФНС появляется дата ее регистрации и срок окончания действия фискального номера.
Как упростить процесс его использования?
Чтобы в короткие сроки организовать и упростить работу кассиров, онлайн-кассу можно интегрировать с медицинской информационной системой – например, МИС MedWork. Система поддерживает интеграцию с ККТ, которые используют драйвер «ШТРИХ-М: Драйвер ККТ» версии 4.10 или выше.
Она позволяет:
- формировать финансовые отчеты за счет ведения реестра «кассовые операции», выведения остатков по различным схемам расчета и реестра счетов;
- вести персонализированный учет услуг по различным схемам расчета (наличный, безналичный, пластиковая карта, контрагент);
- фильтровать данные по дате, пациенту, оператору и т.д.;
- контролировать денежные потоки;
- проводить финансовую аналитику работы организации;
- рассчитывать заработную плату сотрудников и т.д.
Основная задача МИС MedWork – оптимальное выстраивание алгоритма работы частной клиники. В век современных технологий и инноваций она может стать серьезным преимуществом перед конкурентами.
