В проектировании и производстве используются системы управления техническими данными. Но системы технического документооборота (ТДМ) отличаются от офисных автоматизированных систем документооборота (АСД).
ТДМ связана с системой автоматизированного проектирования (САПР), и содержит чертежи.
Чтобы документы не украли, используется используется система управления документами (СУД), которая выполняет функции:
- Индексирования документов.
- Хранения документов.
- Поиска необходимых документов.
- Анализа статистических данных и их сброс.
Особенности СУД:
- Автоматическое распознавание документов.
- Групповая работы с документами.
- Регулировка прав доступа.
- Управление версиями документов.
Система автоматизации документооборота и делопроизводства
Документооборот — это документальное обеспечение управления (ДОУ).
Вот, для чего нужны программные системы :
- Поддерживать управленческую деятельность.
- Организовывать документооборот.
- Организация архивного хранения документов. Осуществляется не только хранение информации, но и ее поиск.
Для ДОУ организаций и предприятий нужно делопроизводство. Старые службы используются для упорядочивания работы с документами.
Вот, что даёт автоматизация документооборота:
- единый порядок работы с документами в организации.
- объединение потока документов.
- единую систему индексации.
Регламент документооборота
Регламент определяет, как в компании будут работать с документами. В нём нужно прописать маршрут документов от попадания в организацию до разрешения задачи.
Утвердить регламент можно одним из двух вариантов:
- Расписаться на документе.
- Создать приказ, утверждающий документ.
Приказ должен содержать дату вступления в силу.
Все руководители должны участвовать в создании регламента. За подразделениями нужно закрепить списки документов, с которыми они работают.
Основные системы автоматизации документооборота организации
В электронных архивах много документов. Они нужны, когда информацию следует привести в виде каталога. Архивы позволяют задать фильтры для классификации сведений. Вот, для чего они нужны:
- Поиск информации.
- Сортировка и каталогизация контента.
- Ввод и изменение данных.
- Цифровизация бумажных носителей.
- Защита файлов от потери и порчи.
Архивы позволяют устанавливать уровни доступа и права.
Workflow-системы помогают оптимизировать как отдельные функции, так и целые процессы. Например, визирование приказа подписью и создание инвентаризационной ведомости проходят одинаково быстро.
Система отличается структурой и доступностью для новых пользователей. В ней есть инструменты, которые помогают составить форму правильно и не сорвать сроки. В форму входят инструменты, которые помогают контролировать процессы.
Workflow подойдёт предприятиям, в которых востребован постоянный обмен документами. Установка и интеграция системы требуют определённых знаний и умений. Также особое внимание стоит уделить вопросу архивации, но в целом система стоит того.
ECM-система система имеет гибкие условия пользования. Она представляет собой комплексный инструмент ведения документооборота.
С её помощью можно работать со структурированным контентом и той информацией, которой нет в каталоге. Она позволяет управлять записями и библиотекой с базовой информацией, а также предоставляет возможность настройки прав доступа, сбора, редактирования и хранения файлов.
Система оборота электронных документов
Вместо СЭД можно пользоваться и простой почтой, но есть нюанс. По почте не обменяться счетами-фактурами — будет нарушен регламент. Ещё почту легко взломать.
СЭД нужен как раз для того, чтобы не волноваться о хакерах.
Вот, как измерять полезность СЭД
- Оперативность и эффективность техподдержки.
- Возможности интеграции.
- Отклик сотрудников.
- Наличие консультантов, помогающих организации внедрить сервис.
Преимущества автоматизации документооборота
Прежде чем подобрать систему автоматизации документооборота, определите цели и задачи системы. Если нужно наладить список действий, подойдёт workflow-система, а если задача в том, чтобы обеспечить доступ к объёмному архиву, то пригодится ECM-система.
Плюсы СЭД:
- Высокая производительность.
- Актуальность информации.
- Снижение расходов.
- Эффективное взаимодействие с подразделением.
- Совместная работа над документами.
- Снижение рисков порчи информации.
- Автоматизированное составление отчётности.
- Комплексность.
Бизнес нуждается в автоматизации документооборота. Правильный подбор и внедрение системы поможет поставить на поток все процессы и быть на шаг впереди конкурентов.
Обращайтесь к нашим специалистам, чтобы подключиться к автоматизированной системе документооборота.
Астрал.ЭДО обеспечит оптимальный документооборот в компании и настроит работу с документами на нужный лад. Звоните нам прямо сейчас!