Обмен бумажными документами стремительно уходит в историю. Сегодня активно избавляются от лишней волокиты не только крупные компании, но и представители среднего и даже малого бизнеса. Логично, ведь электронный документооборот позволяет экономить компании время и деньги.
Теперь уже проблематично найти руководителя, которому придётся объяснять, что электронный документооборот – это выгодный и перспективный сервис. Единственное, что может смущать в переходе на ЭДО, – это вопросы безопасности и конфиденциальности документов.
Каждый день растёт количество сообщений о киберпреступлениях в сфере информационных технологий. Хакеры пытаются проникнуть везде, где есть хоть какая-то финансовая выгода для них, поэтому выбор именно защищённого документооборота становится так же очевиден, как и в своё время переход от бумажного обмена документами к электронному.
Какие преимущества имеет защищённый документооборот?
Несколько безусловных гарантий, которые заставляют задуматься о выборе в пользу защищённого документооборота:
- гарантия, что после создания документа в него не вносились никакие изменения;
- гарантия, что автор не сможет отказаться от документа;
- гарантия, что электронный документ идентичен заявленному;
- гарантия конфиденциальности: доступ к документу всегда строго соответствует назначенным правам, система фиксирует все совершаемые с документом действия.
Наличие таких гарантий, безусловно, позволяет сказать, что документооборот должен быть не просто электронным, но ещё и защищённым.
С этим разобрались. Остаётся ответить на вопрос: для чего нужна электронная подпись (ЭП). Сегодня она используется, например, для сдачи отчётов в налоговую. Также с её помощью можно участвовать в кибераукционах, получать доступ на порталы электронных услуг и многое другое. Сейчас спектр возможностей, открывающихся благодаря повсеместному использованию ЭП существенно расширяется… Об этом подробнее поговорим в следующем материале: «Где изготовить электронную подпись и можно ли её подделать».