До пандемии удаленка, фриланс, самозанятость многими рассматривались как безумные фантазии. Было непонятно, как с этим работать, что делать, чтобы тебя не кинули. Однако коронавирус все упростил. Масса компаний, изучивших новый формат работы, с удовольствием используют его и сегодня. А если вы хотите попробовать, но беспокоитесь о возможных штрафах, читайте мою статью — я, Антон Дурнецов, руководитель HR-компании, расскажу вам о тонкостях сотрудничества с самозанятыми.
Правильная экономия?
Самозанятый — это «легализованный фрилансер», человек, самостоятельно уплачивающий налог за свою деятельность (НПД) в размере 4% или 6% — соответственно при работе с физлицами и организациями. Если он зарабатывает более 2,4 миллиона в год, то должен перейти в статус ИП.
Работать с самозанятыми удобно:
- за них не надо платить НДФЛ;
- нет необходимости предоставлять оплачиваемые больничные, пособия, отпуска;
- не надо уплачивать страховые взносы;
- не приходится возиться с трудоустройством и увольнением.
Достаточно заключить договор ГПХ, в котором определены фронт задач, результат, вознаграждение. Договор гражданско-правового характера позволяет серьезно сократить расходы. Но именно соблазн экономии нередко приводит к немалым проблемам с налоговой службой.
Рассказываю о рисках работы с самозанятыми.
Неприятности с налоговой
При заключении договора с самозанятым нужно тщательно следить, чтобы в документ не попали моменты, похожие на трудовые отношения: рабочий график, график отпусков, обеденные перерывы, функции вместо результата. Если договор признают трудовым, вам придется как минимум оплатить за постороннего человека страховые взносы и НДФЛ.
Сравните: «обязуется оказывать услуги по ремонту квартир» или же «обязуется выполнить ремонт определенной квартиры за 3 календарных месяца». В первом случае оплачивается функция, во втором — конкретный результат.
Когда еще могут возникнуть проблемы:
- если вы уволили сотрудника, и следом заключили с ним договор ГПХ (такое возможно только спустя два года после увольнения);
- если главной целью договоренности является уход от налогообложения, а для компании такие взаимоотношения не несут экономической выгоды;
- когда сотрудничество ООО, ИП с самозанятыми носит массовый характер — в штате почти нет работников, все основные задачи выполняются людьми на стороне;
- компания, с которой работает человек, является его единственным контрагентом;
- регулярные платежи чем-то смахивают на заработную плату (одинаковые суммы, одно время выплат);
- официально самозанятый занимается одним видом деятельности, неофициально — другим.
Запрещается сотрудничать по договорам агентирования, комиссии, поручения — у самозанятого собственный бизнес, он не должен работать на чужой. Если ФНС поймает «партнеров», клиенту придется заплатить как налоговому агенту. Для таких услуг лучше нанимать ИПэшников, которые платят налоги по УСН.
Можно ли перевести своего проверенного сотрудника в самозанятые
Такая махинация носит название «уклонение от оформления трудовых отношений». Ждите в гости трудовую инспекцию и ФНС.
Первая через суд заставит заняться оформлением трудовой книжки, сдать всю отчетность за прошедшее время (ТК РФ, ст.19.1). За то, что вы решили прикрыться договором ГПХ, вас попросят заплатить от 10 до 100 тысяч рублей (КоАП РФ, ст.5.27).
Налоговая обрадует штрафом на 40% от неуплаченных страховых взносов и НДФЛ. Их, кстати, тоже придется оплатить.
Любое сомнение будет истолковано в пользу признания гражданско-правовых отношений трудовыми.
А вот если вы работали с фрилансером, и он перешел на режим НПД — просто заключите договор ГПХ с момента перехода.
Когда целесообразно такое сотрудничество
- Когда нет потенциальных противопоказаний к работе согласно текущему законодательству.
- Когда нет риска снижения качества результата, проблем с контролем и управлением.
- Когда есть возможность в вашей сфере нанять самозанятого-профессионала.
Есть смысл платить самозанятому для решения сезонных или разовых вопросов, при ненормированных нагрузках. В компании должна быть практика постановки четких задач: со сторонним исполнителем «сделайте так, чтобы мне понравилось» не прокатит.
Как платить самозанятому
Вы переводите деньги исполнителю, тот формирует чек с помощью приложения «Мой налог» и пересылает документ вам. В чеке обязательно указывается ваш ИНН, ИНН самозанятого, сумма, форма оказываемых услуг.
Внимание! Если чек не высылают, можно пожаловаться на сайте ФНС. Правда, пока не продумали, как в этой ситуации отправленную оплату отразить в бухгалтерии.
Вы используете документ для внесения оплаченной суммы в расходы компании. Очень важно получить чек до 9-го числа месяца, следующего за расчетным периодом. Иначе вы не сможете оформить потраченные деньги как расходы.
Оплата самозанятому по безналу производится по реквизитам, вам потребуется узнать:
- ФИО получателя;
- полное название филиала банка, адрес и код подразделения;
- БИК;
- корр. счет;
- расчетный счет.
Оплата услуг самозанятому может быть произведена и наличным способом, главное, обязательно взять чек.
Договор
Все важные моменты (способ расчета, сроки оплаты, условия постоплаты, предоплаты) нужно прописать в договоре. Пишем также полные ФИО, реквизиты, ИНН исполнителя, указываем, что последний применяет НПД.
Оплата без договора возможна только при немедленной сделке: вы купили изделие, сразу заплатили наличными и получили чек.
Перечисляя сумму, укажите услугу в поле «Назначение платежа»: например, написание текстов, настройка рекламы, выполнение строительных работ. Не пишите слова «премия», «зарплата» — ФНС оштрафует вас за неуплату взносов и налогов, а фрилансеру просто заблокируют счет.
Выставлять или не выставлять
Вообще, самозанятые счет на оплату имеют право не выставлять. Но если счет будет — вам это только в плюс.
Предложите исполнителю готовый шаблон с его реквизитами, ИНН и наименованием вашей компанией, списком услуг (с расценками), свободными полями для суммы, даты, подписи. Счет отправляют в PDF-формате, самозанятый распечатывает, заполняет, сканирует и отправляет вам обратно.
Как проверить самозанятого
С каждым годом ФНС все пристальнее следит за налогоплательщиками. Чтобы не попасть под раздачу, перед оформлением договора с самозанятым зайдите на сайт НПД, вбейте ИНН исполнителя и текущую дату, проверьте, платит ли человек налог.
Если вдруг фрилансер снимается с учета, занимается дополнительно запрещенной деятельностью, или превышает разрешенный годовой доход (2,4 млн), это может печально закончиться для вас. С этого же момента вы превращаетесь в налогового агента и будете обязаны заплатить за «товарища» взносы в ПФР и НДФЛ.
Чтобы такого не произошло, впишите в договор ответственность за непредупреждение о снятии с НПД.
Проверить самозанятую/самозанятого относительно репутации сложнее. Чтобы не связаться с недобросовестным работником, изучайте отзывы, профили в соцсетях, ищите подходящую кандидатуру на биржах с рейтингами, по откликам знакомых.
Подытожим: проверяем исполнителя, заключаем договор, берем чеки, включаем заработок фрилансера в расходы своей организации. Следуем закону и не играем с ФНС.
А у вас был опыт работы с самозанятыми? Делитесь в комментариях своим опытом!