Электронный документооборот, в простонародье ЭДО, чем-то очень похож на электронную почту. Но есть и существенные особенности.
Ну какие там могут быть особенности? Завёл себе электронную подпись в любой из контор, которые их предлагают. А дальше – взял документ, подписал и отправил, что ещё?
Ну, в первую очередь, прежде чем начинать электронный документооборот с вашим контрагентом, нужно отправить ему через систему ЭДО приглашение, подписанное вашей электронной подписью.
Затем он должен ответить на это приглашение – также подписав свой ответ электронной подписью. И вот только после того, как вы получите этот ответ – будет считаться, что вы оба согласились на взаимный обмен электронными документами. Вот только могут возникнуть проблемы с роумингом.
Каким таким роумингом? Как у сотовых операторов что ли?
Очень похоже, кстати, но НЕТ. Обмен электронными документами осуществляется через имеющих специальные лицензии операторов ЭДО. Вы сами выбираете, через какого оператора вы хотели бы работать – у них могут быть разные условия или тарифы. У большинства таких операторов уже заключены роуминговые соглашения друг с другом и документ от вашего оператора без проблем отправится к оператору вашего контрагента. Но бывают и случаи, когда обмен настроить можно только через обращение в техническую поддержку. "Алё, девушка, соедините меня со штабом" )
Ну хорошо, обменялись мы приглашениями, настроили роуминг если придется – а дальше-то всё просто? Получил документ, подписал и всё. Или удалил его, если не согласен, так?
Если вы согласны подписать присланный документ – то действительно всё очень просто. Нажали кнопочку «подписать», ввели пароль от вашей электронной цифровой подписи и всё. А вот если с присланным документом вы не согласны – то просто удалить его было бы неправильно. Дело в том, что когда вы подписываете и отправляете кому-то документ, то дальше этот документ будет висеть в вашей системе в статусе «ожидает подписи получателя». И если ваш получатель просто его удалит у себя, то в вашей системе он так и останется висеть в статусе ожидания. Это все равно что отправить кому-то документ – а в ответ, ни ответа, ни привета…
А как же быть, если я не хочу подписывать то, что мне прислали?
Тогда вам нужно воспользоваться опцией «отклонить». Нажимаете кнопочку, подписываете свое сообщение об отклонении – и оно отправляется вашему контрагенту. А у вас этот документ будет висеть в статусе «отклонен». Ваш контрагент, получив такое сообщение, может либо отправить вам исправленный документ, либо использовать у себя команду «аннулировать». Если документ будет аннулирован – то он будет автоматически аннулирован и в вашей системе тоже.
Так что, просто удалять документы в системе нельзя?
Скажем так, настоятельно не рекомендуется. Удаление документа – это уже на самый крайний случай – когда ваш контрагент никак не реагирует на ваши действия. Тогда да, можно и удалить, чтобы зависший на полпути, подписанный только с одной стороны, документ вам не мешал.
Ну в принципе понятно. Не так просто, конечно, как с обычной электронной почтой, но в общем логично… А последний вопрос – это дорого вообще стоит, ну в смысле электронный этот документооборот?
Многое зависит от оператора и программного обеспечения, которое вы используете. Я брал для примеров товароучетную систему "1С:Касса". Здесь можно бесплатно принимать и подписывать сколько угодно электронных документов и также бесплатно посылать не более 5 отправлений в месяц. Этого, в принципе, должно быть достаточно небольшому бизнесу.
