Мой диск – это персональное облачное хранилище для файлов любого назначения: рабочих, учебных, развлекательных. Доступа посторонних пользователей, кроме администратора, к нему нет. Однако при необходимости владелец может открыть права доступа ко всем или конкретным данным диска. Сделать это можно на тарифах Задачи+, Команда, Компания, CRM+.
Как добавить документы на Мой диск
Найдите большую кнопку «Добавить» в правом верхнем углу страницы «Мой диск». Далее загрузите файл из редакторов и разделов на устройстве или создайте новый в программах Office 365, Битрикс24. Docs, MS Office Online.
Обратите внимание! Для создания нового файла в данных сервисах необходим персональный аккаунт.
Как отсортировать файлы
Для простоты использования элементы «Моего диска» можно настроить по виду и характеристикам. Сделать это можно в правом верхнем углу страницы с помощью блока под кнопкой «Добавить».
Укажите сортировку по дате изменения, ID, наименованию, величине. Выберите вид отображения файлов: список, маленькие и большие значки.
Какие папки имеются на диске
Любой диск пользователя Битрикс24 поддерживает несколько видов файлов:
- созданные – для хранения созданных элементов, к примеру, в задачах;
- загруженные – места, в которых автоматически сохраняются любые скачанные элементы. Всегда скрыты для пользователей;
- сохраненные – папки для элементов, сохраненных пользователем в чатах, новостях;
- записи видеозвонков – хранилища для видеозаписей разговоров.
Обратите внимание! Системные папки могут не показываться на странице, если они пусты.
Права доступа на Мой Диск
По умолчанию добавлять, просматривать и изменять файлы диска может только его владелец. При необходимости он вправе разрешить работу с данными другим пользователям, уточнив, какие действия они могут производить.
Как настроить общий доступ? Найдите кнопки «Поделиться» - «Общий доступ». В открывшемся окне отметьте коллег, отделы, группы, которым хотите предоставить возможность манипуляций с документами. Добавьте уровень доступа: Чтение, Добавление, Редактирование, Полный доступ в разделе «Настройка прав». После изменений отмеченные участники получат сообщение и увидят изображение открытой папки на своих дисках. Чтобы открыть полный список пользователей, нажмите кнопку «Добавить еще».
Обратите внимание! Сохранить файл разрешается в любом открытом уровне доступа, включая Чтение. Будьте осторожны с предоставлением прав на редактирование ценных файлов, не имея копий. Пользователи могут неумышленно их удалить или видоизменить.
Как открыть права доступа на отдельные элементы
При наличии в Битрикс24 ценной информации, нежелательной к изменению и просмотру, можно открыть доступ к конкретному документу или группе файлов. С этой целью включается опция «Включить расширенное управление правами доступа на отдельные файлы и папки».
Активировав режим, можно отредактировать права доступа в выпадающем меню каждого документа диска.
Публичные и внутренние ссылки
Чтобы наиболее оперативно передать документ, можно использовать возможности внутренних или публичных ссылок.
Внутренняя ссылка используется в ситуациях, когда требуется показать содержимое диска, не открывая права доступа. К примеру, если нужно быстро передать документы бухгалтерии. Для этого выберите «Поделиться» - «Скопировать внутреннюю ссылку» и отправьте собеседнику.
Обратите внимание! Открывать ссылки разрешается только пользователям Битрикс24.
Для взаимодействия с внешними участниками предназначены публичные ссылки. К примеру, опция может пригодиться менеджеру, который хочет поделиться прайс-листом с клиентом, но не приглашает его в Битрикс24 либо руководителю при взаимодействии с удаленным сотрудником.
Для этих целей на панели действий нужно выбрать пункты «Поделиться» - «Получить публичную ссылку». Нажав на значок шестеренки в правом углу ссылки, можно настроить права доступа к элементу: задать ограничение использования по времени или защитить его паролем.
Обратите внимание! В демонстрационном режиме Битрикс24 публичные ссылки не создаются.
Внешний пользователь может посмотреть файл, сохранить его или отправить другому человеку. Программа, открывающая элемент, выбирается в разделе «Настройки» в левой части страницы – «Просматривать документы с помощью».
Обратите внимание! Возможности Битрикс24 позволяют вывести на экран все публичные ссылки раздела. Для этого воспользуйтесь фильтром в строке «Поиск».
Как получить ссылку на папку
Создать ссылку на папку можно аналогичным образом: выделить ее галочкой, нажать «Поделиться» - «Получить публичную ссылку». Сохранить можно заархивированную папку либо любой документ из нее. Для этого нужно нажать по меню слева элемента и выбрать нужный файл.
Обратите внимание! Публичную ссылку разрешается заблокировать, сдвинув бегунок в ее настройках. При потребности ее можно опять сделать активной, но адрес элемента при этом изменится.