Несмотря на широкий функционал, интерфейс Битрикс24 даже для чайников окажется прост в использовании. В статье мы пройдемся по пяти основным составляющим программы и разберемся как начать с ними работать. В этой инструкции для начинающих речь пойдет о Битрикс24, одном из самых популярных сервисов для эффективной онлайн-работы предприятия. Он предлагает изобилие решений по оптимизации бизнес-процессов и задач. Чем может помочь компании использование CRM-инструментов вообще и Битрикс24 в частности? Создавать и отслеживать выполнение задач внутри компании.
Собрать единый пул информации по клиентам, лидам, сделкам и проч.
Повысить производительность за счет встроенных инструментов по оптимизации рабочих процессов.
1. Запуск и регистрация
Перед тем как настроить Битрикс24 нужно зарегистрироваться на соответствующем сайте. Для этого:
- Перейдите на главную страницу регистрации, выберите быструю авторизацию.
- Укажите ваш номер телефона или почту.
- Нажмите «Продолжить регистрацию». Новый сервис будет создан автоматически.
После регистрации программа предложит варианты использования Битрикс24 в соответствии с вашими задачами. Инструмент можно выбрать сразу или определиться позже.
Регистрация бесплатная, по умолчанию у вас будет тариф «Проект», но при желании вы можете позже подключить одну из расширенных версий в разделе «Лицензия». Кстати, их можно бесплатно протестировать, программа предоставляет демо-период (30 дней), который поможет вам определиться насчет перехода на платную версию.
Вы можете присвоить свое имя компании и домена, сделать это можно в верхней панели, справа от названия программы. Платные версии позволяют полную смену доменного имени, в базовом можно изменить только префикс.
Установка Битрикс 24 на компьютер не требуется — сервис работает в браузере. Исключением из этого правила является коробочная версия — но это решение, как правило, не для начинающих.
2. Регистрация сотрудников
Предположим, регистрация прошла успешно. Но как работать в программе Битрикс24? Для начала нужно зарегистрировать сотрудников, сформировав структуру компании. Для этого:
- Перейдите в раздел «Сотрудники» — вкладка «Структура компании».
- Укажите руководителя.
- Добавьте подразделения компании (кнопка «Добавить подразделение» в правом верхнем углу).
- Нажмите кнопку «Пригласить сотрудников».
Приглашение можно выслать напрямую ссылкой, через почту и sms, а также посредством интегратора – партнера сервиса, который занимается настройками вашей компании.
При формировании быстрой ссылки вы можете указать, хотите ли вы чтобы она была открытой, или закрытой. При открытом типе перешедший по ссылке пользователь сразу сможет авторизоваться на портале. При закрытом пользователя сначала должен одобрить администратор.
Сотрудников можно объединять в различные рабочие группы: открытые, закрытые, группы с внешними подрядчиками и др. Вы можете распределять права доступа участников по своему усмотрению.
В базовом тарифе доступно подключение не более 12 сотрудников. Сотрудников можно перетаскивать из отдела в отдел с помощью мыши, ничего сложного.
Чтобы сотрудники включались в работу, вам не нужно будет писать для них инструкцию «Как работать в Битрикс24» — для их вовлечения существует «Живая лента», инструмент, схожий с лентой новостей в любой социальной сети. Здесь можно размещать полезную информацию для сотрудников, вовлекать их в обсуждение рабочих процессов, делиться новостями, файлами и событиями. Сообщения могут быть адресованы как всем сотрудникам, так и конкретной группе.
3. Загрузка рабочих файлов
Все документы, с которыми работает ваша компания, например типовые договоры или рабочие таблицы Excel, нужно добавить в «Битрикс24.Диск», чтобы они были в открытом доступе для ваших сотрудников. Чтобы сделать это:
- В разделе «Компания» откройте вкладку «Общий диск»;
- Загрузите все рабочие файлы, которые хотите выложить в открытый доступ для сотрудников компании.
Также можно воспользоваться фоновым приложением «Битрикс24» и синхронизировать портал с выбранной рабочей папкой на вашем компьютере, тогда файлы станут доступны в Битрикс24 без предварительной загрузки. Остальным сотрудникам тоже желательно синхронизировать свои рабочие папки с «Диском».
Списки рабочих контактов, таких как клиенты и лиды, можно загрузить в раздел «CRM» с помощью кнопки «Добавить контакт», либо импортировав их в формате таблицы «Excel» или .csv (если список экспортируется из почтового клиента).
Важно! Разные тарифы предоставляют разный объем для хранения файлов. Базовый тариф позволяет хранить не более 5 Гб. Если вам необходимо больше места, необходимо либо перейти на платный тариф, либо арендовать дополнительное пространство. Но об этом аспекте Битрикс24 — не в инструкции для начинающих.
4. Задачи
Итак, вы зарегистрировали клиента, добавили в программу сотрудников и все рабочие файлы. Можно переходить к постановке рабочих задач. Для этого:
- В разделе «Задачи и проекты» нажмите кнопку «Добавить задачу»;
- Назовите и опишите задачу. Если необходимо отслеживать ее прогресс, добавьте чек-лист;
- Укажите исполнителя, соисполнителя, постановщика задачи и наблюдателей, которые смогут комментировать рабочий процесс;
- Укажите сроки;
- Нажмите кнопку «Поставить задачу».
К любой задаче можно оставлять вопросы и комментарии.
После постановки задачи она появится в списках задач всех ответственных. Чтобы запустить задачу, нужно нажать кнопку «Начать выполнение», а по результату – кнопку «Завершить». По завершению задачи, руководителю приходит уведомление. Работу можно оценить, вернуть на доработку или принять.
Вы также можете создавать проекты и формировать рабочие группы, внутри которых будут созданы специальные задачи. Также вы можете создавать шаблоны задач, вести статистику их выполнения и учет временных затрат.
Все существующие задачи отображаются в подразделе «Задачи и проекты». Интерфейс будет отображаться в одном из трех вариантов: Канбан, Мой план, или диаграмма Ганта – вы можете выбрать наиболее удобный и информативный. Интерфейс этот прост и интуитивно понятен — можете не беспокоиться, у ваших сотрудников вопроса как работать в Битрикс24 не возникнет.
5. Коммуникация: чаты и телефония
Для осуществления внутренней коммуникации в Битрикс24 существует раздел «Чат и звонки». Вам доступен единый мессенджер, в котором можно создавать открытые и закрытые чаты, совершать видеозвонки и конференции, вести каналы.
Битрикс24 будет лучшей заменой рабочих чатов в различных неспециализированных мессенджерах благодаря взаимной интеграции: в чате доступны все загруженные рабочие файлы, можно формировать задачи опираясь на сообщения, создавать чаты групп внутри конкретных проектов. К тому же, в мессенджер уже занесены все зарегистрированные сотрудники – никого не нужно добавлять отдельно.
Для удобства попутно с веб-версией Битрикс24 можно использовать также и мобильное приложение, доступное для Windows, Android и iOS.
В разделе «Телефония» можно создать телефонную линию и настроить работу колл-центра. Здесь же можно смотреть отчет по совершенным звонкам и оценить работу операторов. В этом разделе можно:
- Привязать свой личный номер
- Арендовать номер
- Подключить уже существующую АТС
В подразделе «Права доступа» можно настроить уровень доступа к телефонии для каждого отдельного сотрудника.
Пример: организация простого бизнес-процесса
Одно из главных достоинств Битрикс24 — возможность автоматизировать рутинные бизнес-процессы. Это дополнительная функция, которая становится доступна на платных тарифах или в коробочной версии, но попробовать ее можно сразу — если включить «Демо-режим», пробный месячный период (переключение в правом верхнем углу, рядом с вашими фото и ФИО).
После этого «Процессы» буду доступны в разделе меню «Новости».
Что бы вам ни потребовалось автоматизировать: обработку клиентских запросов, выставление счетов, ведение сделок — именно с этим помогут бизнес-процессы. Тем более что Битрикс24 уже предоставляет ряд стандартных процессов, которыми пользуются все компании и которые можно завести в несколько кликов. Среди них — подача заявлений на отпуск или командировку, выдача денег, счета и исходящие документы; их можно увидеть в выпадающем подменю на скриншоте выше.
Предположим, мы решили автоматизировать подачу заявлений на отпуск. Даже стандартный бизнес-процесс нужно немного настроить под себя — назначить утверждающее и оформляющее лица. Однако это все, что от нас потребуется; настройка остальных стандартных процессов не сложнее.
Создать новый процесс можно из того же выпадающего подменю, где находятся стандартные, или по кнопке «Создать новый» на странице процессов. Вам нужно будет заполнить несколько полей:
- Как будет называться новый процесс.
- Описать в чем он, собственно, будет заключаться.
- Присвоить ему индекс сортировки — где в списке процессов он будет отображаться.
- По желанию можно также загрузить ему индивидуальную картинку.
В дополнительных вкладках на этой странице также можно будет настроить подписи разделов, элементов и т.п., касающегося процесса. А также настроить уровни доступа — раздать коллегам права работы с создаваемым процессом.
Когда вы нажмете «Сохранить», созданный процесс появится в общем списке. Настраивать его можно будет через пункт “Настройки” в выпадающем подменю.
Полезные советы в инструкции для начинающих по Битрикс24 вы можете прочитать, перейдя по ссылке ниже:
https://bitrix.hostportal.ru/instrukciya-dlya-nachinayushchih-bitriks24/
