Все гениальное просто. Нет никаких суперметодик и тайных знаний о том, как вдруг начать работать эффективнее в несколько раз. Но существуют проверенные рекомендации, следуя которым реально успевать многое, при этом качество работы сохранится. Банальные, кажется, вещи, но известные далеко не многим – всего несколько правил, способных наладить личный тайм-менеджмент.
Создайте план на день
Приходя в офис и садясь за рабочее место, не стоит начинать с мелких незначительных задач. Сделать себе кофе, полистать последние новости, промониторить социальные сети друзей можно и в обеденный перерыв. По статистике, утренние часы являются самыми продуктивными, поэтому правильнее и эффективнее будет потратить их на работу.
Чтобы вы не начали бесполезно заниматься браузингом с первых минут трудового дня, важно его распланировать. Как правило, это не занимает много времени, буквально 5-10 минут, а в итоге будет сэкономлен час-другой. В идеале составлять план лучше в вечернее время. И не на день, а на неделю. Даже если все задачи пока неизвестны, можно раскидать хотя бы глобальные.
Однотипные задачи выполнять лучше единовременно
Сгруппируйте задачи, которые предстоит выполнить в течение рабочего дня, по темам или другим принципам. Выполняйте их поочередно от простой к сложной или наоборот (как велит сердце и мозг).
Не хватайтесь за все сразу
Переключение с одного дела на другое и обратно ни к чему хорошему не приводит: много задач остаются незавершенными либо некачественно выполненными. Срываются дедлайны, руководитель или заказчик недовольны.
Следовать этому правилу относительно трудно, особенно, когда задач много и нужно успеть все. Но даже работая “на максималках”, не получится 100%-го результата. Попробуйте сделать так: определите, например, 3 основные цели на день и выполняйте их, делая небольшие перерывы между ними.
Будьте пунктуальными
Время – деньги. Чье-то время – не ваши деньги. Не выполняя что-то в срок, вы в буквальном смысле крадете у других. Поэтому не нужно опаздывать к началу рабочего дня, на летучки, планерки, созвоны и прочее.
Имея четкое представление о том, каким образом вы распоряжаетесь своим временем, такое слово как “дедлайн” пугающе звучать больше не будет.
Не беритесь за сложное в конце рабочего дня
Вернемся к статистике продуктивности человека в зависимости от времени суток.
Эксперты называют последние часы рабочего дня неподходящими для выполнения важных дел. Поэтому, если задача по прогнозам займет у вас больше полутора часов, оставьте ее до завтрашнего утра. А вечером можно проверить уже сделанные задачи на наличие ошибок, разгрести почту и прочее. Это даже не столько продуктивно, сколько помогает снять напряжение, и в то же время не будет ощущения, что занимаетесь бесполезными вещами.
Откажитесь от бессмысленного браузинга
Полистать свои соцсети, послушать музыку или посмотреть сериал можно в нерабочее время. Если у вас есть зависимость, то существуют специальные приложения, которые блокируют доступ к Фейсбуку, Инстаграм, ВКонтакте и другим развлекательным ресурсам.
Автоматизируйте самоконтроль
Бывает, что ситуация требует кардинальных решений, и простыми советами не обойтись. Тогда на помощь приходят разные приложения и ИТ-решения: планировщики, календари, CRM-системы и т.д.
Но самым эффективным способом руководители компаний считают системы учета рабочего времени. Одна из таких – CrocoTime:
- система отобразит, какое количество раз вы отвлекаетесь. За исключением перерыва на обед, программа фиксирует паузы в работе от 5 минут;
- вы самостоятельно можете составить рабочий план на день, неделю, месяц и так далее, следить за выполнением, считать затраты на проекты, вносить корректировки в график;
- CrocoTime будет напоминать вам о глобальных задачах и поможет отделять их от второстепенных. Агент автоматически отправляет любой сигнал о нарушении на почтовый ящик начальника. Это позволяет вовремя реагировать и минимизировать потери из-за игнорирования внутреннего распорядка.
Самодисциплина необходима в работе. Но если вы не можете отказать себе в удовольствии лишний раз побеседовать с коллегами, выпить кофе или посидеть в интернете, попробуйте демо-версию CrocoTime, чтобы оценить легкость и пользу программы. Даже за двухнедельный бесплатный период пользования можно увидеть собственные пробелы, сделать выводы и стать эффективнее.