Внедрение Битрикс24, создание системы повторных продаж, создание системы онлайн-брони студии
О компании
TVI — медиахолдинг, который занимается телерадиовещанием, производством аудио- и видеорекламы, а также её размещением на своих и партнерских площадках.
До нашей работы:
— Переписка по проектам велась в мессенджерах, из-за чего часть информации могла потеряться или быть непрочитанной.
— Менеджеры зачастую забывали про клиентов.
— Каждый менеджер работал так как ему лично было удобнее
— Отсутствовала система бронирования студии
После нашей работы
— Создано рабочее пространство над проектами. Все задачи фиксируются и назначаются ответственные
— CRM сама ведет менеджеров по продажам и напоминает им о клиентах
— Менеджеры работают по единому сценарию, благодаря чему появилась возможность анализировать узкие места в воронке продаж
— Создан интерфейс онлайн-бронирования студии
Исходное состояние компании
К нам обратился генеральный директор компании, так как ранее мы делали сайт для его другого проекта.
Наш бизнес-аналитик встретился с ним, чтобы детально обсудить задачи.
До того как обратится к нам, компания уже пыталась внедрить Битрикс24, но ошиблись в выборе исполнителя. В результате система была неудобной для работы: менеджеры не понимали, как ей пользоваться, руководство не получало необходимой аналитической информации.
Проблемы, озвученные клиентом
1. Разрозненность коммуникации между сотрудниками
Информация и поручения передавались в нескольких мессенджерах или на словах, из-за чего приходилось тратить время на поиски нужного, а поставленные задачи могли забыться и не остаться выполненными в срок.
2. Отсутствие системы отслеживания занятости студии
Требовалось создание прозрачной системы, где можно было в любой момент увидеть, когда студия свободна для планирования съемки.
3. Отсутствие системы контроля сотрудников и отделов
4. Информация от менеджеров по сделкам поступала слишком долго
5. Невозможность прогнозировать продажи
Дополнительные проблемы, выяснившиеся на встрече
1. Отсутствие системы работы с имеющейся базой
2. Трата 1/3 рабочего времени сотрудниками компании на формирование договоров и счетов
3. Отсутствие регламента продаж, поэтому каждый менеджер продавал как хотел, из-за чего невозможно было определить «узкие места» в воронке продаж
Задачи, стоявшие перед нашей командой
- Внедрение Битрикс24 для удобства пользования как менеджерам, так и руководителям: чтобы менеджеры не тратили время на рутинные задачи, а руководство получало необходимую аналитическую информацию в любое время
- Создание внутри Битрикс24 системы онлайн-брони студии, чтобы сотрудники могли видеть, когда студия свободна, и резервировать ее для реализации проектов.
- Создание системы повторных продаж для сезонных клиентов.
Процесс реализации проекта
Этап № 1. Аудит бизнес-процессов
Наш бизнес-аналитик провел интервью с клиентом, чтобы выяснить, как происходит процесс:
— обработки клиентов;
— передачи клиентов в отдел производства;
— производства;
— коммуникации между сотрудниками и отделами.
Формирование стратегии внедрения наш основе собранной информации
1. Ставить во главу процесса специфику работы компании.
2. Ориентироваться на автоматизацию и исключение лишних действий.
Этап № 2. Внедрение системы
Для выполнения задач компании требовалась облачная лицензия CRM+.
Наши специалисты провели техническую настройку Битрикс24:
— карточки сделки;
— карточки компании;
— карточки контакта;
— облачной АТС;
— стадии сделок;
— шаблонов документов;
— фильтров в CRM;
— прав пользователей;
— роботов;
— подготовки и импорт данных в Битрикс24;
— подключения почтовых ящиков.
Результат:
— Все звонки и заявки попадали в CRM-систему
— Сотрудники имели доступ только к той информации, которая им нужна была для работы
— Менеджеры больше не тратили время на составление договоров и счетов. Вся необходимая информация подтягивалась в шаблон из информации по сделке и отправлялась клиенту в автоматическом режиме.
Этап № 3. Создание системы повторных продаж
У компании около 30% клиентов — это представители бизнеса, которые заказывали размещение рекламы в определенный сезон.
Решение:
Мы проанализировали каждого такого клиента, выяснили сроки, когда они интересовались размещением рекламы. Завели карточку на каждого клиента, в которой создавали новую сделку, ставили задачу ответственному менеджеру созвониться с клиентом за месяц до назначенного срока.
Результат:
+17% в оборот компании в месяц от действующей клиентской базы.
Этап № 4. Создание системы брони студии
Так как в компании есть 2 студии для разных задач, и регулярно происходят съемки и записи рекламных роликов или прямые эфиры, нужно было создать интерфейс для того, чтобы сотрудники и менеджеры проектов видели, когда студия свободна и могли планировать работу над проектами.
Мы предложили несколько вариантов реализации, и заказчик утвердил тот, где использовался встроенный модуль «Календарь» в Битрикс24. Адаптировали его под данную задачу: создали студии, синхронизировали его с проектными группами, чтобы, когда проектный менеджер бронировал студию техническим специалистам (оператору, звукорежиссеру и пр.), автоматически ставилась задача, и они были готовы к работе, а все остальные сотрудники видели промежутки времени, когда студия занята, а когда свободна.Этап № 6. Обучение сотрудников
Мы провели 2 урока по работе в системе для линейного персонала и для руководителей компании. Добавили записи в облачное хранилище для будущих поколений.
Все сотрудники с удовольствием приняли изменения в компании и с энтузиазмом приступили к работе в новой системе.
А руководители смогли самостоятельно администрировать систему, не обращаясь к техническим специалистам, и формировать необходимые отчеты.
Хотите так же?
Оставляйте заявку на сайте, мы свяжемся с вами, чтобы обсудить вашу задачу и подготовить решение, которое позволит вашей компании стать быстрее, гибче и производительнее
