Большинство из нас крайне осторожно тратят деньги. Но мы едва задумываемся, на что уходит наше время. Однако, в отличие от денег, время не заработаешь. И первый шаг на пути к новому богатству — разумному распоряжению своим временем и роскоши иметь больше свободного времени — поверить в парадокс, что за меньшее время можно делать больше. И вот как этого можно добиться:
1. Автоматизируйте
Сегодня множество задач можно автоматизировать. Вот неполный список:
- Право: поиск данных, экспертиза договоров;
- Продажи: определение круга потенциальных клиентов (лидов), подготовка потенциальных клиентов, составление коммерческого предложения, подготовка к встрече, анализ клиентов, анализ конкурентов;
- Маркетинг: шаблоны для электронной почты и синдикация маркетингового контента, переформатирование контента, распространение контента;
- ИТ: резервное копирование данных, управление сетями, техобслуживание компьютеров, создание учетных записей, перенос файлов, извлечение данных;
- Кадры: планирование зарплат, рекрутинг;
- Разработка/программирование: скрипты копирования файлов и выполнения повторяющихся действий, оптимизация изображений;
- Поддержка клиентов: опросы и анкетирование, запросы клиентов.
2. Отдавайте на аутсорсинг
Процессно-ориентированные задачи, которые невозможно автоматизировать, следует делегировать или отдавать на аутсорсинг. Чтобы получить время, надо его потратить, но, как и в случае сложных процентов, в долгосрочном плане вы сэкономите гораздо больше, чем вложите. «Но я трачу на это всего несколько минут в день!» Даже если задача отнимает у вас пять минут в день, пять раз в неделю, за год набегает 15 рабочих дней, не считая когнитивных издержек переключения.
3. Используйте асинхронные коммуникации
Типичная ситуация: на регулярном трехчасовом собрании присутствуют 12 человек, когда у 10 из них полезной информации на пять минут. Если требуется обсуждение, планируйте более короткие встречи с шагом 15 или 30 минут. Если встреча необязательна (обычно это так), попробуйте применить мессенджеры, инструменты для командной работы и электронную почту.
4. Перестаньте относиться ко всем решениям как к важным
Сложно говорить об асинхронных коммуникациях, не упомянув решения, которые основатель Amazon Джефф Безос называет решениями первого и второго типа. К первому относятся крупные, сложные, необратимые и крайне важные решения. Решения второго типа обратимы. Если что-то не получилось, можно внести поправки, не причинив никакого вреда. Большинство наших решений относятся ко второму типу, и их нужно принимать быстро. Чем меньше решений вы относите к первому типу, тем меньше времени будет поглощаться встречами и коммуникациями.
5. Старайтесь объединять задачи
Многозадачность — это миф, и переключение между задачами снижает продуктивность и отнимает много энергии, но это не означает, что задачи нельзя объединять.
Кэтрин Милкман, экономист-бихевиорист из Уортонской школы бизнеса Пенсильванского университета, использует термин «сочетание приятного с полезным». Он подразумевает объединение того, что вы хотите сделать, с тем, что вам нужно сделать.
Предположим, физиотерапевт рекомендовал вам ежедневно три раза в неделю выполнять 30-минутную тренировку для развития подвижности. Эту задачу можно выполнить в сочетании с чем-то, что вы хотите делать, например, смотреть документальный фильм на YouTube или даже разговаривать по громкой связи.
Если не искать отговорок и вкладывать необходимое время в планирование рабочей и личной жизни, можно не только приобрести новое богатство, но и культивировать более содержательную жизнь, в которой будет меньше сожалений.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Стива Главески в HBR Россия «Ничего не успеваете? Вы тратите время не на то, что вам действительно нужно». Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru