Организация командировки – испытание для HR-специалистов, бухгалтеров, руководителей, рядовых сотрудников и других участников процесса. Ведь это всегда долго, нервно и дорого. Однако на рынке уже появились IT-решения, которые помогают оптимизировать рутину и забыть про сложности, актуальные ещё несколько лет назад.
В статье расскажем про насущные проблемы в организации командировок, которые можно легко решить с помощью одного удобного онлайн-инструмента.
Проблема №1. Слишком дорогие авиабилеты и проживание в отеле
Если вы привлекаете тревел-агентство, то вряд ли получите низкие цены, ведь его сотрудникам выгодно продавать более дорогие билеты и номера в отелях. Также они навязывают дополнительные услуги и берут комиссии.
Если же вы делаете все сами, то пользуетесь сервисами для обычных путешественников. А значит, вам недоступны дешёвые варианты билетов или гостиниц, которые входят в корпоративные программы лояльности.
Решение. Существует онлайн-сервис OneTwoTrip for Business, который даёт доступ к авиабилетам 800 авиакомпаний, железнодорожным билетам по России и Европе, а также номерам в 2 млн гостиниц. Всё без скрытых комиссий, сервисных сборов и с прозрачным ценообразованием. В среднем вы сможете экономить 30 % в год.
Проблема №2. Невозможно срочно забронировать билеты и проживание онлайн
С тревел-агентствами вас ждёт долгий процесс согласования через почту или по телефону: сначала их сотрудники подбирают варианты, потом отправляют заказчику, затем дожидаются согласования и только потом бронируют. Такая процедура приводит к тому, что варианты дешевле и лучше могут оказаться уже недоступными.
Решение. Через сервис OneTwoTrip for Business можно бронировать выгодные варианты буквально за пару кликов. Причём сервис даёт доступ к билетам на самолёт, поезд и отелям сразу. Не нужно искать их в разных приложениях: всё собрано в одном месте и автоматизировано.
Проблема №3. Сложный и долгий процесс оплаты
В крупных компаниях оплата поездок обычно занимает много времени. Сотрудники запрашивают авансовые деньги в головном офисе или у начальства и ждут их перечисления. А ведь за это время стоимость билетов и гостиницы может измениться.
Решение. У OneTwoTrip for Business удобная система оплаты – деньги на командировку лежат в системе на балансе. Если поездка срочная, не придётся ждать долгих согласований от начальства: достаточно перевести нужную сумму на депозит со счёта или оплатить корпоративной картой. Это занимает не больше трёх часов.
В личном кабинете можно выгрузить закрывающие документы. Кроме того, автоматическая система снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.
Проблема №4. Сотрудники не могут сами выбирать и бронировать билеты или жильё
Когда менеджер занимается организацией командировки, он думает о документах и бюджете, но никак не о комфорте и предпочтениях сотрудника.
Если же дать коллегам возможность самостоятельно выбирать жильё и билеты, это не только сэкономит ресурсы компании, но и повысит мотивацию специалистов – так вы покажете, что доверяете им.
Сейчас всё популярнее становятся командировки в формате bleisure (business and leisure), когда человек в деловой поездке совмещает работу и досуг. В таком случае удобнее самостоятельно контролировать все перемещения.
Решение. К личному кабинету OneTwoTrip for Business может иметь доступ столько людей, сколько вам нужно. При этом можно установить права и лимиты: например, по бюджету или количеству звёзд отеля. Сотрудник будет бронировать понравившуюся ему гостиницу, бухгалтер – проверять отчётную документацию, а руководитель – контролировать процессы.
Как избавиться от этих проблем одним махом и взглянуть по-новому на организацию командировок
Один из самых удобных и эффективных онлайн-сервисов для командировок – OneTwoTrip for Business – подготовил вебинар, который пройдёт 19 мая в 15:00. Он абсолютно бесплатный – нужно только зарегистрироваться.
На нём специалисты компании подробно расскажут о своей работе и ответят на самые популярные и актуальные вопросы:
- как бронировать авиа или ж/д билеты и отели без посредников и переплат;
- как сократить расходы на командировки в компаниях любого размера и автоматизировать тревел-процессы;
- как упростить менеджмент и учёт командировок;
- как пандемия изменила организацию командировок;
- как поехать в командировку во время пандемии;
- как эффективно работать с сервисом.
Если хотите упростить организацию командировок в компании и избавиться от старых насущных проблем, подключайтесь к вебинару 19 мая в 15:00. Вы сможете по-новому взглянуть на командировки и задать вопросы специалистам OneTwoTrip.