Электронный документооборот – что это такое, и для чего нужен?
Используя возможности сервисов ЭДО, участники сделки могут в ускоренном режиме обмениваться документами дистанционно. Это несложный процесс, в котором сможет разобраться даже неопытный пользователь. Для этого не нужно оканчивать курсы экономистов, бухгалтеров или программистов.
Документ можно готовить внутри системы, используя рекомендуемые шаблоны, или оформить файл, например, в Word, загрузить его и подписать электронной подписью (ЭП). Если нужно, чтобы контрагент со своей стороны тоже подписал форму, то нужно поставить отметку в окне рядом с надписью «Запросить подпись контрагента».
Документ, отправленный с помощью такой системы и подписанный ЭП, будет равен по юридической силе бумажной форме, и при необходимости его можно будет использовать для отстаивания своих интересов в каких-либо спорах.
Плюсом использования таких сервисов является полная сохранность документации, все отправленные или полученные формы представлены в личном кабинете пользователя.
В широком понимании инструментарий систем ЭДО подходит для двух видов сотрудничества:
- обмен документами внутри компании между ее специалистами – это внутренний обмен;
- обмен документами между несколькими компаниями – это внешнее взаимодействие.
Несмотря на развитость сервисов ЭДО, не все руководители компаний знают о них и не применяют в своей работе. Они предпочитают работать по старинке – например, для подписи договоров встречаться лично или отправлять бумаги почтой, курьером или сканы по e-mail. Но такой формат постепенно угасает, так как сегодня в бизнесе нужна скорость. К тому же это гораздо экономичнее: не нужно тратиться на бензин или такси, оплачивать услуги курьера, покупать принтер со сканером.
Если нужно организовать электронный документооборот внутри проекта, то для этого приобретается специальный программный пакет, устанавливается приложение от ЭДО на ПК или мобильное устройство и к нему подключаются все сотрудники.
Для организации внешнего обмена между двумя и более компаниями (онлайн-проектами) дополнительно нужен будет оператор ЭДО. Он обеспечит взаимодействие и передачу нужных данных среди участников сделок и проконтролирует процесс.
Кто может пользоваться системами ЭДО?
Выделим несколько групп пользователей, которые в своей деятельности могут и должны использовать такие сервисы:
- Крупные компании и онлайн-проекты. В больших учреждениях и бизнесе работает большой штат сотрудников, поэтому не всегда удается качественно проконтролировать их деятельность, документы могут потеряться, а крайнего потом не найдешь. Благодаря системе ЭДО все формы будут храниться в облачном хранилище, подключенные лица будут их видеть в своем личном кабинете, поиск осуществляется по фильтрам. И всегда будет понятно, на ком завис процесс.
- Малый бизнес. Небольшие организации тоже нуждаются в скорости работы. Контрагенты могут находиться на расстоянии сотен и даже тысяч километров, поэтому ЭДО позволяет быстро обмениваться таким сторонам документами. Например, руководитель некрупного проекта, который живет в Сочи, привлекает IT-специалиста из Москвы. Они заключают договор оказания услуг в сжатые сроки в сервисе ЭДО.
- Самозанятые. Для того чтобы легализовать свою деятельность и не бояться проверок ФНС, самозанятые лица должны иметь электронную подпись и пользоваться ЭДО. К таким специалистам у руководителей проектов будет больше доверия, и сами самозанятые будут подстрахованы от недобросовестных работодателей, так как они заключат договор оказания услуг и подпишут его в системе.
...
Коллеги, это еще не все - переходите на наш сайт "Азбука тендеров" и читайте эту полезную статью полностью. В продолжении разбираем сервисы электронного документооборота "Контур Диадок", "СБИС" и другие.
Заранее благодарим!
