Приветствую!
Многие при переписке, особенно деловой, часто используют электронную почту. Но тем не менее, некоторые не знают или не используют обычные правила делового общения. В этой статье я расскажу об этих правилах и дам пару советов, как понять, что ваш человек никогда не вел деловой переписки.
Снизу типичный пример письма невежи (я сам себе его отправил).
Разберем по порядку проблемы. Пойдем сверху вниз:
1. Аватарка
Если у Вас почта для делового общения, то не ставьте себе на аватарку: котиков, цветочки, пиксельные рисунки, своих детей и прочие изображения, которые не являются Вашим портретом или хотя бы логотипом компании, где Вы работаете. Левое фото со стоков тоже сразу видно
Правильно: Портрет автора или логотип компании
2. Имя
Всегда должны быть указаны Фамилия и Имя, ну или хотя бы только Имя. Желательно еще и на английском. Потому что если Вы указываете, например в резюме, что работали с половиной IT-компаний Калифорнии, а Имя в почте указано "Сергей" или еще хуже "Серёжа", то грамотный HR поймет, что Вы мягко говоря врёте. Перевести правильно имя на английский поможет Гугл переводчик
Неправильно: Серёга
Правильно: Полное ФИО на английском или на русском (если не работает с заграницей). Например: Arutyunov Sergey Vaganovich или Арутюнов Сергей Ваганович
3. Адрес почты
Если Вы работаете в компании, то пишите всегда с корпоративной почты с домена компании. Не пишите со всяких Яндексов и Мейлов. На крайний случай используйте Gmail. К Gmail больше доверия у заграничных коллег и доверия будет еще больше, если писать с корпоративной почты
Неправильно: @yandex.ru, @mail.ru
Правильно: @rogakopyta.com или gmail.com на крайний случай.
4. Тема письма
Всегда указываем тему максимально ёмко и кратко. Если темы нет, то нормальный человек вообще читать не будет
Правильно: Финансовый отчет за первое полугодие 2021 года.
5. Приветствие
Привет и добрый день/вечер/ночь - забыли сразу, особенно если пишите малознакомому человеку. Только "Здравствуйте" и всё.
Почему нельзя привет и добрый *время суток*? Привет - собеседник явно не ваш друг или родственник. Добрый *время суток* - Вы не знаете точно, когда собеседник прочитает ваше письмо.
6. ТЫ КТО???
Довольно важный пункт, который многие упускают. Собеседнику не понятно: кто Вы и почему Вы ему пишите. Всегда указывайте кто Вы и почему пишите, а только потом уже расписываете суть вашего письма. Это касается не только писем, но и сообщений в соц. сетях и мессенджерах.
Неправильно: Скидывают отчет
Правильно: Меня зовут *Ваше ФИО*. Я Вам пишу *почему Вы пишите данному человеку*.
7. Подпись
Тут её нет, чем бы было написано: Отправлено с iPhone или мобильной почты Mail.ru для Android. Это вообще тихий ужас и максимальное дилетантство.
Добавьте в настройки своего почтового клиента подпись с Вашем ФИО, должностью, названием компании, телефоном и адресом (компании), если он есть конечно.
Неправильно: Отправлено с iPhone
Правильно:
8. Имя документов (при наличии)
Название документов в примере - показывает отправившего как вчерашнего выпускника детского садика, ну или школьника. Название документа должно кратко, но и понятно говорить о его содержании. Человек должен быстро понимать, что это за документ, а не открывать его и смотреть, что там и потом переименовывать, ну или потом опять искать.
Неправильно: Otchet (1)
Правильно: Финансовый отчет за первое полугодие 2021 года. Арутюнов C.В.
ФИО можно не писать, если ваш отчет будет у получателя уникальным, но если такие документы должны ему отправить несколько человек, то лучше написать имя создателя документа.
