Умение расставить приоритеты означает получать максимум результата в ограниченное время, поэтому сегодня я решила собрать МЕГА-ПОСТ (почти) всех способов сделать это. Наслаждайся.
- Создать общий список и разбить его на этапы
Расставлять приоритеты можно на разных уровнях. Скажем, у тебя есть списки задач на день, на текущую неделю и на месяц. Но проблема в том, что эти списки часто не согласуются. Очень просто попасться в ловушку срочных дел на сегодня, которые ну никак не приближают к более серьезным целям на месяц или год.
Значит, начать надо с того, чтобы объединить все свои задачи. Создай мастер-список со всеми текущими и будущими целями и задачами.
Следующий шаг — разбить задачи от большего к меньшему. То есть из списка целей на год выбираешь цели на месяц, оттуда — на неделю и, наконец, на день. Таким образом ежедневные задачи будут соответствовать основным целям.
- Разделить по эффективности и затратам ресурсов
Когда будешь составлять списки, вспомни про принцип Парето: 20% действий приносят 80% результата.
- Ранжировать по методу Ivy Lee
Несмотря на все старания, в списке срочно-важного часто оказывается слишком много задач. Чтобы ограничить себе выбор, воспользуйся методом Ivy Lee, который придуман еще сто лет назад.
- в конце рабочего дня запиши шесть задач, которые необходимо выполнить завтра. Не больше шести!
- расставь эти задачи в порядке приоритета;
- на следующий день начни с самого первого пункта и не отвлекайся на другие, пока не закончишь;
- перейди к следующей задаче, если еще есть время;
- оставшиеся задачи перепиши в список на следующий день.
Повторять алгоритм, пока дела не закончатся. Это работает, потому что ты делаешь выбор заранее, не отвлекаешься на панику "а что же мне делать", а значит концентрироваться над задачей становится легче.
- Разделить задачи, сходные по важности, по методу АБВГД
Метод Ivy Lee элементарен, но не всегда просто расставить приоритеты. Как понять, что в список попадают самые важные задачи?
Чтобы как-то ранжировать дела примерно одинаковые по важности, подходит метод АБВГД, который придумал Брайан Трейси — консультант, тренер по личному и профессиональному развитию. Работает так:
- пройдись по списку и раздели задачи на категории от А до Д, где А - самые важные;
- каждой задаче из группы А присвой порядковый номер - опять же, по важности;
- повтори то же самое для остальных групп.
Смысл в том, что так возникает еще один уровень приоритизации: без метода АБВГД различить задачи А3 и Б1 практически невозможно.
- Начать день с лягушки
Это отсылка к Марку Твену: "If you have to eat a live frog, it does not pay to sit and look at it for a very long time!". Не жди, а начни день с самой важной задачи. Завершив большое, может даже пугающее, дело самым первым, ты неизбежно вдохновишься и задашь настроение на весь день.
Обращаю внимание: я определяю лягушку как "важное", а не как "противное". С противными делами стоило бы разобраться, откуда они вообще в твоём списке.
- Помнить о гибком планировании
Расстановка приоритетов — это отчасти догадки. Мы не знаем, сработают ли наши идеи, какие возможности и неожиданные препятствия встретятся. Иногда кажется, что нельзя отказаться от цели, ведь "уже столько времени и сил ушло". Но это время в любом случае не вернуть, так не лучше ли вложить его в полезное дело, если ты понимаешь, что приоритеты изменились?
- Матрица Эйзенхауэра
Мы анализируем соотношение предполагаемый результат/затраченный ресурс. Результат я определяю как движение к нашим стратегическим целям. Ресурс – сколько тебе субъективно нужно усилий.
Первыми нужно делать дела, дающий максимум эффекта и требующие минимум ресурса.
Составить план дня, позвонить ключевому партнеру или клиенту — вот пример таких занятий.
Вторые в очереди — дела, дающие много эффекта и требующие много ресурса. Поработал — получил, так сказать.
Тут обучение и большие проекты. Эти дела дробятся на части и выполняются по частям.
Мало ресурса, но и мало результата. Если нечем заняться или устали, а поделать что-то хочется, то можно перейти к этим делам. Но зачем?) Если всё сделано правильно, то они отвалятся сами собой, как те ветки от дерева.
И любимец большинства — мало эффекта и куча ресурса. Ты прям пашешь, пашешь, а результата — пшик.
Но вот матрица говорит тебе: «А результат-то где?». Короче, эту хурму мы не делаем вообще.
- Стратегия Уоррена Баффета (или стратегия 5/25)
Шаг 1: выписать 25 основных целей
Создать список из 25 карьерных целей, которых вам хотелось бы достичь в течение жизни.
Шаг 2: выделить 5 главных целей
Когда напишешь свои 25 пунктов, выдели 5 самых главных. Придется подумать, потому что на первый взгляд все кажется одинаково важным.
А что насчет остальных 20 целей?
"Ну, первые пять — это мой основной фокус, но и об остальных 20 я не забуду, буду периодически над ними работать, когда появится возможность", - подумаешь ты. Но Уоррен Баффет с тобой не согласится.
Шаг 3: сфокусироваться на основной пятерке и сказать "нет" всему остальному
"Все пункты, которые ты не обвел, переходят в список "избегать любой ценой". Несмотря ни на что, ты не должен обращать на них внимания, пока не достигнешь пяти главных целей", - говорил Баффет.
Здорово заканчивать день и чувствовать, что он прошел не зря. Приоритизация в этом поможет, но надо представлять, сколько ты реально можешь работать. Если планировать дела на 16 часов в сутки, провал неизбежен. Поэтому помни о "planning fallacy" — главной ошибке планирования: часто задачи занимают гораздо больше времени, чем кажется, и делай поправки на внезапные помехи вроде срочных совещаний или дополнительных задач от начальства.
Выбирай с умом, и каждый день будет приближать тебя к цели.
_ _ _ _ _
Sabelis I. (2001). Time management. Time & Society, 10(2-3), 387-400.
George D. (2012). A practical application of time management. Time Management (ed. T. Stoilov), 49.
Buehler R., Griffin D., Peetz J. (2010). The planning fallacy: Cognitive, motivational, and social origins. In Advances in experimental social psychology (Vol. 43, pp. 1-62).