Периодически в комментариях к моим статьям читатели с претензией и недовольством отмечают, что я пишу прописные истины.
А я просто обожаю именно их!
Потому что как раз за счёт того, что они такие вот прописные (давно известные, очевидные, простые), они затираются, забываются, теряются и замыливаются.
И перестают применяться.
Сегодняшняя прописная истина:
Никогда-никогда-никогда не отпускайте сотрудника выполнять задачу, пока не убедитесь, что он понял её именно так, как нужно! А чтобы убедиться - спросите об этом его самого.
Зачем вообще у взрослого компетентного человека спрашивать, что он понял?
Необходимость такого вопроса (я его называю проверка понимания) связана с очень простой мыслью:
Очень часто сотрудники понимают задачу по-своему!
Для примера - сегодняшние утренние сообщения от действующего руководителя.
[10:02, 19.03.2021] : Сегодня утром применил это на практике. Реально получил не корректный ответ на понятие поставленной задачи. Поправил.
[10:03, 19.03.2021] : Сделал выводы, над чем нужно поработать перед постановкой задачи.
Не всегда дело в руководителе. У этого процесса (разного понимания задачи) есть две группы причин:
1. Причины, связанные с руководителем.
- говорит расплывчато (очень много общих слов типа "быстро", "качественно" и т.п.),
- говорит непонятно (не учитывая уровень компетенции сотрудника),
- даёт только часть информации (забыл, потерял, не подумал),
- обесценивает важность задачи,
- говорит излишне эмоционально, что заставляет сотрудника концентрироваться не на задаче, а на эмоциях и т.п.
(Подробнее про типовые ошибки в постановке задачи в этой статье)
2. Причины, связанные с сотрудником.
- не слушает, пропускает мимо ушей,
- одновременно думает о чём-то своём (или о другой задаче) или делает что-то своё,
- неосознанно фильтрует информацию (из-за существующих установок и стереотипов),
- автоматически ориентируется на прошлый опыт (в том числе с других мест работы),
- действует по пути наименьшего сопротивления (упрощает решение задачи) и т.п.
Вот и получается, что если прямо здесь и сейчас не уточнить у сотрудника, что он понял, - он пойдёт выполнять что-то своё, а не то, что сказал руководитель.
Как спросить, чтобы не обидеть, но в понимании убедиться?
Для начала - о том, как делать не надо)))
Абсолютное большинство руководителей, поставив задачу, на автомате задают закрытый вопрос:
1. ВСЁ ПОНЯТНО?
2. ЕСТЬ ВОПРОСЫ?
И...
Не получают никакой полезной информации о понимании задачи!
Потому что на первый вопрос сотрудник отвечает - УГУ, на второй - НЕА, а руководитель не может оценить, понял сотрудник задачу или нет!
Есть ещё один типовой вариант такого вопроса:
ЧТО НЕПОНЯТНО?!
Он конечно по форме открытый, и вроде как предполагает развёрнутый ответ. Но за счёт формулировки, явно намекающей на некомпетентность, не работает. Мало кому хочется признаваться в том, что что-то непонятно.
Теперь - что сработает))
Если сотрудник неопытный (новенький) - с ним проще. Ему подойдут простые формулировки, ориентированные на подробное повторение:
- Повтори пожалуйста.
- Зачитай по своим записям, что ты будешь делать.
- Расскажи, в какой последовательности будешь выполнять.
Если сотрудник опытный - любая из подобных формулировок его заденет, либо вызовет саркастическую реакцию.
Что однако, не отменяет возможности разного понимания задачи!
Поэтому с опытным сотрудником ориентируйтесь не на дословное повторение, а на втягивание его в диалог, который уже покажет чёткость понимания задачи.
Здесь помогут вопросы, уточняющие мнение, типа:
- Что думаешь по этому поводу?
- Что можешь посоветовать от себя?
- Как лучше будет это сделать?
- Как думаешь, какие сложности могут возникнуть в процессе выполнения?
- На что стоит обратить особое внимание в этой задаче?
Кстати, такого рода вопросы опытному сотруднику ещё и выступают в качестве нематериальной мотивации, так как подчёркивают его компетентность и важность его мнения для руководителя.
А вы проверяете понимание задачи при её постановке? А ваш начальник у вас уточняет этот момент?)
___________________________
Ещё полезные статьи про постановку задачи:
