Прошлый год полностью изменил наши привычные взгляды на общение с коллегами, партнерами и клиентами. Основная часть коммуникаций полностью перешла в онлайн. И даже традиционные очные встречи, без которых раньше казалось невозможным провести эффективные переговоры, ушли на второй план.
Однако несмотря на то, что мы уже давно живем в таких условиях, многие до сих пор допускают массу ошибок при ведении переговоров онлайн (и при переписке, и во время видеозвонков).
Эксперты Русской Школы Управления подготовили несколько рекомендаций по ведению деловых переговоров онлайн, которые помогут сделать их максимально эффективными.
Главные правила ведения онлайн-переговоров
1. Разберитесь со всеми техническими проблемами
Мы уже год работаем в режиме постоянных удаленных совещаний, поэтому проблемы со связью и другие технические сбои не могут быть уважительной причиной вашего неактивного участия в общении с партнерами или клиентами. Это, скорее, скажет о вашей неподготовленности и несерьезном отношении к делу.
Читайте на медиапортале Русской Школы Управления: Сложные переговоры в новых условиях
Перед началом онлайн-переговоров обязательно нужно проверить качество связи, звука и видео, а также подумать о максимально
нейтральном фоне (без лишних предметов на заднем плане). Помехи, шумы и плохая картинка могут негативно повлиять на то, как собеседник воспримет и поймет информацию, которую вы хотите донести.
2. Следуйте правилам делового онлайн-этикета
Есть несколько базовых правил делового этикета, которые помогают создать максимально комфортные условия для продуктивного общения.
- Способы коммуникации
— Заранее уточняйте какому каналу связи вашему собеседнику удобнее общаться. И если он уже начал общение с вами в определенном мессенджере, то не нужно переносить разговор в другой мессенджер.
— Не пользуйтесь аудиосообщениями в деловой переписке. Такой формат многих раздражает. К тому же, сложнее потом найти нужную информацию — приходится все еще раз прослушивать.
- Тонкости деловой переписки
— Не отправляйте текстовые файлы картинкой. Это очень неудобно, если нужно скопировать какой-то текст. Приходится перепечатывать вручную.
— Указывайте подробную контактную информацию в подписи. Это поможет вашему собеседнику достучаться до вас по другим каналам связи, если вы будете недоступны.
- Тонкости деловых онлайн-звонков
— Заранее согласовывайте дату и время звонка, не звоните без предупреждения.
— Заранее готовьте повестку встречи и направляйте участникам переговоров.
— Фиксируйте письменно все договоренности и после разговора подтверждайте их с собеседником. Если в дальнейшем возникнут разногласия, это поможет урегулировать спорные моменты.
3. Учитывайте особенности переговорных техник в онлайне
В целом, в онлайне отлично работают те же техники, что и при ведении классических переговоров. Однако есть несколько важных тонкостей, которые нужно учесть:
- Если вы ведете переписку и не уверены, что какие-то эмоционально окрашенные моменты будут правильно восприняты собеседником, то лучше проговорите это по телефону.
- Не стесняйтесь переспрашивать, если что-то не поняли. Это можно сделать, сославшись на проблемы со связью.
- Не используйте фразу «Я Вас услышал», так как она часто воспринимается негативно. Лучше заменить ее на «Я Вас понял».
- Во время видеозвонка очень важно поддерживать визуальный контакт и не отвлекаться от разговора. Онлайн-собеседник очень остро реагирует на потерю контакта.
Хотите освоить навыки успешного ведения переговоров? Регистрируйтесь на тренинги Русской Школы Управления по переговорам и коммуникациям.
