Помните детскую игру, где нужно найти десять отличий? Она полезна и для взрослых: чтобы прокачивать свои слабые стороны и вырасти как профессионал, нужно отслеживать, как было и как стало. Это правило работает и в рекрутменте: хотите стать супер-профи, вводите в привычку регулярный анализ. Собрали для вас параметры в подборе, на которые стоит обратить внимание.
Цифры или экспертная оценка — на что обращать внимание
Вы просмотрели огромное количество резюме — это хорошо или не совсем? Вы встали на путь супермена или зря потратили время? Любые цифры важны не сами по себе, а внутри конкретных ситуаций, поэтому в подборе лучше комбинировать количественные и качественные параметры оценки.
Количественные параметры — это любые цифры, которые только можно придумать: сколько резюме посмотрели, сколько тестовых прилетело на почту, как быстро закрыли вакансию, сколько новичков прошли испытательный срок. Хорошо, если у рекрутера все это собрано в одном месте и и в одном формате, еще лучше — если в компании используют специальный софт, например, CRM для рекрутмента. В такой системе проще и удобнее работать с информацией.
Качественные параметры — это экспертная оценка, субъективное мнение участников найма, которое формируется во время работы. Проще говоря, что думаете о подборе вы, ваш начальник или линейный руководитель. Скажем, в этом месяце закрыли на 20 % больше вакансий, чем в предыдущем, но линейный руководитель не доволен. Чтобы прояснять такие ситуации, регулярно собирайте обратную связь у всей команды. Это покажет позицию каждого участника и поможет настроить сильный процесс найма.
Разбираем цифры
Количественных параметров подбора очень много — от числа закрываемых вакансий до специального коэффициента, который показывает продвижения сотрудников внутри компании. Мы выбрали самые простые и универсальные — они работают и в большой федеральной сети, и в маленьком стартапе.
1. Сколько вакансий закрыли
Базовый показатель, который далеко не все правильно оценивают. Разберем типичные ошибки:
— Не смотреть, за какой сезон статистика: нормально, что летом и во время праздников закрывается меньше вакансий — это особенности рынка труда, а не леность рекрутера.
— Не учитывать сферу подбора и уровень вакансий: искать студента без особых навыков на простую позицию и супер крутого эксперта в редкой области — разные задачи; первого будет искать неделю, второго — месяцами. Похоже это работает со стартовыми позициями и руководящими должностями.
— Не учитывать особенности региона: неправильно сравнивать динамику поиска в Москве и в маленьком городке — если вы ищете химика на производство где-то на периферии, морально готовьтесь к трудностям.
Когда сравниваете количество закрытых вакансий, помните о контексте. Смотрите цифры не помесячно (январь и июнь одного года), а за одинаковые месяцы или сезоны в разные годы (январь за этот и за предыдущий год). Обращайте внимание на сферу, уровень должности и регион закрытия вакансии. Если руководство недовольно низким выхлопом, разберитесь, это ваш косяк или причина в особенностях найма? Если второе — объясните, что нельзя за одинаковое время найти помощника кондитера в кофейню и ведущего инженера в крупную компанию, поэтому нормально, что количество закрытых вакансий отличается от месяца к месяцу.
2. Как быстро закрыли вакансии
Этот показатель связан с предыдущим — чем быстрее закрываете вакансии, тем больше позиций покроете за месяц или другие отчетные периоды. Поэтому советы здесь те же — учитывать особенности вакансий.
Несмотря на объективные внешние факторы, есть стопроцентный способ ускорить подбор — использовать специальный софт. Львиная доля поиска — это всякая рутина: записать резюме в базу, написать письмо-отказ, ответить соискателям и линейным руководителям по почте. Включается человеческий фактор: руководитель забыл ответить на письмо, нужно написать еще раз, сработала спам-система и соискатель не получил письмо-подтверждение на обработку персональных данных.
Представьте, как сильно ускорится подбор, если рекрутер сосредоточится на стратегических задачах вместо рутины?
Например, облачная CRM-система для рекрутмента Talantix — это общее рабочее пространство, доступное в режиме 24/7. Рекрутер загружает резюме в один клик, больше никаких писем почтой — линейные руководители оставляют комменты прямо в системе, прямо отсюда можно слать письма соискателям, учтен закон о персональных данных.
Cовет : Намечайте сроки под каждую вакансию отдельно, согласовав их с линейным руководителем. Например, задача — найти топового IT-специалиста со сложным стеком технологий и с релокацией зарубеж. Вы знаете, что это непростой кейс и даете себе больше времени. Старайтесь реалистично оценивать сроки — чтобы они челленджили вас, но при этом не становились причиной стресса.
3. Сколько стоило закрытие одной вакансии
Здесь придется вспомнить школьные уроки математики, но не пугайтесь — на самом деле все просто. Стоимость закрытия вакансии считается по формуле:
(внутренние расходы компании на подбор + внешние расходы компании на подбор) : количество новых сотрудников за отчетный период.
Внутренние расходы — это все, что компания тратит на свой персонал:
- зарплаты рекрутеров, бонусы и прочие плюшки;
- расходы на реферальную программу (бонусы для сотрудников);
- административные расходы: на печать резюме, чай или кофе для соискателей (если это оффлайн-собеседование);
- расходы на софт для подбора;
- расходы на профессиональные тренинги для рекрутеров компании.
Внешние расходы — это инвестиции компании, которые работают на привлечение новых кандидатов:
- размещение вакансий на платных площадках;
- траты на платные инструменты продвижения для вакансий;
- участие в работных ярмарках, выставках и конференциях.
Чтобы рассчитать стоимость закрытия вакансии, например, за квартал, нужно приплюсовать внешние и внутренние расходы на подбор за этот период и разделить полученную сумму на количество нанятых за это время сотрудников.
Если внимательно следить за этим показателем, можно пересмотреть процесс подбора: сократить траты на что-то убыточное (например, отключить неэффективные работные площадки) и перенаправить на более перспективное — например, на разработку и внедрение реферальной программы, если ее еще нет в компании.
Экспертная оценка
Есть мнение, что экспертная оценка — это только слова и впечатления. Но нет: любое личное мнение важно и нужно подкреплять данными. Помните об этом, внедряя практику обратной связи в компании: «мне не нравится, как работает рекрутер» — это не экспертная оценка, а только оценочное суждение. А вот «я заметил, что у нас выросли затраты на платные площадки для размещения вакансий, а скорость подбора при этом осталась такой же» — это уже факт, с которым можно работать.
1. Насколько качественно закрыли вакансии
Этот параметр не универсальный и оценивают его от компании к компании по-разному: для кого-то качество — это про скорость или про количество нанятых людей. Кто-то смотрит, сколько было принятых и отвергнутых офферов. Кто-то отслеживает, какой процент новичков проходит испытательный срок и насколько они остаются в компании.
Хорошая идея — сформулировать свой подход в зависимости от целей бизнеса и регулярно, например, раз квартал, мониторить результаты. Это может быть детальный отчет, по которому начальник, линейные руководители и рекрутер проводят небольшое совещание и определяют цели на новый период.
Здесь на помощь может прийти CRM для рекрутинга: например, в Talantix в два клика можно распечатать детальный отчет со всеми нужными данными:
2. Обратная связь и работа в команде
Как часто вы снимаете обратную связь и разбираете ситуацию при мелких разногласиях? Большинство ответит, что далеко не всегда, а ведь это плохо влияет на процесс подбора. Здоровый подбор — когда каждый понимает, что он делает, какую пользу это приносит компании и как это отражается на коллегах.
Особенно это важно сейчас, когда многие компании из-за пандемии перешли на удаленку. Когда мы не все вместе в одном офисе, даже легкий рассинхрон может обернуться катастрофой. Поэтому введите в практику делать короткие созвоны каждый день и более длительные раз в месяц.
Научитесь честно говорить о вещах, которые вызывают тревогу или создают дискомфорт. Например, рекрутер беспокоится, когда линейный руководитель долго не отвечает на письмо с подборкой резюме. Время идет, вакансия становится неактуальной для соискателей, поиск нужно начинать сначала. Может, руководитель загружен, и нужно поменять формат взаимодействия? Обсуждать резюме не в почте, а во время созвона. Или предложить начальству инвестировать деньги во внедрение CRM для рекрутмента, где можно комментировать соискателей прямо в системе и передвигать на другие этапе по воронке подбора.
Аналитика и обратная связь — секрет вашего роста
Аналитика подбора — ваш ключ к росту. Не обязательно отслеживать все и сразу, начните с простых, но важных показателей. Помните, что хороший анализ — это про баланс цифр и экспертной оценки. Вот наши советы:
- Анализируя, сколько вакансий закрыто, учитывайте контекст ситуации. Смотрите цифры не помесячно (январь и июнь одного года), а за одинаковые месяцы или сезоны в разные годы (январь за этот и за предыдущий год). Обращайте внимание на сферу, уровень должности и регион закрытия вакансии.
- Предложите руководству выделить бюджет на софт для рекрутмента: это поможет сократить рутину, чтобы переключиться на стратегические задачи, а значит — повысить продуктивность работы.
- Рассчитайте по формуле стоимость закрытия одной вакансии и следите за этим показателем. Это поможет сократить траты на что-то убыточное (например, отключить неэффективные работные площадки) и перенаправить на более перспективное — например, на разработку и внедрение реферальной программы.
- Отличайте экспертную оценку от оценочного суждения: первое всегда подкреплено данными.
- Отталкиваясь от целей бизнеса, дайте определение параметру «качество закрытия вакансий». Когда есть определение, регулярно оформляйте детальный отчет и проводите ретро. Вместе с начальником, линейными руководителями и другими участниками подбора обсуждайте процесс, результаты и ставьте новые цели.
- На забывайте про обратную связь. Введите в практику делать короткие созвоны каждый день и более длинные каждый месяц. Научитесь открыто и честно говорить о вещах, которые вас тревожат или создают дискомфорт, предлагайте решения.
