У многих при одном только слове «командировка» в голове невольно возникают образы чеков, документов и прочей волокиты, которая может выбить из колеи надолго. Возможно, поэтому все больше компаний обращаются в агентства, которые занимаются планированием и осуществлением любых бизнес-путешествий профессионально. В последние годы сотрудники многих компаний уже не хотят, чтобы за них составляли поездку, выбирали отель и варианты перелетов, и стараются сами принимать максимальное участие в планировании своего путешествия. Боссы и рады: это помогает работникам психологически подготовиться к командировке, а также демонстрирует доверие со стороны начальства.
Технологии ушли достаточно далеко, чтобы удовлетворить тягу работников к самостоятельному планированию, в то же время, не обременяя занимающиеся командировками отделы: Агентство АВИА ЦEНТР для оптимизации своих рабочих процессов создало онлайн-систему, а затем доработало ее и превратило в инновационный продукт — Colibri.travel.
Для работников
Онлайн-система Colibri позволяет автоматизировать бронирование туристических услуг для деловых поездок и управлять всеми процессами, контролировать их и экономить время и ресурсы. Кроме того, Colibri дает возможность всем вовлеченным в планирование командировки работникам решать связанные с путешествием вопросы без назначения, отнимающих время встреч.
Достаточно лишь наличия интернета и учетной записи в этой системе — и сотрудник может согласовать все составляющие своей поездки с руководством, выбрать более удобные ему варианты размещения и перелетов, выгрузить все документы по командировке и не забыть о паспорте, визе и медицинской страховке. Кроме того, он может воспользоваться специальным приложением для смартфона со всеми этими данными непосредственно в поездке, получать уведомления, позволяющие не пропустить рейс, не проспать деловую встречу и вовремя вызвать такси.
Для компаний
Для самой корпорации, Colibri — тоже очень удобный инструмент, ведь можно задать даты, верхние планки затрат на перелет или размещение для разного уровня сотрудников, а также легко поработать с документами, выгрузить все необходимые данные в свои корпоративные системы и сформировать отчеты. Все это — при круглосуточном доступе к службе поддержки от сервиса.
Colibri можно интегрировать в корпоративную систему компании, как это сделали уже многие наши клиенты, — для автоматизации процессов оформления командировок в целом или, например, для организации конкретного мероприятия и связанной с ним логистики.
Интеграция Colibri с ServiceNow
Среди клиентов Colibri есть российская страховая компания на несколько тысяч сотрудников, которая интегрировала онлайн-сервис с внутренней платформой управления цифровыми процессами ServiceNow.
Таким образом, компания автоматизировала процесс оформления деловых поездок: после одобрения командировки со стороны начальства в системе, подчиненный может самостоятельно забронировать билеты и проживание, его билеты и ваучеры отобразятся в личном кабинете системы ServiceNow, в которую также подтянутся и все финансовые данные. Colibri позволяет настроить систему, исходя из условий travel-политики компании, в соответствии с которой сотрудник будет выбирать рейсы и классы перелетов и размещения.
Интеграция Colibri с платформой регистрации на мероприятие
Еще один клиент использовал наш сервис для приглашения и оплаты путешествия на свое мероприятие двум сотням журналистов.
После интеграции Colibri с платформой регистрации на мероприятие, гости смогли оформить билеты на самолет или поезд, выбрав их из нескольких рейсов по каждому направлению и из нескольких классов. В выборку попали только отвечающие требованиям организаторов мероприятия варианты, а доступ к своим билетам гости имели через личный кабинет на сайте мероприятия.
Модуль 1С Colibri.travel
У многих наших клиентов также востребована интеграция с программой «1С-Бухгалтерия», для которой уже готова доработка — ее нужно только установить и настроить.
Модуль 1С Colibri.travel предназначен для ускорения обработки отчетных документов по командировкам. После установки необходимо его синхронизировать его с аккаунтом в Colibri. С его помощью бухгалтер будет выбирать в программе сотрудников и документы — счета, акты, счета-фактуры на наземные услуги и сборы, авансовые отчеты и так далее — для работы с ними.
Использовать онлайн-систему Colibri для всех командировок сотрудников своей компании, только для каких-то отдельных мероприятий или интегрировать ее в свою внутрикорпоративную систему — решать вам. Ознакомиться с Colibri можно получив к ней пробный доступ. А если такая высокая технологичность пока еще пугает, можно обратиться за помощью к живым профессионалам или начать планировать очередную командировку самостоятельно.
