895 подписчиков

Полезные инструменты для командной работы на удаленке

4 марта 20214 мар 2021

28 мин

Оглавление

Управление проектами
Asana
Trello

Традиционно в конце каждого года издатели Оксфордского словаря выбирают слово или словосочетание, наилучшим образом описывающее год. 2020 был настолько насыщенный, что вместо одного слова лингвисты составили список из 16 таких слов . А вне общего рейтинга особое внимание заслужило слово “remotely” ("удаленный", “дистанционный”) – как изменившееся за год сильнее всего. Если ранее люди чаще использовали его в сочетании со словами “остров”, “деревня”, локация”, а также “мониторинг” и “контроль”, то теперь все больше говорят об удаленной работе и обучении.

Кто-то уже полностью переформатировался на работу в дистанционном режиме, а кто-то до сих пор находится в поиске удобных инструментов для организации рабочего процесса. Особенно это касается командной работы, ведь нужно обеспечить полноценное взаимодействие между всеми членами команды. Предлагаем ознакомиться со списком полезных сервисов и программ, которые помогут продуктивно работать из любой точки мира (или хотя бы дома).

Управление проектами

Возможно, раньше вы вели проекты в электронных таблицах или с помощью других офисных приложений, но они были недостаточно эффективны из-за ограничений в функциональности. Сегодня существует множество специальных платформ для Enterprise Performance Management (EPM) – управления проектами, которое обеспечивает видимость всех процессов. Почти каждый такой сервис на своей главной странице уверяет, что “это удобный мощный инструмент для командной работы” и “здесь вы получите единое решение для всех задач”, поэтому выбор может оказаться затруднительным. Чтобы определиться с платформой, изучите, отвечает ли она вашим первоочередным требованиям: возможностям гибкого планирования, анализа и создания отчетов, автоматизации процессов, учета времени, управления бюджетом или, например, быстрой коммуникации. А мы пока остановимся на двух полюбившихся многим инструментах.

Asana

Asana помогает четко выстраивать стратегии, последовательности процессов и распределять планы на каждый день. Вы можете настраивать визуализацию своему вкусу: в виде списка, досок или графиков. Каждый проект делится на задачи, для которых можно устанавливать приоритетность, сроки и назначать ответственных. Крупные задачи можно делить на более детальные, а с помощью дополнительных расширений можно оценивать затраты времени на выполнение отдельного шага. При этом вы не запутаетесь в собственных задачах, ведь каждый день для вас формируется to-do список с запланированными делами, а повторяющиеся рабочие процессы можно автоматизировать.

Для координации с командой в приложении предусмотрено множество функций:

чат под каждой задачей;
формы с запросами;
обмен обновлением статуса о выполнении задачи;
возможность добавлять вложения и т. д.

И даже если вы никогда не пользовались подобными сервисами, начать работу не составит никакого труда, ведь Asana может предложить более 50 шаблонов проектов, которые можно адаптировать под свои потребности. А широкий спектр интеграций поможет вам связать приложение с инструментами, которыми вы уже привыкли пользоваться: Gmail, Microsoft Teams, Slack, Zoom, Salesforce, Jira и др.

Стоимость: тариф Basic – бесплатно, тариф Premium – от $10,99 за пользователя в месяц, тариф Business – от $24,99 за пользователя в месяц, индивидуальные цены в тарифе Enterprise.

Trello

В отличие от предыдущего сервиса, это приложение не похвастается продвинутыми функциями планирования и распределения нагрузки, поэтому его вряд ли назовешь полноценным программным обеспечением для управления проектами. Однако для кого-то простота является не недостатком, а, наоборот, преимуществом. Не хотите долго разбираться в настройках масштабных платформ, и вам просто нужно получить быстрое представление о том, на каком этапе находятся задачи? Используйте Trello.

Наглядность прогресса достигается за счет использования канбан-досок: каждая карточка с задачей располагается в столбце соответствующего этапа. Это может быть не только логика “запланировано – в процессе – сделано”, а и, например, некая цепочка последовательности действий, например, “создание макета – согласование с клиентом – верстка”.

В карточках можно собрать максимум информации о задаче:

добавлять расширенное описание;
присоединять участников;
ставить метки для фильтрации;
назначать сроки выполнения;
прикреплять вложения;
оставлять комментарии.

Trello позволяет настраивать кнопки создания карточек и досок, создавать шаблоны для повторяющихся задач, а благодаря функции автоматизации можно настраивать команды и триггеры на основе правил. Например, при переносе карточки в определенную колонку для нее установится заданный срок выполнения или по умолчанию добавятся участники.

Приложение совместимо с другими инструментами – Dropbox, Google Drive, Slack, Confluence, Evernote, Jira и др. Кроме этого, множество дополнений позволит расширить возможности Trello: использовать тайм трекер, проводить голосования, составлять красивые отчеты, настраивать кастомные поля и т. д.

Стоимость: есть бесплатный тарифный план и Business Class – от $10 за пользователя в месяц. Для крупных компаний предусмотрен тариф Enterprise с индивидуальным просчетом стоимости.

Другие популярные решения для ведения корпоративных проектов, на которые стоит обратить внимание: Wrike , Toggl Plan , Monday , Zoho Projects , Basecamp , Podio .

Общение: видеосвязь и мессенджеры

Большинство людей не любит смешивать личные переписки с рабочими, поэтому для общения внутри команды лучше уйти от привычных Telegram, Viber и WhatsApp. К счастью, удобных альтернатив предостаточно.

Slack

Корпоративный мессенджер Slack позиционирует себя как единую платформу для общения в команде при организации рабочего процесса. Здесь можно обмениваться мгновенными текстовыми сообщениями, совершать голосовые звонки (как внутренние, так и на номера мобильных операторов) и проводить видеоконференции, а создание отдельных каналов способно заменить длинные цепочки электронных писем.

Каналами удобно пользоваться для:

обсуждения различных проектов – вы привлекаете только задействованных сотрудников;
общения внутри и между отделами компании – например, создать диалог с IT-специалистами по вопросам ПО и багов;
коммуникации с партнерами и сотрудниками на аутсорсе – Slack позволяет объединять в одном диалоге различные организации.

Конечно, вы можете воспользоваться и личной перепиской для прямого общения. В мессенджере можно прикреплять файлы, тегать весь канал или отдельных участников. Реализован удобный поиск по сообщениям и вложениям. Особым преимуществом сервиса является возможность интеграции со многими популярными приложениями. Так, вы сможете согласовывать отпуска и заявки на командировки с помощью AttendanceBot или Google Таблиц, создавать напоминания о важных задачах из Google Календаря и т. д. Кроме этого, Slack уделяет большое внимание защите данных, что будет особенно актуальным, если вы беспокоитесь о цифровой безопасности.

Стоимость: бесплатная версия, Standard – от $6,67 за активного пользователя в месяц, Plus – от $12,50 за активного пользователя в месяц, тарифный план Enterprise Grid обсуждается в частном порядке с отделом продаж.

Workplace от Facebook

Если вы привыкли зависать в этой известной соцсети, то в Workplace будете чувствовать себя как рыба в воде. Сервис предназначен для корпоративного общения и использует те же функции, что и Фейсбук, включая ленту новостей, группы и видеозвонки в режиме реального времени. Нет, сотрудники не увидят, что вы постили сегодня смешное видео с животными — ваши аккаунты в Workplace и Facebook никак не связаны. Это также означает, что ваши рабочие данные не будут использоваться для таргетинга рекламы в соцсети. В Workplace рекламы нет.

Что дает приложение кроме привычного интерфейса?

Удобный чат для обмена мгновенными сообщениями.
Обмен файлами.
Проведение опросов.
Голосовые звонки и проведение видеоконференций без кодов доступа и ограничений по времени. Правда, объединить на таком собрании можно максимум 50 человек.
Живые видеотрансляции, где можно в реальном времени оставлять комментарии, вопросы и реакции. Есть функция добавления субтитров и перевода на другой язык. И даже если вы пропустили трансляцию, наверстать упущенное легко — видео автоматически публикуются в группе.
Возможность создания библиотеки знаний для хранения всех необходимых руководств для работы.
Интеграция более чем с 50 популярными сервисами, среди которых Google Workspace, Office 365, Dropbox, Zoom, Salesforce и др.
Персонализированная лента новостей у каждого сотрудника, подобранная искусственным интеллектом.

Стоимость: Workplace предоставляет бесплатную версию тарифа Advanced на 30 дней, стоимость которого по окончанию пробного периода составляет $4 за пользователя в месяц. Расширенные возможности доступны в тарифе Enterprise, в котором необходимо платить $8 за пользователя в месяц.

Google Meet +Google Chat

Безусловное преимущество использования гугловских продуктов – их автоматическая интеграция друг с другом. Согласитесь, удобно сразу из Календаря с мероприятиями перейти в онлайн-видеовстречу или отправить другим участникам приглашения по почте. Помимо этого, важной составляющей видеоконференций является безопасность и конфиденциальность данных. Именно на этом делает акцент Гугл, представляя свой продукт Google Meet.

В зависимости от тарифного плана можно проводить совещания с числом участников до 250 человек, а также использовать дополнительные функции:

демонстрация экрана;
сохранение записи встречи;
интеллектуальное шумоподавление;
автоматические субтитры (пока доступно только для английского языка);
прямая трансляция в домене до 100 000 зрителей.

Также доступна совместимость с другими платформами для видеоконференций, а пользователи индивидуального тарифа могут создавать специальный номер для подключения к встрече без доступа к интернету, например, в дороге.

Еще один простой и удобный инструмент экосистемы – Google Chat. Он создан для личных и групповых переписок и может использоваться в качестве отдельного сервиса или в Gmail. Для ведения проектов можно организовывать виртуальные комнаты, чтобы совместно работать над документами из офисного пакета Гугла, создавать общие задачи и мероприятия, а также упрощать работу с помощью ботов и подсказок. Как и в Meet, в Chat поддерживается подключение внешних пользователей.

Стоимость: для Google Meet есть бесплатный план, в рамках тарифного пакета Google Workspace Essentials за каждого активного пользователя оплачивается $8 в месяц. Индивидуальная стоимость – в тарифе Google Workspace Enterprise.

Google Chat доступен только в платных тарифных планах Google Workspace: $5,40 за пользователя в месяц в Business Starter, $10,80 – в Business Standard, $18 – в Business Plus. Для каждого пакета можно выбрать бесплатный 14-дневный период.

Zoom

Эта платформа не нуждается в особом представлении. Сначала она стала одним из самых популярных сервисов для конференц-связи, а затем получила новую волну славы, но уже печальной: из-за уязвимостей в безопасности пароли и личные данные многих пользователей были раскрыты, а в видеовстречи могли вторгнуться взломщики. После этого разработчики внесли много изменений, а сами пользователи стали лучше разбираться в настройках приватности. Если вы уверены, что способны обеспечить своим данным безопасность, используйте возможности Zoom для различных видов связи:

видеоконференции до 500 человек;
широкие функции телефонии, в том числе международной;
трансляции для неограниченных аудиторий на YouTube, Facebook Live и в индивидуальных службах потокового вещания;
видеовебинары с функциями шэринга экрана, опросов, текстовых чатов, устного перевода, записи и расшифровки. Отдельно стоит выделить возможность интегрироваться с CRM и системами автоматизации маркетинга для сбора информации об участниках.

Стоимость: цены в Zoom дифференцируются в зависимости от продукта — конференции, телефония, вебинары и т. д. Для видеоконференций можно использовать базовый бесплатный тариф, $149,90/год оплачивается за лицензию в плане “Профессиональный”, $199,90/год – в плане “Бизнес”, $240/год – в плане “Предприятие”. Есть комплексные пакеты Zoom United с различными комбинациями сервисов.

Еще несколько платформ, где можно организовать продуктивное общение с командой: Skype , Discord , Flock , Microsoft Teams .

Офисные пакеты

Облачные сервисы для создания офисных документов хороши тем, что вам не нужно по несколько раз пересылать коллеге и скачивать один и тот же файл для совместного редактирования. Не нужно покупать лицензионное ПО для установки, искать его взломанную версию или бесплатные аналоги с меньшим набором функций. Компьютер не забивается десятками файлов, и вас не настигнет досадная ситуация, когда вы пришли наконец поработать в офис, но забыли скинуть на флешку нужный документ.

Сервисы Google

К офисным приложениям Google относятся Документы , Таблицы , Презентации и Формы . Первые три способны заменить продукты потребительской версии Microsoft Office. А с помощью Google Форм можно создавать удобные опросы и веб-формы для коллег и клиентов.

Приложения офисного пакета Google поддерживают большинство популярных форматов файлов, поэтому вы сможете редактировать и просматривать файлы, созданные и в других программах. К тому же, настроив офлайн-доступ, можно редактировать документы без подключения к интернету.

Работать над одним файлом могут несколько пользователей одновременно, а все изменения сохраняются автоматически. При этом в документе отображается, в каком месте вносит изменения другой пользователь, поэтому вы с коллегой не заполните случайно одну и ту же ячейку. В настройках доступа также можно ограничить редактирование, предоставив только право комментирования и внесения предложений.

Совместное редактирование документа Google

Стоимость: можно использовать бесплатно, а также во всех тарифах Google Workspace, о которых мы упоминали ранее.

Кстати, в eSputnik также предусмотрено управление пользователями . Вы можете назначать сотрудникам различные роли в зависимости от их обязанностей и контролировать, к каким функциям в системе они имеют доступ.

Microsoft 365

В Microsoft 365 входят привычные приложения Office в сочетании со всеми преимуществами облачной платформы. Это значит, что ваши документы всегда будут под рукой на любом устройстве, а редактировать их можно совместно с коллегами в режиме реального времени.

Переход на Microsoft 365 имеет два основных преимущества: во-первых, сотрудникам не нужно переучиваться и привыкать к новым интерфейсам других приложений. Во-вторых, сервисы постоянно обрастают новыми полезными функциями, и вы сразу получаете все обновления. Например, встроенный редактор теперь умеет не только указывать на ошибки, но и проверять текст на плагиат. А благодаря функции Presenter Coach в PowerPoint можно отрепетировать речь для презентации без “эээ” и “ммм”: искусственный интеллект будет информировать вас о монотонности, запинках и словах-паразитах (пока поддерживается только английский язык, но планируется ближайшее внедрение и других).

Помимо классических офисных приложений, Microsoft 365 включает OneNote, Publisher (только для ПК) и Access (только для ПК). Используя его с другими продуктами корпорации – Microsoft Teams, OneDrive и т.д., – вы создадите единое рабочее пространство с инструментами для бизнеса.

Стоимость: есть бесплатная версия. Также приложения Office можно купить в отдельном пакете без корпоративной почты и Microsoft Teams с оплатой $8,25 за пользователя в месяц. Также эти сервисы входят в другие тарифные планы: Business Базовый ($5/мес. за пользователя), Business Стандарт ($12,50/мес. за пользователя), Business Премиум ($20/мес. за пользователя). Любую из версий можно бесплатно попробовать в течение 1 месяца.

Казалось бы, зачем искать альтернативы топовым офисным приложениям? Но если они все-таки по какой-то причине вас не устраивают, присмотритесь к следующим вариантам: Zoho , Only Office , Quip .

Облачные хранилища

Выбор облачного сервиса на первый взгляд очевиден: работаешь с Gmail и гугловским офисным пакетом – пользуйся Google Диском, работаешь в экосистеме Microsoft – вот тебе, пожалуйста, OneDrive. А если пользуешься совсем другими инструментами? А если нужно загрузить очень тяжелый файл? А если на первом месте безопасность данных? Пройдемся по основным особенностям популярных (и не очень) облачных хранилищ.

Google Диск

Предлагает бесплатно 15 ГБ для хранения данных, а в стандартных тарифах – до 5 ТБ для каждого пользователя. Кроме этого, можно получить “столько места для хранения, сколько вам нужно” по индивидуальной цене.
Поддержка более 100 типов файлов, загрузка и хранение файлов высокого качества без сжатия.
Совместная работа над файлами. Можно просматривать, кто изменял файлы в течение 30 последних дней, и вернуться к какой-либо предыдущей версии.
Возможность настроить офлайн-доступ к файлам и работать с ними без интернета.
Совместимость с большим количеством сторонних сервисов и широкий список дополнений, увеличивающих возможности работы с хранилищем.

Десктопная и мобильная версии Google Drive

Стоимость: бесплатная версия, стандартные тарифы Google Workspace ($5,40-18/мес. за пользователя, а также индивидуальный тариф)

OneDrive

Объем хранилища бесплатной версии – 5 ГБ, бизнес-тарифы предлагают максимально 25 ТБ для одного пользователя.
Режим общего редактирования.
Журнал с историей изменения файлов.
Поддержка загрузки файлы размером до 100 ГБ.
Возможность предварительного просмотра файлов более 320 форматов.
Для защиты файлов можно устанавливать пароли и ограничивать время общего доступа.

Стоимость: бесплатный тариф; в рамках тарифов Microsoft 365 Business – от $5/мес. до $20/мес. за пользователя; только хранилище – $5/мес. или $10,50/мес. за пользователя.

Dropbox

Бесплатное хранилище в 2 ГБ, неограниченный объем в тарифе Advanced.
Легкое восстановление удаленных файлов и старых версий файлов с помощью 30- или 180-дневного журнала.
Гибкие настройки доступа, совместная работа.
Функция Dropbox Transfer для пересылки файлов до 100 ГБ за один раз.
Инструменты повышения продуктивности вроде заметок, списка задач и напоминаний (да, такое есть не только у Google и Microsoft) и широкие возможности интеграций.

Стоимость: бесплатный Basic тариф; бизнес пакеты предлагают варианты с месячной оплатой $12,50 или $20 за пользователя, а также индивидуальную стоимость под ваши запросы. Есть 30-дневный бесплатный период.

Mega

При регистрации пользователь получает 15 ГБ дискового пространства и может бесплатно увеличить его до 50 ГБ, выполнив определенные действия. Используя профессиональный план, вы получите 16 ТБ на диске.
Нет ограничения в размере загружаемого файла.
Добавлять файлы в вашу папку могут пользователи, не зарегистрированные в сервисе.
Тарифы значительно ниже, чем у конкурентов.
Сервис делает на ставку сквозное шифрование с помощью пароля от аккаунта, убеждая пользователей в максимальной безопасности. Это также означает, что при потере пароля и ключа для его восстановления доступ в вашим данным будет утрачен.

Стоимость: бесплатно, индивидуальные тарифы – от $49,99 до $299,99 в год (или от $4,99 до $29,99 ежемесячно), бизнес тариф – €10 за 1 пользователя в месяц.

pCloud

10 ГБ для пользования в свободном доступе, до 2 TБ в премиум-версиях
Возможность оплатить пожизненную подписку, избегая ежемесячных и ежегодных платежей.
Можно загружать файлы любого размера.
Функция расширенной истории позволяет сохранять все изменения файлов в течение 360 дней, благодаря чему можно восстанавливать данные в течение года после их удаления или редактирования.
Компания позиционирует себя как “Самое безопасное облачное хранилище в Европе” и даже устраивала pCloud Encryption -челлендж по взлому своей системы. Пока никто не прошел:)

pCloud

Стоимость: свободный тариф; индивидуальные планы: “Премиум” (€47,88/год или €175 разовый платеж на всю жизнь), “Премиум Плюс” (€95,88/год или €350 разово); бизнес тарифы стартуют от €7,99 за пользователя в месяц.

Говоря о защите данных в общем, большинство файлообменных хостингов придерживаются принципа: повышенный уровень безопасности за повышенную стоимость.

Ознакомьтесь с предложениями других сервисов: Box , MediaFire , SpiderOak , iDrive , Яндекс.Диск .

Mind Mapping

Не хватает офисного флипчарта, чтобы поделиться с коллегами своей идеей? Запутались в какой-то логической цепочке? В условиях удаленной работы доску и цветные маркеры заменяют сервисы для создания интеллектуальных карт. Помимо яркой визуализации, они дают много удобных возможностей, доступных только онлайн.

Miro

В Miro у вас не закончится пространство для рисования. Помимо бесконечного холста сервис предлагает множество инструментов для создания ярких схем: различные цвета маркеров, геометрические фигуры, стикеры, медиафайлы (картинки, видео, pdf-файлы и т. д.). Работать над доской можно синхронно с другими участниками команды, при этом обсуждая задачи в текстовом, голосовом или видеочате. Для Miro доступно 20+ интеграций, а также есть возможность поделиться результатом в блоге, на сайте или в социальных сетях.

Стоимость: тариф Free – бесплатно; тариф “Team” – $8 за пользователя в месяц, “Business” – $8 за пользователя в месяц, индивидуальный просчет в тарифе “Enterprise”.

Mindmeister

Провести мозговой штурм, наглядно объяснить сложный бизнес-процесс или раскрыть некие связи с помощью схем в Mindmeister не составит никакого труда, ведь его интерфейс простой и понятный, а библиотека содержит более 300 000 шаблонов.

Интеллект-карта в Mindmeister

Этот веб-ресурс также позволяет загружать различный медиаконтент и работать над одной доской совместно с коллегами. Кроме этого, благодаря встроенному виджету MeisterTask его можно использовать и как планировщик задач. Отдельные шаги вашей схемы можно назначать коллегам в виде заданий, устанавливать их приоритетность, задавать сроки выполнения, а также отправлять напоминания о них по электронной почте. При этом режим истории поможет отследить, что, когда и кем было выполнено.

Стоимость: базовый бесплатный тариф; платные пакеты предполагают $2,49, $4,19 и $6,29 за пользователя в месяц.

diagrams.net

Красивые картинки и продвинутые фичи – это, конечно, хорошо, но большинство таких благ доступно в приложениях только в платных версиях, причем зачастую в самых дорогостоящих. В базовом плане вы можете быть ограничены даже количеством ментальных карт, которые можно сохранить в своем аккаунте. Если вы не гонитесь за эффектной визуализацией и расширенными функциями, выберите вариант “бесплатно, без регистрации и смс” – сервис diagrams.net.

Схема в diagrams.net

Здесь можно создавать сколько угодно диаграмм, блок-схем и интеллект-карт. Для их построения вы найдете самые необходимые инструменты, при этом все функции приложения остаются бесплатными. В diagrams.net не получится работать одновременно с другими пользователями, зато сервис интегрируется с Google Workplace, Google Диском, OneDrive, Office 365, GitHub, Dropbox и др., а также имеет множество вариантов для сохранения готового результата – от простой ссылки до изображения или html-файла.

Стоимость: бесплатно.

Выбрать другой ресурс для mindmapping вы сможете, ознакомившись с нашей статьей .

Сервисы тайм-менеджмента

Удаленная работа предполагает как соблазн отвлечься на личные дела или неважные мелочи, так и вероятность засидеться над проектом допоздна, ведь вам не нужно спешить домой. Как результат – рассинхронизация с командой, или вы просто не можете вспомнить, сколько времени у вас заняла та или иная задача. В таком случае на помощь приходят приложения для учета рабочего времени и борьбы с прокрастинацией.

Focus Booster

Простой “помидорный” таймер. Помогает сосредоточиться на выполнении поставленной задачи. Затраченное время можно отслеживать в удобных отчетах, фильтруя записи по дате или клиенту. Доступна ручная корректировка времени, если вы вдруг забыли включить таймер.

Стоимость: свободный бесплатный тариф, индивидуальный план – $2,99 в месяц за пользователя, профессиональный – $4,99 в месяц за пользователя. Можно попробовать бесплатно в течение 30 дней.

Toggl Track

Мощный инструмент для анализа рабочего времени. Сервис позволяет запускать таймер в один клик в расширении браузера, веб-, настольном или мобильном приложении, а также автоматически отслеживать время в зависимости от сайта или ПО, с которым вы работаете в данный момент. Интеграция с календарем и другими приложениями (Asana, Todoist, Trello и еще 100+) поможет определить не только чем были заняты ваши коллеги ранее, но и какие задачи у них запланированы на ближайшее время. Это позволит не отвлекать их в нужный момент или определиться со временем проведения совместных мероприятий.

Кроме этого, с помощью Toggl можно отслеживать прямую связь между доходом от проекта и временем, затраченным на него. Прогнозируйте сроки, бюджеты, наблюдайте прогресс и возможные отклонения – инструменты оценки и система оповещений помогут оптимизировать рабочий процесс.

Интерфейс Toggl Track

Стоимость: бесплатная версия, тариф “Starter” – от $9/мес. за пользователя, тариф “Premium” – от $18/мес. за пользователя, индивидуальные расценки в пакете “Enterprise”.

Calendly

Приятный и удобный сервис, который “договорится” за вас о ваших встречах. Calendly подключается к календарям (Google, iCloud, Outlook или Office 365) и показывает, когда вы доступны. Поделитесь ссылкой на свою страницу с коллегами и клиентами, чтобы избавиться от типичных вопросов “А когда бы вам было удобно…?”. Сервис имеет гибкие настройки для планирования, поэтому вы можете оградить себя от неожиданных запросов на встречу через 2 минуты, а интеграция со сторонними приложениями поможет полностью автоматизировать процесс записи.

Стоимость: базовый бесплатный тариф, версия “Премиум” – $8/мес. за пользователя, версия “Pro” – $12/мес. за пользователя.

Worldtimebuddy

Работаете в международной команде? Оставайтесь тактичными и не беспокойте коллег в слишком позднее или слишком раннее время. Разницу часовых поясов не обязательно держать в голове, для этого достаточно держать под рукой страницу сайта worldtimebuddy.com. Здесь вы можете добавить интересующие вас города и сверяться с конвертером времени при решении различных вопросов.

Часовый пояса в Worldtimebuddy

Стоимость: бесплатно.

Другие помощники для эффективного управления временем: I Done This , Weekdone , RescueTime , Harvest .

+ Несколько неочевидных, но полезных сервисов

Возможно, организовывая удаленную работу команды, вы не подумали сразу об этих инструментах, но они точно могут вам понадобиться в определенный момент.

Корпоративная база знаний

Хранилище инструкций, регламентов и любых других документов с FAQ, касающихся работы вашей компании, будет актуальным не только при онбординге новичка. Время от времени сотрудники задают друг другу типичные вопросы, а в бизнес-процессах возникают нововведения. Кроме этого, каждый работник получает свой бесценный опыт, которым, возможно, стоит поделиться с коллегами. В таких случаях корпоративная библиотека знаний поможет каждому быстро находить нужную информацию, не отвлекая других, и тем самым экономя их время.

Конечно, организовать knowledge base можно внутри рабочего пространства, которое вы уже используете. Некоторые программные продукты, например, Workplace , Битрикс24 , 1С , Flowlu , уже содержат в себе решения для создания базы знаний.

Если вы не работаете в таких системах, то можете просто создать общедоступную папку с нужными материалами на облачном сервисе или специальные разделы в вашей корпоративной платформе. С одной стороны, вы реализуете ведение множества задач в одном месте и не потратитесь на дополнительный софт. С другой, такие базы могут быть недостаточно гибкими. Чтобы пользователь мог эффективно использовать библиотеку знаний, нужно в первую очередь обеспечить четкую структурированность информации и ее легкий поиск. С такой задачей справляются специальные ресурсы, которые создают полноценное корпоративное wiki-пространство.

Atlassian Confluence

Документы оформляются в виде красивых веб-страниц, которые поддерживают изображения, карты, таблицы и т. д.
Упрощенный поиск благодаря дереву страниц и ярлыкам.
Настройки конфиденциальности позволяют делать документы доступными для всех или отдельных команд.
Принимать участие в редактировании могут несколько пользователей одновременно.
Есть функции назначения задач, привязки к календарю, упоминаний участников и чат с эмоджи и гиф-анимациями.
Большая библиотека шаблонов для различных отраслей и множество возможностей для интеграции.

Пример страницы в Atlassian Confluence

Стоимость: тариф Free, версия “Standard” – $5/мес. за пользователя, версия “Premium” – $10/мес. за пользователя, тариф “Enterprise” – стоимость по запросу.

MediaWiki

Позволит вашей базе знаний выглядеть как страницы Википедии.
Бесплатный ресурс вне зависимости от количества пользователей и объема контента (возможна оплата только за сервер).
Редактировать могут все пользователи, но при этом сохраняются предыдущие версии. Доступ к правкам можно ограничить.
Изначально платформа не обладает большим количеством функций, но существующие дополнения значительно увеличивают ее возможности. Кроме этого, MediaWiki – это продукт с открытым исходным кодом, поэтому нужное расширение можно дописать самому.

Стоимость: бесплатно.

Хранить важные знания также можно на DokuWiki , Zoho Wiki , Яндекс.Вики .

Удаленный доступ

“Я ничего не трогал, оно само сломалось”. Работая в офисе, вы могли позвать на помощь сотрудника из IT-отдела (или любого другого знающего коллегу), чтобы разобраться с какими-то настройками. Решить такие вопросы при дистанционной работе помогут программы для удаленного доступа. Они также могут быть полезны, если вы работали на разных компьютерах и не сохранили нужный файл в облако или на съемный диск. Иногда в таких случаях проще получить доступ к устройству, самому найти и скопировать документ, чем пытаться вспомнить и объяснять коллеге, в какой из “Новых папок” нужно искать.

TeamViewer

Доступен для большинства платформ, в том числе мобильных.
Простое подключение с помощью id и сгенерированного пароля.
Возможность предоставлять доступ только к определенным программам
Поддерживает передачу файлов.
Есть функции конференции для демонстрации экрана другим пользователям, записи сеансов на видео, а также текстовый и голосовой чат.
Поддержка с выходом за пределы экрана – приложение для дополненной реальности TeamViewer Pilot позволяет оценивать состояние оборудования, механизмов и других объектов с помощью камеры смартфона.

Приложение TeamViewer Pilot

Стоимость: бесплатная версия, лицензия Business – $24/мес., лицензия Premium – $39/мес., лицензия Corporate – $73/мес.

AnyDesk

Кроссплатформенность и стабильность работы даже в старых версиях операционных систем (например, Windows 7, если все еще кто-то ей пользуется:)).
Простая передача файлов и удаленная печать.
Доска для рисования инструкций, запись сеансов, презентации и чат для общения.
Возможность эффективного использования с низкой скоростью соединения.
Автономная работа без доступа в интернет при подключении к собственной сети.
Гибкий подход к конфиденциальности и настраиваемые решения для предприятий с индивидуальными политиками безопасности.

Стоимость: бесплатный тариф, план “Lite” – €8,49/мес., план “Professional” – €16,99/мес., план “Power” – €41,99/мес.

Добраться к другому компьютеру вы можете еще при помощи Chrome Remote Desktop , Real VNC , Remote Utilities .

Менеджеры паролей

Мы уже перечислили столько сервисов, что можно сбиться со счета. Чтобы выбрать для себя лучшие варианты, нужно не только почитать обзоры и отзывы в интернете, но и самому познакомиться с программой, попробовать различные функции и просто понять, насколько вам приятно работать с ней. Большинство платформ предлагают авторизацию с помощью аккаунтов в Google, Microsoft, Apple или социальных сетей. Но если вы предпочитаете регистрацию через емейл и пароль, рано или поздно можно запутаться и забыть данные для доступа. К тому же, вы наверняка имеете несколько учетных записей в приложениях, которые уже используете в работе. Чтобы не терять время на восстановление доступа через почту (а иногда туда добавляется и телефон) и не беспокоить лишний раз ваших администраторов, используйте менеджеры паролей, которые помогут запомнить нужные данные. Уделите внимание их политике безопасности, чтобы освободить свою память и в то же время оставаться уверенными в надежности хранения данных.

Dashlane

Совместимость со всеми популярными ОС и браузерами.
Автоматическое заполнение форм сохраненными паролями.
Функция прикрепления файлов и создания заметок.
Возможность предоставить доступ к своей учетной записи доверенному лицу без раскрытия паролей.
Разделение личных и рабочих аккаунтов.
Отслеживание состояния вашей безопасности в сети и оповещения об утечке данных.
Архитектура безопасности с нулевым разглашением, которая обеспечивает, что доступ к вашим данным имеете только вы. Разработчики сервиса утверждают, что у Dashlane ни разу не было нарушений безопасности.

Стоимость : бесплатно, тариф “Team” – $5/мес. за пользователя, план “Business” – $8/мес. за пользователя.

NordPass

Мультиплатформенность и поддержка множества браузеров.
Хранение неограниченного количества паролей и заметок.
Автоматический ввод данных при входе в приложения.
Создание списка доверенных контактов для безопасной передачи данных.
Сортировка паролей по категориям.
Сканирование утечки данных, выявление слабых мест в безопасности и рекомендации по ее улучшению.
Возможность импорта из другого менеджера паролей.
Протокол с нулевым разглашением, двухфакторная аутентификация и защита с помощью биометрии.

Десктопная и мобильная версии NordPass

Стоимость: бесплатно, индивидуальный тариф стартует от $1,49/мес., бизнес-тарифы – от $3,59/мес. за пользователя.

С точки зрения удобства использования и надежности также хорошо себя зарекомендовали LastPass , 1Password , LogMeOnce , RoboForm .

Возможно, в вашем личном списке тоже есть инструменты, которые вы однозначно могли бы посоветовать другим? Поделитесь с нами в комментариях, чем бы вы дополнили подборку. Тенденции remote work уже надежно закрепились в обществе, поэтому ваш опыт наверняка будет полезен:)