Получите более эффективную работу со своим почтовым ящиком Gmail при помощи этих советов и приемов, которые превратят вас в профессионала в использовании электронной почты.
Если вы ежедневно используете Gmail на компьютере для работы или личного пользования - или и то, и другое одновременно, как и я, - извлекаете ли вы большую пользу из почтового клиента Google? Gmail имеет множество функций, которые могут помочь вам лучше управлять постоянным потоком сообщений в ваш почтовый ящик Gmail и из него.
Я предлагаю семь основных советов, которые помогут вам стать профессионалом в почте Gmail. Если вы уже используете их все, поздравляем. Если нет, попробуйте включить хотя бы один или два в свой распорядок, если не весь комплект. Вы будете благодарить себя в конечном итоге.
1. Отключите раздражающе шумные переписки по электронной почте.
Застревание в групповой переписке на ноутбуке может раздражать не меньше, чем групповой текст на телефоне. В течение рабочего дня у вас достаточно отвлекающих факторов, особенно если вы работаете из дома, поэтому вам, конечно, не нужно видеть групповое электронное письмо, которое постоянно обращается к вам в верхней части вашего почтового ящика по мере поступления новых ответов.
Если у вас есть активный групповой адрес электронной почты и вы больше не хотите следить за обменом мнениями, вы можете отказаться. Откройте цепочку, нажмите кнопку с тремя точками вверху и нажмите «Отключить». Цепочка будет перемещена в ваш архив, где останется даже при поступлении новых ответов.
Если позже вам станет любопытно, что вы пропустили, вы всегда сможете найти это в режиме просмотра «Вся почта» Gmail, куда входят ваши заархивированные сообщения. Затем вы можете включить звук беседы, если захотите, открыв беседу и нажав кнопку X рядом с меткой Отключить звук в верхней части страницы. После включения звука в следующий раз, когда вы получите ответ, он появится вверху вашего почтового ящика.
2. Отложите, чтобы не забыть.
Подобно кнопке повтора на будильнике, которую вы используете, когда не готовы встать с постели, в Gmail есть кнопка отсрочки для сообщений, на которые вы не готовы отвечать, но не хотите терять их в своем почтовом ящике. . Наведите курсор на сообщение в папке «Входящие», нажмите маленькую кнопку с часами справа и выберите более позднее время и дату - сегодня, завтра, на следующей неделе или в определенное время, которое вы установили, - чтобы оно снова появилось в верхней части вашего почтовый ящик.
3. Область чтения для внешнего вида в стиле Outlook.
Если у вас большой дисплей, я рекомендую вам использовать свой роскошный экран и использовать панель чтения Gmail. Благодаря ему Gmail больше похож на Outlook, где вы можете просматривать сообщения и отвечать на них, не выходя из папки входящих. Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу, чтобы открыть панель быстрых настроек, прокрутите вниз до области чтения и выберите «Справа от входящих» или «Под входящими», чтобы разделить вид по горизонтали или вертикали.
4. Выберите вкладки.
Gmail выполняет замечательную работу по фильтрации вашего почтового ящика, поэтому сообщения, которые вам интересны, попадают в ваш почтовый ящик, а остальные попадают на вкладки Социальные или Рекламные. Щелкните значок шестеренки, а затем щелкните Просмотреть все настройки. На странице «Настройки» выберите «Входящие» и в разделе «Категории» вверху вы можете выбрать, какие вкладки вы хотите разместить в верхней части папки «Входящие». Или, если вы просто игнорируете все вкладки, кроме основного почтового ящика, вы можете снять все флажки, кроме основного, для упрощения работы с Gmail без вкладок. Чтобы сохранить, прокрутите вниз и нажмите кнопку «Сохранить изменения».
5. Включите автоматическое продвижение и поблагодарите меня позже.
Я трачу большую часть времени в начале и в конце каждого рабочего дня на удаление нежелательных писем. Я предпочитаю открывать каждое электронное письмо перед его удалением, чтобы я мог хотя бы быстро взглянуть на него, прежде чем отбрасывать его. По умолчанию Gmail отправляет вас обратно в папку «Входящие» вместо следующего сообщения, когда вы удаляете открытое сообщение, что требует дополнительных кликов и времени для очистки вашего почтового ящика. Однако вы можете изменить это поведение в настройках, чтобы перейти к предыдущему или следующему сообщению после удаления открытого сообщения.
В настройках нажмите «Дополнительно», и вверху вы увидите «Автопереход». Щелкните переключатель справа для включения, чтобы включить. А если вы вернетесь в «Настройки»> «Общие» и прокрутите вниз до «Автопереход», вы сможете выбрать переход к следующему (более новому) или предыдущему (более старому) разговору. Чтобы сохранить, прокрутите вниз и нажмите кнопку «Сохранить изменения».
6. Отправляйте по электронной почте большие вложения через Google Диск.
В нижней части окна создания сообщения Gmail есть маленький значок Диска. Он позволяет прикреплять файлы, сохраненные на Диске, или просто отправлять ссылку. Для форматов Google Диска - Документы, Таблицы, Слайды и т. Д. - единственный вариант - отправить ссылку на файл. Для других типов файлов - PDF-файлов, документов Word, изображений - у вас есть возможность отправить их в виде вложения или ссылки на Диск, что позволяет обмениваться файлами, размер которых превышает ограничение Gmail на 25 МБ для вложений.
7. Скрытие на виду: расширенный поиск
Поскольку за Gmail стоит Google, неудивительно, что Gmail предлагает мощные инструменты поиска. Скорее всего, вы использовали панель поиска над входящим почтовым ящиком, чтобы найти старое электронное письмо на основе ключевого слова или отправителя, но она может сделать гораздо больше. Нажмите маленькую кнопку со стрелкой вниз справа от строки поиска, чтобы открыть панель расширенного поиска Gmail, где вы можете искать диапазоны дат и размеры вложений, по строке темы и с другими фильтрами.
