Электронная почта стала одновременно и даром, и проклятием в сфере общения на рабочем месте.
Большинство из нас является сетевыми пользователями – это значит, что на работе мы постоянно пользуемся электронными средствами общения, например, электронной почтой или Интернетом. Всем нам прекрасно известны плюсы электронных сообщений – это и удобство, и мобильность, и точность передаваемой информации. Но сейчас на передний план вышел другой вопрос: а в чем же заключаются недостатки электронной почты? Иными словами, к каким негативным для сотрудников последствиям может привести пользование электронной почтой?
Какова природа этих недостатков?
Основная причина заключается в требованиях, которые перед работниками ставит наличие электронной почты. В частности, завышенные ожидания относительно скорости ответа. Работники часто думают, что если у них во входящих письмах появилось новое сообщение, на него нужно ответить как можно скорее, если не сию же секунду. Кроме того, наличие электронной почты подразумевает постоянную доступность адресата. Поскольку многие из нас имеют доступ к почте через смартфон или планшет, мы можем просмотреть новое сообщение практически мгновенно. Когда бы мы не получили сообщение, мы сразу же чувствуем себя обязанными немедленно отреагировать на него, что означает, что мы постоянно «в доступе». Часто нам требуется совершить усилие над собой, чтобы не бросится тут же отвечать на полученное сообщение. И, наконец, третья причина состоит в повышенной рабочей нагрузке. Неотвеченные электронные письма быстро накапливаются, с чем нам, в частности, приходится сталкиваться после возвращения в офис из отпуска. Порой писем скапливается так много, что у нас уходит по нескольку дней на то, чтобы разобрать их и очистить свой почтовый ящик – а иногда это и вовсе не удается.
Какое отношение имеет отдел HR к этим требованиям?
Самое прямое, поскольку завышенные требования вызывают ряд проблем у сотрудников компании . К примеру, сотрудники могут испытывать стресс и утомление. Необходимость мгновенно отвечать на сообщения и постоянно быть на связи заставляют сотрудников постоянно проверять свой почтовый ящик на случай, если они вдруг упустили важное письмо, или же им кажется, что любое промедление с их стороны будет рассматриваться, как несоответствие рабочим требованиям. Работа с электронными письмами вызывает утомление и может привести к снижению производительности. Исследования показывают, что общение по смартфону по рабочим вопросам перед сном, в частности, обработка входящих сообщений, может вызвать усталость и отсутствие энергии на следующий день. Более того, от этого страдает баланс между работой и личной жизнью сотрудника – так как ему трудно установить точную границу между одним и другим. Все эти проблемы изначально входили в сферу деятельности HR, только теперь к причинам их возникновения добавилась еще и электронная почта.
Какие действия может предпринять HR?
Решение проблем, связанных с негативными последствиями использования электронной почты – новая задача, которая стоит перед HR-отделами. Для начала следует донести до сотрудников отрицательные последствия пользования электронной почтой. Хотя большинство из нас уже испытывает на себе эти негативные эффекты, для того, чтобы объяснить сотрудникам, что такая проблема существует и обучить их надлежащим действиям, потребуются последовательные, систематические и организованные действия со стороны HR-отделов. Это и будет первым шагом. Затем HR-отделы смогут разработать и внедрить политику по противодействию этим негативным эффектам. Мы все еще находимся на ранней стадии определения того, какие именно меры должна включать в себя подобная политика, в первую очередь из-за того, что нам все еще требуется время, чтобы полностью осознать и изучить природу этих негативных аспектов. Но некоторые компании уже сделали первый шаг – например, провели опрос среди своих сотрудников о том, насколько, по их оценке, эти побочные эффекты являются проблемой непосредственно для их организации.
Судя по всему, в будущем технология станет одним из ключевых вопросов, которыми предстоит заниматься отделам HR. Хотя большинство отделов HR все еще не предприняли конкретных попыток изучить, каким именно образом коммуникационные технологии (в том числе электронная почта) вредят работникам, хорошая новость состоит в том, что те из нас, кто все же займется этой проблемой вплотную, станут настоящими новаторами в области конструктивного пользования современными технологиями.
Автор: Монидеепа Тарафдар – профессор по информационным системам Школы менеджмента университета Ланкастера, приглашенный эксперт в Слоуновской школе менеджмента Массачусетского технологического института.
Перевод: Елена Д. – редактор компании «АКЦЕНТ»
Компания АКЦЕНТ-центр.
