Работа с документами в любой организации отнимает много времени. На сегодняшний день есть условия для уменьшения операций бумагами (передачи, постановки подписи и т.д.). Это возможно, если осуществить подключение 1С ЭДО . Электронный ДО избавляет сотрудников от бумажной работы. Причем приняты и успешно функционируют отраслевые законы для таких систем.
Электронный документ: особенности
Электронным документом являются данные, созданные для передачи и обработки при помощи инфосистем и интернета. Удобнее всего использовать для этого систему 1С. Применение ее возможно за счет стандартизации формуляров большинства бланков, которые соответствуют ГОСТам.
Но для приобретения юридической значимости документ нужно заверить электронной подписью уполномоченного на это представителя компании. Это может быть бухгалтер, руководитель подразделения или директор. Подобный заверенный бланк имеет такую же юридическую силу, как и привычный бумажный с подписью и печатью. В цифровом виде может создаваться любой документ, если на это нет прямого запрета по законодательству.
Почему электронный формат удобнее бумажного
ЭДО через 1С имеет массу преимуществ:
- существенное сокращение затрат на почтовые рассылки, оплату курьерам. Даже бумаг и остальных расходников потребуется меньше;
- устранение проблемы поиска документов в архиве, ошибок внесения данных. 1С ЭДО сразу выдает ошибку, еще на этапе формирования бумаг;
- доступ к подтверждению и постановке подписи на документах, независимо от места пребывания уполномоченного на это лица;
- организация единого, удобного хранения всей документации. Причем для этого не нужно высвобождать место;
- создание, согласование и утверждение имеет четкий регламент;
- более эффективная работа сотрудников за счет автоматизации документооборота.
При этом организовать обмен бланками можно как внутри предприятия, так и между структурными подразделениями и даже в масштабах государства.
Сервис 1С ЭДО способен решить многие задачи, возникающие перед бизнесом.
Обмен данными
Удается организовать оперативный обмен данными. После формирования в цифровом формате тот или иной бланк в считанные секунды пересылается в пределах системы. Причем адресат не потеряет его, ведь ему приходит уведомление о новом документе. То, на что раньше приходилось тратить 1-2 дня, теперь укладывается в 10 минут.
Автоматизация создания и учета
Сервис электронного документооборота дает возможность обмениваться типовыми документами, если их формы стандартизованы нормативными актами или же согласованы между участниками такого процесса. Есть опция создания шаблонов для документов, которые часто используются – это ускорит работу. Заполнять их можно автоматически или вручную. Причем автоматизация возможна за счет интеграции системы бухгалтерского учета, баз данных.
Все созданные документы создаются, отправляются и получаются в «облаке» непосредственно на сервере или во внутренней памяти ПК. Это существенно упрощает поиск.
Отслеживание движения
В 1С ЭДО документы не могут потеряться, ведь проследить путь их следования очень легко. Даже если они не пересылаются непосредственно адресату, а требуют согласования уполномоченных лиц, они не теряются. Можно создавать маршруты, отслеживать статус и все операции, проводимые с ними.
Полная защищенность
Все документы пересылаются по закодированным каналам связи. Перехват или взлом невозможен. Поэтому можно без опасений обмениваться документами любого типа, независимо от уровня их конфиденциальности.
Простота работы
Очень важный момент в пользу электронного ДО – это удобство работы внутри системы. Возможности:
- регистрация документа;
- создание справочников их применения;
- внесение и редактирование реквизитов;
- формирование отчетов, касающихся работы с документами;
- использование папок и оперирование версиями документов;
- получение отсканированных документов и распознание их непосредственно в системе.
Администратор имеет возможность ограничить или разрешить доступ к разным разделам ЭДО. Все зависит от функциональных обязанностей сотрудника.
Как функционирует ЭДО
1С бухгалтерия ЭДО или любые другие системы обмена документами работают по тому же принципу, что и бумажное делопроизводство. Но есть существенное отличие – сокращение времени и бюрократии, независимо от сферы, в которой применяется ЭДО.
Чтобы это оценить, стоит рассмотреть, какой путь проделывает бумажный и электронный документ. Итак, бумажный:
- Распечатка документа в 2 экземплярах, подача на подпись руководителю.
- Уточнение адреса.
- Поход на почту в рабочее время для отправки заказным письмом. При этом нужно отстоять очередь.
- Через несколько дней получатель забирает письмо. Если не успеет это сделать, то оно вернется отправителю, и опять нужно повторять пункт 2.
- При лучшем стечении обстоятельств сотрудник контрагента заберет письмо вовремя и передаст в соответствующий отдел, и там его отсканируют.
- Менеджер отправляет письмо обратно. Его забирают, хорошо, если вовремя и не потерялось.
С электронными документами происходит следующее:
- Создание документа в системе.
- Отправка на подпись руководителю и далее контрагенту. Причем маршрут можно задать сразу.
- Контрагент получил, одобрил и подписал, оправил обратно.
На этом все. Если с бумажными бланками можно потратить на все про все около недели, то с электронными – минут 10-15. Конечно, это зависит от количества согласований и правильности работы системы. ЭДО 1С 8.3 справляется с этими задачами отлично.
Классификация ЭДО
Само понятие предусматривает обработку большого объема информации, классифицируемой по разным критериям. Большинство организаций ведут учет по таким направлениям:
- производство;
- управление;
- архив;
- налогообложение;
- кадры;
- бухгалтерия;
- склад;
- техника.
Причем количество направлений ограничивается только сферами и отраслями, в которых работает компания.
Есть еще 2 классификации: по сфере правовых отношений и по характеру передаваемых документов. Здесь нужно более детальное рассмотрение.
Классификация по целевому предназначению документов
В системе 1С клиент ЭДО может быть внутренний, внешний и с госорганами.
Внутренний
Его наличие – непременное условие функционирования каждой компании. Он помогает осуществлять все процессы. Ключевая особенность в том, что такого типа ЭД не выходят за пределы организации, то есть, их маршруты перемещения только внутри.
Существуют такие типы:
- приказы;
- уставные документы;
- заявления;
- должностные и другие инструкции;
- протоколы совещаний;
- служебные записки и другие.
То есть внутренние цифровые документы регламентируют работу компании. Ключевое их отличие в том, что такой оборот практически не регламентирует государством. Правила устанавливаются руководителями.
Применение ЭДО помогает существенно ускорить обмен документами между структурными подразделениями и упросить получение сведений из указанных выше бланков.
Налаженная система помогает:
- контролировать статус документа на любом этапе;
- фиксировать и давать оценку работе сотрудников;
- вести учет операций, проводимых с документами, и затраченного на это времени.
Доступ к такому контролю может иметь руководитель или другой ответственный сотрудник.
Внешний
Внешний, он же межкорпоративный документооборот – это работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Это все, что касается любого обмена документами между компаниями, контрагентами и госструктурами. То есть, это направление – внешняя связь организаций.
К типовым документам относятся:
- бухгалтерская и налоговая отчетность;
- декларации;
- счета-фактуры;
- накладные.
В системе 1С ЭДО контрагентов можно разделить на такие группы: бизнес-бизнес и бизнес-государство. Первый тип подразумевает документооборот с партнерами, поставщиками, клиентами компании. Это разного рода первичная информация, счета-фактуры, договора, документы по банковским услугам и т.д.
Что касается направления бизнес-государство, то это разнообразные отчеты, данные по закупкам, взаимодействие с судебными инстанциями и другими госорганами. Своевременная отчетность в этом направлении очень важна. Поэтому для наладки работы системы 1С ЭДО техподдержка квалифицированного исполнителя очень важна.
ЭДО с госорганами
В отдельную группу выделяется цифровой оборот документов с государственными структурами: налоговой, ПФ, фондом соцстраха. Постепенно все госструктуры перешли на электронную систему. Поэтому бизнес получил возможность комфортно взаимодействовать с ними.
Для наладки такого обмена данными в цифровом формате компания заключает договор обслуживания 1С ЭДО с оператором. Конечно, нужно специальное ПО, электронная подпись. Бланки отчетности есть в свободном доступе на сайтах этих ведомств.
Особенности ЭДО
Любой цифровой документ – это бланк с информацией, которая не должна разглашаться. Поэтому для передачи таких данных через интернет, нужны:
- оператор электронного документооборота;
- электронная цифровая подпись для ответственного лица. Чаще всего это руководитель компании, бухгалтер;
- система ЭДО.
Пересылка всех бланков осуществляется через оператора. Именно он несет ответственность за достоверность данных об участниках ЭДО. Он же фиксирует действия с документом, хранит архив на протяжении срока, определенного в законе.
Что касается электронной цифровой подписи (ЕЦП), то она нужна для шифровки содержимого бумаг, идентификации и наделения его юридической силой. Сама электронная подпись бывает нескольких типов: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Первая имеет минимальный уровень защиты. Вторая может рассматриваться как юридически удостоверенная, но только в том случае, если соответствует госстандартам.
Третий вид ЭЦП имеет абсолютную юридическую силу для любых бумаг. Ею могут подписываться все бланки – для отправки отчетности, заключения договоров и другие.
Внедрение электронного документооборота требует времени и привлечения квалифицированных исполнителей. Это повлечет за собой затраты, но они себя в полной мере оправдают. Выгоды перехода из бумажных источников на цифровые – очевидны. При том, что юридическая сила при наличии всех необходимых ЭЦП аналогична. Взаимодействие внутри компании, с контрагентами и государственными органами существенно упростится. Риск возникновения ошибок, спровоцированных человеческим фактором, существенно уменьшается. Переход на ЭДО должен быть постепенным, что поможет сотрудникам привыкнуть к системе и освоить ее.
Источник: https://1c-kp.ru/
