Специализированные мобильные и облачные решения приносят ощутимый экономический эффект компании за счет того, что сотрудники и контрагенты, с которыми взаимодействуют сотрудники, начинают коммуницировать “по-новому”. А как это “по-новому”? В каждом все индивидуально, но общие принципы есть.
Принципы работы специализированных мобильных и облачных решений
Во-первых, общение происходит по заранее настроенному унифицированному формату. Это значит, что люди, которые формируют сообщение, заполняют всю необходимую для получателя информацию. А получатель ожидает сообщение в определенном виде и заранее готов на него ответить. Тем самым экономится время на уточняющие вопросы, звонки, а также не копится негатив с обеих сторон.
Во-вторых, общение происходит моментально. Это одно из самых больших достижений техники - у каждого человека есть личный смартфон, если на нем установлено мобильное приложение, получать сообщения и отправлять ответы он сможет, находясь в любом месте в любое время дня и ночи.
В-третьих, само общение может быть интегрировано в ИТ-экосистему организации. Это значит, что органично при необходимости могут формировать какие-то документы, создаваться события в календаре или ставится задачи и т.д. Такой подход исключает человеческий фактор из цифровизации бизнес-процесса.
В-четвертых, облачные технологии сегодня - это практически неограниченные возможности по хранению данных. Вся работа сохраняется, все действия пользователя сохраняются, все файлы созданные и загруженные в процессе работы сохраняются. Это значит, что вы сможете к ним всегда обратиться. Более того, все данные хранятся в структурированном виде. Благодаря этому, найдется все и причем максимально быстро.
Пятый принцип следует из четвертого, но все же достоин того, чтобы быть самостоятельным. Работа сотрудников в специализированных мобильных и облачных решениях позволяет руководителям компании строить прогнозные графики в различных разрезах, строить зависимости, анализировать последствия тех или иных управленческих решений и т.д. Без этого, вы теряете конкурентное преимущество и рискуете быть “поверженным” более восприимчивым к новым технологиям конкурентом.
Про WhatsApp
Теперь давайте разберемся причем же здесь WhatsApp и зачем такой суровый заголовок. На данную статью и данный подробной разбор меня натолкнуло несколько реальных кейсов.
Кейсы из жизни
Первый случился еще года 3 или 4 назад, когда пришел запрос от одного из клиентов: “а можно нам добавить функцию отметки о просмотре сообщения получателем - ну как в WhatsApp’е две галочки рядом с сообщением?”. Потом с периодичностью в год данный запрос повторялся от других пользователей. При этом по бизнес-процессу эта “отметка о прочтении” никак не вписывалась и никак не помогала. Но уже тогда было понятно откуда ноги растут - люди просто привыкли общаться по личным и не только вопросам в любимом мессенджере.
Второй случай произошел не так давно, но он был еще интереснее. Руководитель проекта рассказывает как у него устроено управление проектом через групповой чат в WhatsApp. Как оперативно он получает всю информацию, как раздает поручения, как они сразу же выполняются. Ему нужно всего лишь обычным человеческим языком написать в “чатик” запрос и ему оперативно из “чатика” прилетит ответ, опять же, на понятном ему языке. А в специализированном приложении все сложнее - информации нужно заносить больше, потом еще контролировать исполнение задач, а в итоге еще и аналитику смотреть. Фу! Сложно! Лучше напишу по-быстрому то, что хочу в “чатик” и все будет сделано.
И тут меня в процессе разговора осенило - люди смешивают понятия и личный опыт. При этом выдавая желаемое за действительно, ведь всем ясно, что далеко не все поручения в общем чатике будут исполнены, а о контроле вообще речи не идет.
Соответствие WhatsApp'а принципам
Давайте попробуем сопоставить WhatsApp с пятью принципами, озвученными выше:
- Первый принцип - коммуникация по определенному стандартизированному формату. И сразу жирный минус. WhatsApp никак не структурирует сообщения, пиши, что и как хочешь, никаких статусов, категорий, дат, списков выбора и т.д.
- Второй принцип - моментальное общение. Соответствует в полной мере.
- Третий принцип - интеграция в бизнес процесс через ИТ-экосистему организации. Минус, так как сообщения никак не стандартизованы, полноценной интеграции не может быть в природе.
- Четвертый принцип - вечное хранение неограниченных данных. Ставим минус, потому что переписка хранится только у конкретного пользователя, т.е. нельзя сделать информацию собственностью организации и назначать ответственного за ее хранение. Но самое главное поиск информации крайне неудобен, поскольку она не структурирована.
- Пятый принцип - возможности для бизнес-анализа. Просто жирнейший минус. Никаких возможностей нет, поскольку мы имеем дело с обычным текстом.
Выводы
Итого, WhatsApp соответствует только 1 из 5 принципов цифровизации при помощи мобильных и облачных технологий. Следует это помнить, когда вы слышите, фразы “а давай мы лучше этот процесс оставим в групповом чате в WhatsApp” или “а в WhatsApp’е все проще, не буду пользоваться таким сложным приложением” и т.д. Не попадайтесь в ловушку “как проще”. Понимание же конечных целей и ожидаемых результатов цифровой трансформации позволит вам оставаться твердым и последовательным во внедрении новых цифровых ИТ-решений, которые переводят потоки рабочей информации под ваш контроль.
